Dateien

Inhalt

Dateien hochladen

Um Ihre Projekte besser planen zu können, können Sie eine Vielzahl an Dateien hinzufügen.

Darunter Fotos, Pläne, Dokumente und sonstige Dateien.

Um Dateien hinzuzufügen, wählen Sie ein Feld ihrer Wahl aus und klicken es an.

Open

Sie haben über bereits hochgeladene Dateien eine Übersicht. Wenn Sie auf eine der Dateien klicken, laden Sie automatisch die Datei herunter. Über das rechte Mülleimer Icon, können Sie die jeweilige Datei löschen.

Wählen Sie das blaue Feld Datei Hinzufügen aus. Nun können Sie eine Datei auswählen.

Open

Ordner erstellen

Haben Sie das Paket “Planung Komplett” gebucht, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit eigene Ordner anzulegen.

Nachdem Sie die Schaltfläche “Neuen Ordner anlegen” gewählt haben, erscheint de nachfolgende Maske.

Sie können einen Titel vergeben und eine individuelle Farbe auswählen.

Unterordner anlegen

Des Weiteren können Sie in bestehenden Ordnern Unterordner anlegen. Wählen Sie hierfür zunächst den übergeordneten Ordner aus, unter welchem Sie einen Unterordner erstellen möchten.

Anschließend klicken Sie auf “Neuer Ordner” und legen einen Titel fest.

Der Unterordner wird nun angezeigt. Durch das Klicken auf den Ordner öffnen, umbenennen oder löschen. Die Zahl am Ordner gibt an, wie viele Dokumente oder Fotos im Unterordner hinterlegt sind.

In der Übersicht können Sie außerdem ein Häkchen am Ordner setzen und z.B. alle Dateien des Unterordners herunterladen.

Dateien sortieren

Sortieren Sie die Dateien in den Ordnern nach Namen oder Hochladedatum. Dafür gehen Sie zunächst über ein Projekt in einen Ordner und klicken auf den aktuellen Filter. Anschließend können Sie zwischen “Name” und “Hochladedatum” als Filtermöglichkeit wählen.”

(Mehrere Dateien) herunterladen und löschen

Um mehrere Dateien herunterzuladen oder zu löschen, markieren Sie im Ordner zunächst die jeweiligen Dateien durch ein Klick auf das Kästchen. Die markierten Dokumente erhalten ein orangenes Häkchen.

Im Anschluss klicken Sie auf . Daraufhin öffnet sich ein weiteres Menü:

Hier können Sie die Auswahl herunterladen, löschen oder aufheben.

Namen und Berechtigung von Dateien ändern

Um den Namen oder die Berechtigung einer Datei zu ändern, klicken Sie auf die jeweilige Datei. Daraufhin öffnet sich ein Menü. Wählen Sie “Rechte/Titel bearbeiten”.

Im nächsten Pop-Up können Sie den Titel und den Zugriff der Datei einstellen und entscheiden, ob Personen, die durch die Änderung einen Zugriff zur Datei erhalten, benachrichtigt werden.

Datei per E-Mail versenden

Um eine Datei per E-Mail zu versenden, klicken Sie auf die Datei und auf “Per E-Mail versenden”.

Im nächsten Fenster können Sie die E-Mail Adressen hinterlegen, sowie einen Text. Über das Icon unten rechts können außerdem hinterlegte Textvorlagen eingefügt werden (Textvorlagen können in den Systemanpassungen erstellt werden).

E-Mails in Flexxter hinterlegen

Sie können auch E-Mails als Dateien in Flexxter hinterlegen und auch direkt in Flexxter einsehen.
Dazu benötigen Sie die E-Mail als Datei mit der Endung .eml

In Google Mail können Sie die Datei beispielsweise erhalten, indem Sie die E-Mail per Drag-And-Drop in einen Ordner ziehen. Informieren Sie sich im Zweifel bei Ihrem E-Mail-Anbieter, wie Sie die Datei speichern können.

Anschließend können Sie die Datei in Flexxter in einem Projekt oder Gewerk in einen beliebigen Ordner hochladen.

Wenn Sie auf eine hochgeladene E-Mail klicken, sehen Sie die Option “Ansehen”. Durch einen Klick auf diese Schaltfläche, wird Ihnen die E-Mail direkt in Flexxter geöffnet.

E-Mails aus Outlook als EML-Dateien exportieren

Da Outlook E-Mails lediglich als MSG-Dateien speichern kann, stellt Flexxter eine Erweiterung zur Verfügung, die Sie über folgende Schritte in Ihrem Outlook nutzen können.

Laden Sie dazu zunächst die folgende Datei herunter:

Open

Nun folgenden Sie den folgenden Schritten:

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Installation des Makros und Anpassung des Outlook-Menüs

Schritt 1: Makro importieren

1. Drücken Sie Alt + F11, um den VBA-Editor in Outlook zu öffnen.

2. Gehen Sie zu Datei > Datei importieren.

3. Wählen Sie die bereitgestellte .bas-Datei (z.B. ExportEML.bas) aus und importieren Sie diese.

Schritt 2: Makros in Outlook aktivieren

1. Gehen Sie in Outlook zu Datei > Optionen > Trust Center > Einstellungen für das Trust Center > Makroeinstellungen.

2. Wählen Sie Alle Makros aktivieren und Zugriff auf das VBA-Projektobjektmodell vertrauen aus.

3. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern.

Schritt 3: Makro-Schaltfläche zum Menüband hinzufügen

1. Gehen Sie zu Datei > Optionen > Menüband anpassen.

2. Wählen Sie im rechten Bereich den Tab aus, in dem Sie das Makro hinzufügen möchten (z.B. Start (E-Mail)).

3. Klicken Sie auf Neue Gruppe, um eine neue Gruppe zu erstellen, und geben Sie dieser einen passenden Namen (z.B. "Benutzerdefinierte Tools").

4. Wählen Sie im linken Bereich unter Befehle auswählen die Option Makros aus.

5. Suchen Sie das importierte Makro (Project1.SaveEmailsAsEML) und klicken Sie auf Hinzufügen, um es der neuen Gruppe hinzuzufügen.

6. Benennen Sie das Makro um (z.B. "Als EML speichern") und wählen Sie ein Symbol aus.

7. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.

Sie können nun mehrere E-Mails in Outlook markieren und über die neue Schaltfläche als EML-Dateien exportieren.