Aufgabenverwaltung
Inhalt
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Im Bereich der Aufgabenverwaltung werden alle Aufgaben in allen Gewerken gezeigt, denen der aktuell eingeloggt Mitarbeiter zugewiesen ist.
Ausnahme: Der Admin sieht alle Aufgaben in allen Projekten der Firma.
Ausnahme: Der Projektleiter für mehrere Projekte, sieht in all diesen Projekten die Aufgaben.
Wählen Sie im linken Menübereich die Aufgabenverwaltung aus, um den Bereich zu öffnen.
Es werden alle Aufgaben angezeigt. Die Aufgaben sind zunächst nach dem Fälligkeitsdatum sortiert.
Aufgabenverwaltung-Übersicht: Tabellenansicht bearbeiten
In Flexxter gibt es verschiedene Optionen, um Tabellen zu individualisieren.
Folgendes ist möglich:
Anpassung der Spaltenbreite und -reihenfolge
Filtern nach Spalten
Ein- und Ausblenden von Spalten
1. Anpassung der Spaltenbreite und -reihenfolge
Um die Spaltenbreite anzupassen, fahren Sie mit der Maus über die Titel-Zeile. Bei dem Übergang zwischen zwei Spalten erscheint folgendes Maus-Symbol: <->. Durch klicken und gedrückt halten kann die Breite der Spalte beliebig angepasst werden.
Um die Reihenfolge zu ändern, gehen Sie mit der Maus auf den Titel der Spalte, welche Sie verschieben möchten. Der Hintergrund wird grau hinterlegt.
Nun können Sie durch klicken und gedrückt halten (Drag-and-Drop) die Spalte beliebig neu positionieren.
2. Filtern der Spalten
Um die Tabelle nach einer Spalten-Kategorie zu sortieren, wie z.B. Priorität, klicken Sie auf den grauen Pfeil neben dem Titel (siehe rote Markierung). Die Zeilen werden nun auf/absteigend nach der Kategorie sortiert.
Bei der Kategorie, nach welcher die Tabelle aktuell sortiert ist, ist der Pfeil dunkler abgebildet.
Klicken Sie erneut auf den Pfeil, ändert sich die Sortierung von “Aufsteigend” auf “Absteigend” oder umgekehrt.
3. Ein- und Ausblenden von Spalten
Durch einen rechten Mausklick auf die Titel-Zeile können Spalten ein- oder ausgeblendet werden. Dabei erscheint folgendes Fenster:
Durch das Klicken auf die Kästchen/Häkchen können Spalten ein- oder ausgeblendet werden. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie neben das geöffnete Pop-Up-Fenster.
Aufgaben filtern
Die Liste der Aufgaben kann nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
Projekt
Gewerk
Zeitraum (fällig zwischen A und B )
Mitarbeiter
Partnerbetrieb
Abgeschlossen
Um zu filtern gehen Sie im rechten Menübereich auf Liste filtern
Sie können nun den gewünschten Filter auswählen.
Wählen Sie anschließend im nächsten Feld das Projekt aus, um nach den Aufgaben in diesem Projekt zu filtern.
Wählen Sie anschließend FILTER anwenden aus.
Aufgabe anlegen
Um eine Aufgabe anzulegen, öffnen Sie zunächst den Bauzeitenplan oder die Projektübersicht des Projekts.
Anschließend wählen Sie in der Struktur das jeweilige Gewerk aus, an welchem Sie die Aufgabe hinterlegen möchten und klicken auf das Aufgaben-Icon 
Anschließend öffnet sich der Aufgabenbereich.
In diesem sehen Sie rechts die Liste der Aufgaben und links die geöffneten Pläne, da Aufgaben seit Version 12.6 auch auf Plänen verortet werden können.
Klicken Sie auf 
Sollten Sie Pläne für Ihr Projekt hinterlegt haben, wählen Sie nun die Position der Aufgabe auf dem Plan. Wenn Sie keine Position hinzufügen möchten, klicken Sie auf das “X”-Symbol.
Anschließend öffnet sich ein neuer Dialog, in welchem Sie die Details der Aufgabe festlegen:
Hinterlegen Sie Titel sowie Beschreibung und
Datum/Uhrzeit
Zugewiesene Mitarbeiter: Weisen Sie der Aufgabe einen Mitarbeiter zu
Leistung: Hinterlegen Sie eine Leistung
Aufwand (Zeit): Geben Sie eine Zeitvorgabe für die Aufgabe (erfasste Arbeitszeiten für die Aufgabe werden mit der Soll-Zeit verglichen. Zugewiesene Mitarbeiter sehen die Vorgabe nicht)
Verortung: Eine Aufgabe kann einem Ort in Ihrem Projektplänen zugewiesen werden
Fotos: Sie können mit Fotos Details zu den Aufgaben angeben.
Sobald Sie durch Klicken auf die Kacheln die jeweiligen Daten hinterlegt haben, werden die Überschriften durch die Daten ersetzt:
Anschließend klicken Sie auf 
Details einer Aufgabe anzeigen
Klicken Sie in der Aufgabenverwaltung (linkes Hauptmenü>Aufgabenverwaltung) auf eine beliebige Aufgabe, um die Details angezeigt zu bekommen:
Ín dem Detaildialog finden Sie die hinterlegten Infos wie Beschreibung, Fotos und Verortung. Außerdem finden Sie im rechten Bereich einen Chatbereich, in dem Sie auch alle Änderungen an der Aufgabe nachverfolgen können.
Nutzen Sie diesen Bereich, um mit den verantwortlichen Mitarbeitern oder Fremdfirmen über diese Aufgabe zu sprechen oder die Erledigung zu dokumentieren.
Um mehr Details zu der Aufgabe und weiteren Aufgaben innerhalb dieses Gewerks einzusehen, klicken Sie auf Aktionen zeigen > Alle Aufgaben im Gewerk.
Klicken Sie die Aufgabe an, öffnet sich ein Untermenü mit folgenden Optionen:
Aufgabe als erledigt markieren
Hinweis: Eine/Mehrere Aufgabe/n können Sie auch über die Aufgabenverwaltung oder in der Detailansicht als erledigt markieren. In der Aufgabenverwaltung können Sie z.B. per Checkbox die jeweiligen Aufgaben auswählen, auf den Pfeil oben über der Suchleiste 
Fortschritt bearbeiten
Klicken Sie in der Aufgabenübersicht auf “…” und “Fortschritt bearbeiten”.
Anschließend können Sie den Fortschritt bearbeiten.
Fortschrittsprotokoll anzeigen
Um das Fortschrittsprotokoll einer Aufgabe einzusehen, klicken Sie in der Aufgabenübersicht per Rechtsklick auf die Aufgabe > Fortschrittsprotokoll anzeigen.
Aufgabe bearbeiten
Um eine Aufgabe zu bearbeiten, müssen Sie zunächst die Aufgabe öffnen. Anschließend können Sie die Aufgabe über das Stiftsymbol bearbeiten.
Bericht exportieren und per E-Mail senden
Um einen Bericht zu exportieren, klicken Sie auf das 
Löschen
Um eine Aufgabe zu löschen klicken Sie in der Aufgabenübersicht per Rechtsklick auf die Aufgabe, welche Sie löschen wollen und im nächsten Dialog auf “Löschen.
Aufgaben für Projektleiter etc.
Sie können Aufgaben in Ihren Projekten nicht nur den zugewiesenen Mitarbeitern zuordnen, sondern auch jedem Mitarbeiter, der Bearbeitungsrechte in dem Projekt besitzt. Dies sind:
der Projektleiter
Mitarbeiter mit dem Recht, alle Projekte der Firma zu bearbeiten
Mitarbeiter, die als zusätzliche Bearbeiter einem Projekt zugewiesen wurden
Aufgaben durchsuchen (am Gewerk)
In der Aufgabenliste am Gewerk können Sie nun die Aufgaben durchsuchen. Hierfür klicken Sie im Bauzeitenplan auf ein Gewerk und anschließend im rechten Bereich auf die Aufgaben.
Um die Gewerke zu durchsuchen klicken Sie im nächsten Dialog auf das Lupen-Symbol. Im oberen Bereich öffnet sich eine Suchleiste. Hier können Sie nun über eine Texteingabe gezielt nach Aufgaben suchen, wie im Beispiel “Wasserleitungen”. Die Ergebnisse werden orange hervorgehoben.
Aufgaben drucken
Setzen Sie Haken bei Aufgaben, die Sie ausdrucken möchten.
Wenn Sie alle Aufgaben ausdrucken möchten, müssen Sie nicht jede einzelne Aufgabe einzeln anklicken. Hierbei reicht es, wenn Sie direkt auf Drucken gehen ohne bei den Aufgaben Haken zu setzen.
Um die ausgewählten Aufgaben zu drucken, wählen Sie “Liste Drucken” aus.
Aufgaben herunterladen
Der Prozess ist ähnlich wie bei dem Drucken der Aufgaben.
Wählen Sie in diesem Bereich “Liste herunterladen” aus, um die Aufgaben herunterzuladen.
Aufgaben aus Excel importieren
Sie können in einem Gewerk Aufgaben nicht nur manuell neu anlegen, sondern diese auch aus einer Excel-Mappe importieren. Öffnen Sie dazu die Aufgaben im Gewerk und klicken Sie in der rechten Aufgabenliste auf die Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten:
Wählen Sie nun “Aufgaben aus Excel importieren” aus.
Es öffnet sich ein neuer Dialog, in dem Sie zum einen unsere Excel-Vorlage herunterladen können und zum anderen eine ausgefüllte Excel-Vorlage hochladen können.
Nachdem Sie die Datei gewählt haben, klicken Sie auf “Importieren”.