Zeiterfassung
- alexander.rainin (Unlicensed)
- Christian Gollasch
- Jonas Habel
- fedra.kuttkat
Inhalt
- 1 Ansicht der Zeiterfassung der Mitarbeiter
- 2 Bearbeitung von Arbeitszeiten für einfache Mitarbeiter einschränken
- 3 Soll-Ist-Vergleich für erfasste Arbeitszeiten
- 4 Zeiteinträge bearbeiten
- 5 Tabelle ausdrucken
- 6 Weitere Funktionen
- 7 Monatliche Arbeitszeiten aller Mitarbeiter herunterladen
- 8 Zeiterfassung: Ansicht als Mitarbeiter
- 9 Auswertung für erfasste Arbeitszeiten (Gesamtstunden + Personalkosten)
- 10 Arbeitszeiten erfassen außerhalb von Gewerkszeiten
- 11 Arbeitszeiten für Kolonnen erfassen
Wer kann Arbeitszeiten erfassen?
Jeder Mitarbeiter mit einem Flexxter-Account kann Zeiten erfassen und bearbeiten.
Projektleiter können Arbeitszeiten für alle Gewerke und Projekte erfassen, auf die Sie Zugriff haben. Hier kann bei der Zeiterfassung in der Schaltfläche beliebig das jeweilige Projekt und Gewerk ausgewählt werden.
Über den Administratoren-Account können Arbeitszeiten für beliebige Projekte und Gewerke erfasst werden
Das Arbeitszeitgesetz wird nicht berücksichtigt.
Ansicht der Zeiterfassung der Mitarbeiter
Im rot markierten Bereich finden Sie die Mitarbeiter, die Sie verwalten.
Klicken Sie auf einen der Mitarbeiter, um die erfassten Zeiten zu sehen. Im Beispiel wurde der Mitarbeiter Herbert Grün gewählt.
Wochenenden werden gelb hinterlegt.
Im blauen Bereich finden Sie die erfassten Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Sie können diese oben filtern und drucken, bearbeiten oder die Auswertung öffnen.
Zeitfenster wählen
Über das obere graue Monatsfeld können Sie den jeweiligen Monat auswählen. Über das +-Zeichen können einen neuen Zeiteintrag hinzufügen.
Durch einen Rechtsklick auf das graue Monatsfeld können Sie einen spezifischen Datumsbereich auswählen, wie z.B. zwei Wochen.
Bearbeitung von Arbeitszeiten für einfache Mitarbeiter einschränken
In den Systemanpassungen der Firma kann nun durch berechtigte Nutzer (z. B. Administratoren) eine Option aktiviert werden, die es einfachen Mitarbeitern ohne weitergehende Rechte untersagt, ihre eigenen Arbeitszeiten nachträglich zu bearbeiten, zu löschen oder zu speichern.
Sobald diese Einstellung aktiviert ist:
Einfache Mitarbeiter können sich nur noch ein- und ausstempeln.
Sie haben keinen Zugriff mehr auf die Bearbeitung ihrer eigenen Zeiteinträge – auch nicht zum Nachtragen oder Korrigieren.
Diese Einschränkung gilt explizit auch für Poliere, die Zeiterfassungen für andere Mitarbeiter übernehmen: Sie dürfen zwar das Ein- und Ausstempeln für andere durchführen, können aber ebenfalls keine Zeiten nachträglich bearbeiten, löschen oder erfassen.
Die vollständige Verwaltung und Korrektur von Zeiteinträgen bleibt damit ausschließlich Mitarbeitern mit den entsprechenden Rechten zur Zeiterfassungsverwaltung vorbehalten.
Automatischer Pausenabzug aktivieren
Zusätzlich kann in den Systemanpassungen eine weitere Option aktiviert werden, die eine automatische Pausenregelung einführt. Diese Funktion greift unter bestimmten Bedingungen und reduziert die erfasste Arbeitszeit automatisch um folgende Pausenzeiten:
30 Minuten Pause nach 6 Stunden Arbeitszeit
weitere 15 Minuten Pause nach 9 Stunden Arbeitszeit
Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter 6 Stunden und 45 Minuten am Stück arbeitet, ohne manuelle Pause, werden automatisch 30 Minuten abgezogen, sodass 6:15 Stunden als Arbeitszeit gezählt werden.
Wichtige Hinweise zur automatischen Pausenregelung:
Sie greift nur, wenn keine festen Pausenzeiten definiert wurden (z. B. eine Pause von 9:00 bis 9:15 Uhr).
Sie wird nur angewendet, wenn der Mitarbeiter durchgehend von morgens bis abends gestempelt hat, also keine Zwischenstempelungen (z. B. zum Pausieren) vorgenommen wurden.
In Fällen mit Zwischenstempelungen muss der Mitarbeiter seine Pause eigenständig erfassen, da die Automatik dann nicht greift.
Soll-Ist-Vergleich für erfasste Arbeitszeiten
Wichtig! Der Soll-Ist-Vergleich ist nur ein grober Richtwert. Sobald Sie die Standardarbeitstage und -zeiten am Mitarbeiter ändern, wird der Vergleich auch historisch aktualisiert. Das bedeutet, dass Soll-Ist-Vergleich auf Grundlage der aktuellen Standardarbeitstage und -zeiten auch historisch angepasst und nicht historisch gespeichert wird.
Denken Sie demnach daran, dass Sie bei Veränderung der Standardarbeitstage und -zeiten die historischen Daten vorher als PDF-Datei sichern, damit der korrekte Soll-Ist-Vergleich abgebildet ist.
Im rechten Bereich der Tabelle haben Sie einen Soll-Ist-Vergleich, der sich aus den hinterlegten Standardarbeitstagen und -zeiten des Mitarbeiters und der aufgezeichneten Arbeitsstunden zusammensetzt.
Beispiel:
Am Dienstag (04.07) sollte der Mitarbeiter laut der Standardarbeitszeiten 8 Stunden arbeiten, jedoch wurden wurden keine Arbeitszeiten erfasst. Daher hat der Mitarbeiter aktuell -08,00 h.
Am Mittwoch hat der Mitarbeiter 5 Stunden länger gearbeitet (Standard 8 Stunden), daher steht hat der Mitarbeiter + 5,00 h gearbeitet.
An Tagen, an welchen der Mitarbeiter standardmäßig nicht eingesetzt wird (z.B. Samstag 06.07), steht 0,00 h unter der erfassten Zeit.
Wenn Sie runter scrollen finden Sie den aufsummierten Soll-Ist-Vergleich des jeweiligen Monats.
Wenn Sie die Tabelle drucken, wird ebenfalls der Soll-Ist-Vergleich mit abgebildet.
Abwesenheiten gelten grundsätzlich als Arbeitszeiten und werden mit eingerechnet. Wenn jedoch das Häkchen gesetzt wird, dass die Abwesenheiten nicht als Arbeitszeit einberechnet werden soll, werden diese als Minusstunden berücksichtigt.
Feiertage werden nicht berücksichtigt.
Standardarbeitstage und -zeiten können direkt am Mitarbeiter verändert werden.
Zeiteinträge bearbeiten
Wollen Sie bestehende Zeiteinträge verändern, klicken Sie bitte den Pfeil neben dem Zeiteintrag an. Sie können dann den Eintrag bearbeiten oder löschen.
Tabelle ausdrucken
Klicken Sie auf das Tabelle drucken Feld, um die Tabelle auszudrucken.
Es öffnet sich automatisch ein Feld indem Sie ihre Druckoptionen auswählen können.
Es wird immer der Mitarbeiter und Zeitraum ausgedruckt, den Sie vor dem Drucken ausgewählt haben.
Weitere Funktionen
Über die orange Schaltfläche oben stehen Ihnen im Rahmen der Zeiterfassung weitere Optionen zur Verfügung.
Diagramm anzeigen
Sie können sich ein Diagramm anzeigen lassen. In diesem Diagramm werden Ihnen alle eingetragenen Arbeitszeiten des jeweiligen Mitarbeiters auf Monatsbasis angezeigt.
Liste herunterladen
Über die Option “Liste herunterladen” können Sie sich alle Monatseinträge des jeweiligen Mitarbeiters herunterladen.
Wichtig: Es werden nur die Rohdaten übertragen. D.h. Tage ohne Eintragungen werden nicht exportiert.
Alle angezeigten Zeiten genehmigen oder entsperren
Wenn Sie alle Zeiten genehmigen, sind diese für die Bearbeitung gesperrt. Wenn Sie die Zeiten “entsperren”, werden sie wieder zur Bearbeitung freigegeben.
Monatliche Arbeitszeiten aller Mitarbeiter herunterladen
In der Zeiterfassungsübersicht können Sie die erfassten Zeiten eines Monats für alle Ihre Mitarbeiter mit einem Klick als CSV-Dateien herunterladen.
Für jeden Mitarbeiter wird eine eigene CSV-Datei erstellt und heruntergeladen. Haben Sie 10 Mitarbeiter, erhalten Sie 10 CSV-Dateien mit den Arbeitszeiten des jeweiligen Monats.
Auf der Unterseite zur Zeiterfassung klicken Sie im Fenster, in welchem Ihre Mitarbeiter aufgelistet sind, auf den orange hinterlegten Pfeil (siehe Markierung 1) und im Anschluss auf “Zeiten herunterladen” (siehe Markierung 2).
Im Anschluss können Sie den Monat auswählen, für den Sie die erfassten Arbeitszeiten herunterladen möchten.
Zeiterfassung: Ansicht als Mitarbeiter
Zeiterfassung beginnen
Um die Zeit als Mitarbeiter zu erfassen, gehen Sie in den Bereich der Zeiterfassung.
Sie sehen nun das Menü der Zeiterfassung für die heutige Zeiterfassung (15.10.2021).
Klicken Sie auf den orangenen Start-Button, um die Zeiterfassung zu starten.
Arbeitszeiten Projekt, Gewerk und Aufgabe zuweisen
Im nächsten Schritt werden Sie dazu aufgefordert ein Projekt auszuwählen, für das die Arbeitszeit erfasst werden soll. Wählen Sie das Gewerk oder das Projekt und optional die Aufgabe aus, für das die Arbeitszeit erfasst werden soll (die Wahl des Gewerks und der Aufgabe sind optional) und hinterlegen Sie optional noch Notizen zu der erfassten Arbeitszeit.
Im Übrigen können auch Projektleiter Ihre Arbeitszeiten erfassen und Projekten & Gewerken oder Aufgabe zuweisen. Einem Projektleiter wird dabei die Möglichkeit gegeben die Zeiten auf jegliche Projekte und Gewerke zu buchen, auf die dieser Zugriff hat.
Notizen sind in der Übersicht der Zeiterfassung ersichtlich
An den Aufgaben kann auch eine Anzahl von Ziel-Arbeitsstunden angegeben werden.
So sieht es aus, wenn die Zeiterfassung läuft.
Um die Zeiterfassung zu beenden, wählen Sie den roten “Stop” Button aus.
Die Zeiterfassung ist nun beendet.
Gleichzeitig wird ein Eintrag erstellt, sodass Sie einen Überblick über die erfassten Zeiten haben.
Pausenzeiten
Wenn der Administrator Ihrer Firma Pausenzeiten im System hinterlegt hat, kann er diese Pausenzeiten einzelnen Mitarbeitern zuweisen. Sobald die Zeiterfassung bei einem Mitarbeiter abgeschlossen ist, dem Pausenzeiten zugewiesen wurden, werden die Pausenzeiten automatisch von der erfassten Zeit abgezogen.
Wählen Sie das orangene Feld “Alle Zeiten anzeigen” aus, um alle eingetragenen Zeiten zu sehen oder Zeiten nachzutragen. In der nachfolgenden Maske wird grundsätzlich das aktuelle Tagesdatum angezeigt.
Über die Schaltfläche “Zeiten nachtragen” öffnet sich für den Mitarbeiter die nachfolgende Maske.
Nach der Eingabe von Datum und Uhrzeit, können Sie nun ein Gewerk oder Projekt auswählen, für das die Zeit nachgetragen werden soll.
Hinweis: Es stehen nur Projekte und Gewerke als Auswahl zur Verfügung, sofern der Mitarbeiter diesen zugewiesen wurde!
Zusätzlich können Sie auch die Aufgabe wählen, für die die erfasste Arbeitszeit gelten soll.
Über die Schaltfläche “Aktuellen Monat zeigen” sieht der Mitarbeiter einen Gesamtübersicht über den aktuell laufenden Monat.
In der Gesamtliste können bestehende Einträge gelöscht oder geändert werden. Dazu muss lediglich der kleine rechten Pfeil gewählt werden und es öffnet sich das nachfolgende Menü.
Am Ende der Gesamtübersicht werden alle Stunden aufsummiert und alle Abwesenheiten dieses Monats aufgeführt.
Auswertung für erfasste Arbeitszeiten (Gesamtstunden + Personalkosten)
In der Zeiterfassung können Sie nun auch die gesamten Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter in einem vorgegebenen Zeitraum analysieren (bspw. um schnelle Abschlagsrechnungen zu erstellen).
Zur Auswertung gelangen Sie in der Zeiterfassung über den Button “Auswertung öffnen”.
In einem neuen Fenster öffnet sich die Auswertung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter.
Hier können Sie die gesamten Arbeitsstunden (ohne Abwesenheiten) sowie die Personalkosten aller ausgewählten Mitarbeiter (ohne Abwesenheiten) ablesen. Das Balkendiagramm gibt dabei einen Überblick über die geleisteten Gesamtstunden.
Wenn Sie mit der Maus über die Balken fahren, werden Ihnen die Gesamtstunden für den Zeitraum des jeweiligen Mitarbeiters angezeigt.
Filtern nach Zeitraum, Mitarbeitern, Projekt/Gewerk und Aufgaben
Um eine spezifischere Auswertung zu erhalten, können Sie einen Filter für den Zeitraum setzen, spezifische Mitarbeiter sowie Projekte und Gewerke auswählen.
Zeitraum definieren
Klicken Sie auf folgendes Symbol, um einen Zeitraum zu definieren.
Mitarbeiter auswählen
Über das zweite Symbol können Sie festlegen, für welche Mitarbeiter die Auswertung angezeigt werden soll. Setzen Sie dafür einfach bei den jeweiligen Mitarbeitern ein Häkchen und klicken Sie auf “Mitarbeiter wählen”.
Im Anschluss wird über dem Diagramm angezeigt, welche Mitarbeiter aktuell eingeblendet werden.
Nach Projekt oder Gewerk filtern
Um nach einem Projekt oder Gewerk zu filtern, klicken Sie in der Auswertung auf folgendes Symbol.
Im nächsten Fenster kann das Projekt und Gewerk ausgewählt, nachdem die Auswertung gefiltert werden soll.
Nach Aufgabe filtern
Um nach einer Aufgabe zu filtern, klicken Sie auf folgendes Symbol:
In dem nächsten Fenster wählen Sie dann das Projekt und Gewerk, in dem sich die Aufgabe befindet. Anschließend werden Ihnen alle enthaltenen Aufgaben angezeigt und Sie können eine oder mehrere Aufgaben aktivieren.
Export der Arbeitszeitanalysen nach Exel
Die Analyse der Zeiterfassung kann nach Excel exportiert werden. Klicken Sie hierfür auf 
Die gesetzten Filter werden in die Excel-Mappe übernommen. Wenn Sie zum Beispiel zwei Mitarbeiter ausgewählt haben, werden nur von diesen Mitarbeitern die Auswertung in die Excel-Datei übernommen.
Die Excel-Mappe wird automatisch heruntergeladen. Hier werden die Filter-Informationen zum Projekt, Zeitraum und den Mitarbeitern aufgelistet, sowie die Stunden und Kosten dieser Mitarbeiter.
Beispiel:
Arbeitszeiten erfassen außerhalb von Gewerkszeiten
Einem Gewerk zugewiesene Mitarbeiter können auch Zeiten in Gewerken für Tage erfassen, die außerhalb des Gewerkzeitraums liegen.
Hier gelten folgende Regeln:
Der frühste Zeitpunkt, zu dem Arbeitszeiten erfasst werden können, entspricht dem frühesten Zieldatum einer hinterlegten Aufgabe im Gewerk
Beispiel: Soll eine Aufgabe “Toilette bereitstellen” eine Woche vor Gewerkbeginn erledigt werden, können die Mitarbeiter eine Woche vor dem Gewerksbeginn Zeiten erfassen
Der späteste Zeitpunkt für die Erfassung von Arbeitszeiten ergibt sich aus dem spätesten Ticket-Zieldatum.
Arbeitszeiten für Kolonnen erfassen
In Flexxter können Sie auch Ihre Poliere oder Vorarbeiter die Arbeitszeiten für eine oder mehrere Kolonnen erfassen lassen. Dazu müssen Sie zunächst das Add-on “Zeiterfassung für Poliere” aktivieren. Sie zahlen dieses Add-on wie gewohnt pro Lizenz (also pro Bau- / Projektleiter) und erhalten dadurch ein neues kostenfreies Recht, dass Sie an beliebig viele Mitarbeiter vergeben können. Wenn Sie also eine Lizenz in Flexxter gebucht haben und das Add-on “Zeiterfassung für Poliere” aktiviert haben, können Sie das entsprechende Recht mehrere Polieren zuweisen. Dadurch erhält der entsprechende Mitarbeiter dann das Recht für alle Mitarbeiter in eigenen Kolonnen, die Arbeitszeiten zu erfassen.
Sie müssen für die Arbeitszeiterfassung für Poliere auch Kolonnen anlegen und die Poliere sowie die Mitarbeiter der Kolonne entsprechend zuweisen. Die eigentliche Kolonnenplanung ist nur im Add-on “Einsatzplanung” verfügbar. Sie erhalten mit der Aktivierung des Add-ons “Zeiterfassung für Poliere” jedoch die Möglichkeit, in der Systemanpassung Kolonnen anzulegen und zu verwalten.
Sobald das Add-on aktiviert ist, öffnen Sie den Mitarbeiter, dem Sie das entsprechende Recht geben in Flexxter im Bereich “Meine Mitarbeiter”:
Scrollen Sie im Profil des Mitarbeiters bis zur Kachel “Aktionen” und klicken Sie auf “Rechte bearbeiten”:
Hier finden Sie nun im Bereich “Kostenfrei” das neue Recht “Zeiten für Mitarbeiter in Kolonne erfassen”:
Anschließend können Sie im Bereich “Einstellungen” → “Systemanpassung” → “Mitarbeiter” die Tabelle zur Verwaltung der Kolonnen:
Hier können Sie nun die Kolonnen hinterlegen. Fügen Sie dabei den entsprechenden Polier / Vorarbeiter sowie alle Mitarbeiter in die Kolonne ein, für die der Polier die Zeiten erfassen soll.
Anschließend findet der Polier in seinem eigenen Flexxter-Account eine neue Schaltfläche, sobald er auf den Menüpunkt “Zeiterfassung” klickt:
Unterhalb der Schaltfläche “Start / Stopp” finden Sie Schaltfläche, um auszuwählen, ob der eingeloggte Polier die Arbeitszeiten nur für sich persönlich oder eine seiner Kolonnen erfassen möchte. Um die Zeiten für die Kolonne zu erfassen, muss der Mitarbeiter auf die Schaltfläche klicken und anschließend die entsprechende Kolonne wählen:
Sobald nach der Wahl der Kolonne der Start- oder Stoppknopf gedrückt wird, wird die Zeiterfassung für alle Mitarbeiter der Kolonne gestartet bzw. gestoppt.
Damit der Polier auch die Zeiten der Kolonne betrachten, bearbeiten oder individuell je Mitarbeiter kontrollieren kann, kann der Polier auf die Schaltfläche “Alle Zeiten anzeigen” klicken:
Anschließend kann dieser wählen, ob er nur seine persönlichen Arbeitszeiten einsehen oder bearbeiten will oder die Zeiten seiner Kolonnen.
Klickt er dabei auf “Kolonnen-Arbeitszeiten”, öffnet sich ein neuer Dialog, der alle Arbeitszeiten der gewählten Kolonne anzeigt:
Im oberen linken Bereich wird das Datum angezeigt, für das die Arbeitszeiten angezeigt werden. Darunter sieht man die Kolonne für die die Zeiten gezeigt werden. Ein Klick auf das Datum öffnet einen Datumsauswahldialog, um ein anderes Datum zu wählen. Ein Klick auf die Kolonne öffnen einen Auswahldialog, um eine andere Kolonne zu wählen.
Sollte der Mitarbeiter nur in einer Kolonne Mitglied sein, hat der Klick auf die Kolonnenauswahl keine Auswirkungen.
Im rechten oberen Bereich finden sich vier Schaltflächen, um die Zeiten zu Stoppen, zu Starten, Zeiten nachzutragen, oder alle eingetragenen Zeiten für den Tag zu löschen.
Auf Smartphones findet sich dort nur eine Schaltfläche, die anschließend die vier entsprechenden Optionen zeigt.
Es können auch nur Zeiten für eine Auswahl der Mitarbeiter der Kolonnen gestartet bzw. gestoppt werden: Dazu haken Sie einfach nur die Mitarbeiter an, für die die Aktion durchgeführt werden soll. Sollte kein Mitarbeiter angehakt werden, gelten automatisch alle Mitarbeiter als gewählt.
Für jeden Mitarbeiter gibt es darüber hinaus auch eine Spalte “Aktionen”. Ein Klick auf den Pfeil nach unten in dieser Spalte, öffnet wiederum ein Menü, um die Zeiterfassung für nur diesen Mitarbeiter zu starten, zu stoppen oder die Zeiten zu bearbeiten.
Mitarbeiter können natürlich auch selbst ihre Zeiten erfassen. Diese können dann durch den Polier überschrieben werden.