Design-Vorlagen erstellen

Im Folgenden finden Sie eine Anleitung für die Erstellung der Design-Vorlagen und die Verwendung des Design-Editors.

Inhalt

Design-Vorlage anlegen

Um eine Design-Vorlage zu erstellen, verwenden Sie den Design-Editor. Zum Design-Editor gelangen Sie, indem Sie oben rechts auf Ihr Profil klicken > Einstellungen > Systemanpassung.

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Scrollen Sie anschließend zum Abschnitt “Design-Vorlagen” vor.

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Design-Vorlagen Übersicht

In den Systemeinstellungen haben Sie eine Übersicht über die angelegten Design-Vorlagen. Hier sehen Sie Informationen zum Titel, Typ (Formular, Bautagebuch, Ticket), dem verknüpften Formular (optional) und eine kurze Übersicht über den Inhalt sowie die Aktionsspalte.

Design-Vorlagen löschen/bearbeiten

In dieser Übersicht können Sie bestehende Design-Vorlagen bearbeiten oder löschen. Klicken Sie dafür auf den Pfeil in der letzten Spalte “Aktion” oder klicken Sie direkt in die Zeile der jeweiligen Vorlage.

Anschließend öffnet sich ein Dialog:

Hier kann der Titel, der Typ (Formular, Ticket, Bautagebuch) und das verknüpfte Formular ausgewählt werden. Durch das Klicken auf den blauen Button “Vorlage bearbeiten” gelangen Sie direkt zum Editor.

Neue Design-Vorlage erstellen

Um eine neue Design-Vorlage zu erstellen, klicken Sie zunächst auf die leere Spalte und wählen einen Titel für die Vorlage. Die Eingabe wird mit dem blauen Häkchen bestätigt.

Im Anschluss klicken Sie auf die Zeile der jeweiligen Vorlage. Daraufhin öffnet sich folgender Dialog:

Wählen Sie hier einen Typen für die Design-Vorlage aus (Ticket, Bautagebuch oder Formular).

Im Anschluss klicken Sie auf “Vorlage bearbeiten”, um zum Design-Editor zu gelangen.

Design-Editor

Der Design-Editor verfügt über verschiedene Funktionen, die über die obere Menüleiste zugänglich sind.

Undo/Redo-Button

Über den Undo-Redo-Button können Sie Änderungen rückgängig machen und wiederherstellen.

Schriftart/-größe/-format

Ändern Sie die Schriftart, -größe und das Format vom Text in der Design-Vorlage. Klicken Sie dafür in die Zeile, in welchen Sie den Text anders formatieren möchten oder markieren Sie diesen.

Als Schriftart sind Roboto, Arial, Tahoma, Verdana, Times New Roman, Courier oder Helvetia verfügbar.

Als Format können Sie z.B. verschiedene Überschriften wählen (Header1 bis Header7), Zitate, Normal, Absatz oder Quellcode.

Formatieren Sie den Text in Ihrer Design-Vorlage. Sie können den Text fettgedruckt, unterstrichen, kursiv oder durchgestrichen darstellen.

Über das Radiergummi wird das Format wieder auf den Standard zurückgesetzt.

Schriftfarbe und Hervorhebungen

Bestimmen Sie die Schriftfarbe oder heben Sie bestimmte Textelemente in der Designvorlage farblich hervor. Nach dem Klicken öffnet Sich ein Dialog, in welchem Sie aus einer Farbauswahl wählen können.

Absatzstil

Über dieses Symbol können Sie den Absatz-Stil auswählen. Zur Verfügung steht “links ausrichten”, “zentriert ausrichten”, “rechts ausrichten” und “Blocksatz”. Je nachdem welcher Absatzstil gewählt ist, ändert sich die Vorschau in der Menüleiste.

Horizontale Linie

Über das zweite Symbol können Sie eine horizontale Linie in das Design einfügen, um z.B. eine optische Trennung inhaltlich zu differenzierender Inhalte vorzunehmen.

Listen-Stile

Über die Listen-Stile können Sie eine nummerierte Liste oder eine Aufzählung (mit Punkten) einfügen.

Seitenumbruch

Mit Hilfe des letzten Symboles (rechts) fügen Sie einen Seitenumbruch ein, wenn Sie z.B. sicherstellen wollen, dass Fotos oder andere Elemente auf einer neuen Seite aufgeführt werden.

Links

Fügen Sie über das Symbol Links in das Design ein und legen Sie den Link-Text fest.

Im anschließenden Dialog wird der Link-URL und der Link-Text definiert.

Tabelle einfügen

Fügen Sie Tabellen in die Design-Vorlage ein und bestimmen Sie die Spalten- und Zeilen-Anzahl.

Um nach dem Einfügen der Tabelle weitere Spalten oder Zeilen hinzuzufügen, die Größe zu bestimmen oder eine Tabellenüberschrift zu definieren, klicken Sie in die Tabelle. Daraufhin öffnet sich ein Menü:

Im oberen Menü-Balken können Sie (von links nach rechts)

1. die Tabellengröße minimieren oder maximieren,

2. die Spaltenbreite zu fixieren

3. eine Zeile für eine Tabellenüberschrift einfügen (Symbol erneut auswählen, um Titelzeile zu löschen),

4. die Tabelle löschen,

Zeilen

5. eine Zeile oberhalb der ausgewählten Zeile hinzufügen,

6. eine Zeile unterhalb der ausgewählten Zeile hinzufügen,

7. die ausgewählte Zeile zu löschen,

8. ausgewählte Zeilen zu verbinden,

Spalten

9. eine Spalte links hinzuzufügen,

10. eine Spalte rechts hinzuzufügen,

11. die ausgewählte Spalte zu löschen,

12. die ausgewählten Spalten zu verbinden

Rahmenlose Tabelle erstellen

Um die Rahmenlinien der Tabellen zu entfernen, wechseln Sie zunächst in die Code-Ansicht über folgendes Icon:

Im Anschluss suchen Sie im Code nach der Tabelle. Diese beginnt mit “<table”. Hier fügen Sie dahinter einfach folgende Code-Sequenz ein:

class = “se-no-border”>

Zusammengefügt sollte dort stehen:

<table class=”se-no-border”>

Unterschriftenfeld einfügen

Über dieses Symbol wird ein Unterschriftenfeld eingefügt. Im darauffolgenden Dialog wird der Name des Unterschriftenfeldes definiert.

Vorschau

Über das Vorschau-Symbol können Sie jederzeit einsehen, wie Ihre Design-Vorlage im PDF-Format letztlich aussehen wird.

Magic Keywords

Um das Design mit Inhalten aus Bautagebüchern, Tickets oder Formularen zu befüllen, können Sie mit den Magic Keywords arbeiten. Dies sind Platzhalter und werden bei der Erstellung einer PDF durch Inhalte ersetzt.

Wählen Sie z.B. den Platzhalter “Ticket-Kategorie”, wird bei dem Export einer PDF mit der erstellten Design-Vorlage automatisch der Inhalt aus dem jeweiligen Ticket eingefügt.

Durch das Klicken auf das Schlüssel-Symbol öffnet Sich ein Drop-Down mit der Auflistung der Magic Keywords des jeweiligen Design-Typs. Durch Klicken auf die Magic Keywords werden diese automatisch in die Design-Vorlage eingefügt.

Hinweis Design-Typ Bautagebuch Erweiterungen

Wenn Sie ein Design mit dem Typ “Bautagebuch” erstellen, können Sie die Textfelder, welche Sie in dem Formular für die Bautagebuch-Erweiterung verwendet haben, als Magic Keyword in der Design Vorlage verwenden.

In diesem Beispiel wurde z.B. eine Bautagebucherweiterung erstellt, in welchem zwei Textfelder mit dem Titel “Bautagebuch Feld 1” und “Datum Bautagebuch” hinterlegt sind.

Diese werden nun im Design-Editor unter den Magic Keywords angezeigt und können einzeln eingefügt werden (siehe blaue Markierungen).

Sie können auch alle Erweiterungen gleichzeitig in das Design eingefügen über das Magic Keyword “Erweiterte Daten” (siehe rote Markierung).

Hier wird die Struktur aus dem Formular der Bautagebucherweiterung übernommen.

Hinweis Design-Typ Formular

Wenn Sie ein Design mit dem Typ “Formular” erstellen und mit einem bestehenden Formular verknüpfen, können Sie die Textfelder, welche Sie in dem Formular verwendet haben, als Magic Keyword in der Design Vorlage verwenden.

In diesem Beispiel wurde z.B. ein Formular erstellt, in welchem zwei Textfelder mit dem Titel “Grund” und “Beschreibung” hinterlegt sind.

Im Anschluss wurde wie oben beschrieben eine Design-Vorlage mit dem Typ “Formular” erstellt und mit dem davor erstellten Formular verknüpft. Bei dem Klicken auf das Feld “Formular-Vorlage” erscheinen die von Ihnen erstellten Formular-Vorlagen.

Im Anschluss klicken Sie auf “Vorlage bearbeiten” und können die Textfelder “Grund” und “Beschreibung” über die Magic-Keywords in die Vorlage einfügen.

Exportieren Sie dann ein ausgefülltes Formular mit Hilfe Ihrer Design Vorlage, werden die Inhalte automatisch aus dem Design eingefügt.

Hinweis Design-Typ Tickerweiterungen

Wenn Sie ein Design mit dem Typ “Ticket” erstellen, können Sie die Textfelder, welche Sie in dem Formular für die Ticketerweiterung verwendet haben, als Magic Keyword in der Design Vorlage verwenden.

In diesem Beispiel wurde z.B. eine Ticketerweiterung erstellt, in welchem ein Textfeld mit dem Titel “Rissgröße” hinterlegt ist.

Diese werden nun im Design-Editor unter den Magic Keywords angezeigt und können einzeln eingefügt werden.

Formatierung

Blockformatierung des Designs

Klicken Sie auf folgendes Symbol, um die Formatierung des Designs im Blockformat zu betrachten und zu editieren.

Quelltext/HTML-Code

Über dieses Symbol können Sie den HTML-Code betrachten und direkt editieren, um z.B. spezifischere Änderungen in der Darstellung der PDF vorzunehmen.

Einschränkungen

• Styling-Beschränkungen: Bestimmte CSS-Stile, wie Margin und Padding, sind möglicherweise nicht wirksam. Dies bedeutet, dass Abstände und Einrückungen innerhalb Ihres Dokuments eingeschränkt sein können.

• Elementunterstützung: Nicht alle HTML-Elemente oder Attribute werden unterstützt. Es ist ratsam, einfache Strukturen zu verwenden und komplexe CSS-Layouts oder JavaScript zu vermeiden.

• Bildintegration: Während Bilder nicht direkt eingefügt werden können, ermöglicht der Editor die Nutzung bestimmter Bilder über Magic Keywords, die als Platzhalter für Bildinhalte dienen.

Bedingungen im PDF-Editor verwenden

In den Formular-Editor kann man bereits mit Bedingungen spielen, sodass bei der Auswahl bestimmter Felder weitere Felder aus- oder eingeblendet werden. Diese Logik wird jedoch nicht automatisch bei der Verwendung der Magic Keywords im PDF-Design-Editor übertragen. Dort müssen die Bedingungen erneut definiert werden.

Beispiel: In einem Formular wird über Checkboxen abgefragt, ob eine weitere Baubesprechung stattfinden soll. Als Antwortmöglichkeiten gibt es “Ja” und “Nein”.

Daraus resultieren zwei Fälle:

1. Wenn im Formular “Ja” angekreuzt wird, sollen im Formular und später ebenfalls in der PDF-Datei die Felder “Nächste Baubesprechung (Ort)” und “Teilnahme ist zwingend erforderlich von” angezeigt werden.

2. Wenn im Formular “Nein” angekreuzt wird, sollen die Felder “Nächste Baubesprechung (Ort)” und “Teilnahme ist zwingend erforderlich von” ausgeblendet werden.

Um diese Fälle abzubilden, müssen die Bedingungen zuerst im Formular-Editor definiert werden.

Dafür klicken Sie bei dem Feld, welches das Ein- und Ausblenden von Feldern “anstößt” auf das Stift-Symbol.

Zunächst geben Sie den Antwortmöglichkeiten “Ja” und “Nein” zwei eindeutig identifizierbare Bezeichnungen, wie hier “option-1” für “Ja” und “option-2” für “Nein”.

Nun wechseln Sie zu “Bedingungen”. Dort können Sie das Ein- und Ausblenden der Felder festlegen.

Im ersten Feld hinter “WENN” geben Sie den Titel des Feldes für die Bedingung ein, in diesem Fall wäre das “Findet eine nächste Baubesprechung statt”. Dann wählen Sie “WERT” - “contains” und geben im letzten Feld der ersten Zeile die eindeutige Bezeichnung von der Antwort “Ja” ein, also “option-1”.

In “normaler” Sprache bedeutet dies ungefähr folgendes:

Wenn im Feld “Findet eine nächste Baubesprechung statt” die Antwort “option-1” (Ja) ist, DANN

Im nächsten Schritt definieren wir die Konsequenz.

Hier legen wir fest, dass DANN das Feld “Nächste Baubesprechnung (Ort)” sichtbar ist:

Diese Bedingung erstellen wir ein zweites Mal und legen fest, dass DANN das Feld “Teilnahme zwingend erforderlich”ebenfalls sichtbar ist.

Nun müssen wir weitere zwei Bedingungen definieren, sodass bei option-2, also “Nein”, beide Felder “nicht sichtbar” sind d.h. ausgeblendet werden.

Dies sieht so aus. Anschließend speichern Sie das Formular.

Diese Bedingungen müssen Sie nun, falls Sie ein Design verwenden, erneut im PDF-Editor definieren:

Die Bedingungen funktionieren hier nach der gleichen Logik.

Zunächst definieren wir den Fall “Wenn eine nächste Baubesprechung stattfindet, dann werden die Felder “Nächste Baubesprechung (Ort) “ und “Teilnahme zwingend erforderlich von” eingeblendet.

Als Erstes schreiben Sie folgendes in den Design-Editor. Das @if ist in diesem Fall das WENN und das DANN steht hinter der geschlossenen Klammer und vor dem @endif.

Nun definieren wir den Fall, dass eine nächste Baubesprechung stattfindet, d.h. die Checkbox “Ja” angekreuzt wurde.

Dafür fügen hinter @if( das Magic Keyword über den Schlüssel in der oberen Menüleiste vom Feld “Findet eine nächste Baubesprechung statt” ein.

Nun steht dort folgendes:

Hinter das MagicKeyword kommen nun zwei Gleichzeichen == und im Anschluss die Auswahl bzw. der Inhalt des Feldes, für welches die Bedingung definiert werden soll. In diesem Fall wäre es “Ja”. Die Bedingung wird nun mit einer geschlossenen Klammer beendet.

Alles was in den Klammern steht, wird nicht angezeigt. Das, was angezeigt werden soll, wenn die Checkbox “Ja” ausgewählt wurde, wird nach der Klammer definiert.

Mit “@endif” beenden Sie die Definition der Bedingung.

Sie können ggf. ein “@else” ergänzen. Damit können Sie festlegen, welche Inhalte angezeigt werden, wenn die Checkbox “Ja” nicht ausgewählt wurde:

Sie können bei den Bedingungen nicht nur mit Checkboxen arbeiten, sondern auch mit Textfeldern usw. Bei einem Textfeld können Sie dann einfach Bedingungen für mögliche Texteingaben definieren, wie z.B.

“Wenn das Textfeld “Ort” mit “Wohnzimmer” ausgefüllt wurde, soll das Feld XY angezeigt werden: