Auftragsmanagement (Angebote & Rechnungen)

Mit dem Add-on Auftragsmanagement ist es Ihnen möglich, Angebote und Rechnungen mit Flexxter zu erstellen.

Auf Basis des Angebots kann ein Projekt erstellt werden und auf Basis eines Projekt können Zwischen- und Schlussrechnungen erstellt werden.

In unseren Videos finden Sie Anleitungen zum Auftragsmanagement.

Inhalt

Angebot erstellen

Um ein Angebot zu erstellen, wechseln Sie im Hauptmenü in den Bereich “Abrechnung”.

Open

Klicken Sie anschließend oben rechts auf “Neues Angebot / Rechnung” und anschließend auf “Neues Angebot”.

Es öffnet sich nun der Angebotseditor, der aus folgenden Bereichen besteht:

1. Empfänger:
   Definieren Sie hier den Empfänger des Angebots. Sie können den Empfänger manuell definieren oder auch aus den in Ihrer Firma hinterlegten Firmen wählen. Wenn der Empfänger aus den Firmen gewählt wird, wird dieser automatisch als Bauherr in dem Projekt zugewiesen, das Sie später aus dem Angebot erstellen.

2. Absender
   Hier definieren Sie den Absender des Angebots. Standardmäßig setzen wir hier die Daten Ihrer Firma ein. Sie können diese aber auch manuell überarbeiten.

3. Nummernkreis: Sie können für jeden Dokumententyp (Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung) eigene Nummernkreise festlegen. Die Nummmernkreise finden Sie in den Angebotseinstellungen.

4. Art
   Hier ist bei der Erstellung eines Angebots “Angebot” ausgewählt.

5. Titel
   Geben Sie hier einen individuellen Titel für das Angebot ein. Die Angebotsnummer wird automatisch erstellt.

6. Datum
   Das Datum, an dem das Angebot erstellt wurde.

7. Einleitungstext
   Der Einleitungstext für das Angebot. Diesen können Sie auch in den Systemanpassungen für Ihre gesamte Firma definieren.

8. Positionsgruppen und Positionen
   In diesem Bereich finden Sie alle Positionsgruppen (entsprechen den “Titeln” in GAEB) und die darin befindlichen Positionen. Positionsgruppen können nicht verschachtelt werden - Sie können jedoch eindeutige Nummern für die Positionsgruppen vergeben, um die Hierarchie anzuzeigen (bspw. 2.1).

9. Summen
   Hier wird Ihnen die Netto-Summe angezeigt und Sie können den Umsatzsteuerbetrag wählen.

10. Schlusstext
    Dieser Text wird am Ende des Angebots angezeigt. Sie können diesen Text auch global für die ganze Firma in den Systemanpassungen definieren

11. Gültig Bis (Datum)
    Definieren Sie ein Datum, bis zu dem das Angebot angenommen werden muss

12. Gültig bis (Text)
    Beschreiben Sie die Gültigkeit in Worten

13. Vorschau und Speichern
    Sie können sich über die Schaltfläche “Vorschau” jederzeit eine Vorschau auf die PDF-Version des Angebots anzeigen lassen oder das Angebot als Entwurf speichern.

Positionsgruppen anlegen und Positionen hinzufügen

Um eine neue Positionsgruppe (Titel) anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche “Positionsgruppe hinzufügen”. Es wird nun eine leere Gruppe dem Angebot hinzugefügt.
In dem mittleren Textfeld können Sie nun eine eindeutige Bezeichnung für die Gruppe vergeben (bspw. “Baustelleneinrichtung”.

Open

Um die Nummer der Gruppe zu bearbeiten klicken Sie auf den kleinen Pfeil nach unten neben dem Gruppentitel und wählen Sie “Gruppennummer ändern”.

Positionsgruppen können auch innerhalb anderer Positionsgruppen angelegt werden. Dazu klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben der Positionsgruppe und wählen “Untergruppe hinzufügen”.

Positionen hinzufügen

Sie können Positionen zu einer Gruppe auf verschiedene Arten hinzufügen:

1. Manuell:
   Sie definieren in dem Angebot direkt den Inhalt der Position

2. Aus einem bestehenden Angebot / Rechnung:
   Sie suchen nach einem bestehenden Angebot oder einer bestehenden Rechnungen und importieren die Positionen aus diesem Dokument

3. Aus Positionskatalog:
   Sie wählen Positionen aus den von Ihnen hinterlegten Katalogen (Kataloge enthalten Positionen und können durch Imports aus Excel, GAEB oder Datanorm gefüllt werden).

4. Aus IDS Connect:
   Wenn Sie Ihre IDS-Connect-Shops angebunden haben, können Sie Positionen direkt aus diesen Shops importieren.

5. Aus GAEB:
   Wählen Sie eine GAEB-XML-Datei und importieren Sie die Positionen direkt aus dieser Datei.

6. Mit KI:
   Geben Sie eine Beschreibung des Bauvorhabens ein und die Flexxter-KI ermittelt automatisch ein passendes Angebot, das Sie anschließend noch beliebig anpassen können.

Position manuell hinzufügen

Klicken Sie rechts neben der Positionsgruppe auf den Pfeil nach unten und wählen Sie “Position hinzufügen”.
Nun wird Ihnen eine leere Position zu der Gruppe hinzugefügt.
Diese Position besteht aus:

• Positionsart:
  Lohn, Material oder Mischposition

• Menge

• Einheit

• Titel:
  Entspricht dem Kurztext der Position

• Einkaufspreis:
  Entspricht den Einkaufspreis für die Position. Dieser Preis wird in dem finalen Dokument nicht angezeigt.

• Aufschlag (%)
  Definiert den przentualen Aufschlag auf den Einkaufspreis, mit dem die Position angeboten wird

• Einzelpreis
  Ergibt sich aus dem Einkaufspreis und dem Aufschlag

• Gesamtpreis
  Ergibt sich aus dem Einzelpreis und der Menge

• Beschreibung:
  Wenn Sie mit der Maus über die Position fahren, erscheint die Beschreibung, die dem Langtext entspricht.

Alle diese Informationen können Sie direkt in dem Editor bearbeiten.

Position aus bestehendem Dokument hinzufügen

Insofern Sie schon Angebote / Rechnungen mit Flexxter erstellt haben, können Sie Positionen auch aus diesen Dokumenten importieren.
Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil nach unten neben dem Titel der Positionsgruppe und wählen Sie “Positionen importieren” => “Aus Angebot / Rechnung”.

Ihnen werden nun die zuletzt erstellten Angebote / Rechnungen angezeigt und Sie können die Dokumente auch nach dem Titel über die Freitextsuche durchsuchen.

Um Positionen aus einem dieser Dokumente zu importieren, klicken Sie auf das entsprechende Dokument.

Anschließend sehen Sie alle Positionsgruppen und alle Positionen aus dem Dokument und können einzelne Positionen auswählen.

Klicken Sie anschließend auf “Übernehmen”.

Positionen aus Katalogen hinzufügen

In Flexxter können Sie Positionen in sogenannten “Katalogen” verwalten.
Ein Katalog besteht dabei aus mehreren Kategorien und jede Kategorie beinhaltet Positionen.

So können Sie bspw. einen neuen Positionskatalog für jeden Ihrer Lieferanten anlegen und dort alle Positionen mit Ihren individuellen Preisen hinterlegen.

Um Positionen aus einem Katalog in eine Positionsgruppe zu importieren, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Titel der Positionsgruppe und wählen Sie “Positionen importieren” => “aus Katalog”:

Es werden Ihnen nun alle Kataloge angezeigt, die Sie für Ihre Firma hinterlegt haben.

Klicken Sie nun auf den Katalog, aus dem Sie Positionen importieren wollen.

In dem sich öffnenden Dialog können Sie dann links die entsprechende Kategorie wählen, um rechts die einzelnen Positionen für den Import auszuwählen:

Nachdem Sie alle Positionen gewählt haben, klicken Sie unten rechts auf “Übernehmen”.

Positionen aus IDS Connect hinzufügen

Klicken Sie auf den Pfeil nach unten rechts neben der Positionsgruppe. Wählen Sie anschließend “Positionen importieren” und “Aus IDS Connect”.

Anschließend wählen Sie den Großhändlet aus, den Sie mit IDS Connect in Flexxter hinterlegt haben.

Sie werden nun zum Händler weitergeleitet und wählen die Positionen aus, die Sie hinzufügen wollen und fügen diese in den Warenkorb ein. Anschließend öffnen Sie den Warenkorb und klicken auf die Schaltfläche “Warenkorb übertragen” (diese kann auch von Ihrem Händler leicht anders benannt sein).

Positionen über KI importieren

Klicken Sie auf den Pfeil nach unten rechts neben der Positionsgruppe. Wählen Sie nun “Positionen importieren” und dann “Mit KI erstellen”.

Es öffnet sich nun ein neuer Dialog. In diesem können Sie Ihr Bauvorhaben textuell beschreiben oder auch unsere Spracherkennung nutzen, um Informationen zu dem Bauvorhaben zu diktieren. Zum Diktieren klicken Sie einfach auf das Mikrofon-Symbol und sprechen den Text ein. Nach Abschluss klicken Sie wieder auf das Mikrofon-Symbol, um die Aufnahme zu stoppen.

Weitere Informationen zu Positionen

Sie können je Position auch eine Kalkulation hinterlegen. Diese können Sie entweder für das Aufmaß einer Position nutzen oder um die Position auf Basis kleinteiliger Positionen festzulegen. So können Sie beispielsweise eine Position “Badrenovierung” hinzufügen, die mehrere Unterpositionen (“Fliesen”, “Fliesen legen”, “Sanitärinstallation”, “WC”, …) enthält. In diesem Fall wird die Position immer als “Mischposition” angegeben.
Alternativ definieren Sie beispielsweise eine Position als “100m² Wand streichen” und fügen mehrere Unterpositionen hinzu für “Zimmer 1 streichen”, “Zimmer 2 streichen”. So können Sie die Kalkulation für das Aufmaß nutzen.

Um die Kalkulation zu ändern klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil neben der Position und wählen Sie “Kalkulation bearbeiten”:

In dem sich öffnenden Dialog können Sie jetzt Unterpositionen definieren wie oben beschrieben.

Sie können außerdem die Abrechnungsart je Position ändern:

Die Abrechnungsart kann auf “Pauschal” gesetzt werden, wodurch die Leistung in der Schlussrechnung immer zu 100% abgerechnet wird - egal wie viel Fortschritt für die Aufgabe / die Position angegeben wurde. Außerdem können Sie über die Abrechnung die Position als “Optional” kennzeichnen. Dieses Kennzeichen wird auf dem Dokument (PDF) angezeigt und auch als Information an die Aufgabe übernommen.

Um die Abrechnung zu ändern, klicken Sie auf den Pfeil nach unten rechts neben der Position und wählen Sie “Abrechnungsart ändern”.

Detailansicht für Angebote und Rechnungen

Um die Details eines Dokuments zu sehen, den Status zu ändern, es zu löschen oder herunterzuladen, klicken Sie auf das entsprechende Dokument im Bereich “Abrechnung”.
Es öffnet sich dann ein Dialog, der auf der linken Seite das Angebot als PDF anzeigt und auf der rechten Seite die folgenden Informationen bereitstellt:

• Status:
  Hier können Sie den aktuellen Status des Dokuments einsehen und über die Auswahl eines anderen Status verändern

• Erstellt am:
  Zeigt an, wann dieses Dokument das erste Mal erstellt wurde

• Bearbeitet am:
  Zeigt an, wann diese Dokument zuletzt bearbeitet wurde

• Veröffentlicht am:
  Zeigt an, wann dieses Dokument final veröffentlicht wurde

• Frist:
  Zeigt an, bis wann das Dokument gültig ist (Gültigkeit Angebot bzw. Zahlungsfrist Rechnung)

• Aktionen:
  Schaltflächen, um das Dokument zu bearbeiten, zu löschen, herunterzuladen, per E-Mail zu versenden oder neue Dokumente / Projekte aus dem Dokument zu erstellen

Angebote veröffentlichen

Nachdem Sie ein Angebot gespeichert haben, wird dieses zunächst im Status “Entwurf” geführt.

Dokumente im Status “Entwurf” erhalten noch keine eindeutige Nummer und können noch verändert werden. Sobald Sie das Angebot für Ihren Kunden verfügbar machen möchten, können Sie das Angebot veröffentlichen. Durch diesen Schritt wird eine eindeutige Angebotsnummer vergeben und Sie können keine Änderungen an dem Angebot mehr vornehmen.

Öffnen Sie dazu das Angebot, indem Sie in der Liste der Dokumente im Bereich “Abrechnung” auf das entsprechende Angebot klicken.

Wählen Sie nun auf der rechten Seite den Status “Veröffentlicht”.

Das Angebot wird nun final veröffentlicht. Dabei wird ein finales PDF-Dokument erzeugt, das nicht mehr verändert werden kann und es wird ein eindeutige Angebotsnummer erzeugt.

Nachdem ein Angebot veröffentlicht wurde, ist es ratsam, dieses per E-Mail oder postalisch an Ihren Kunden zu senden. Sobald der Kunde das Angebot angenommen hat, ändern Sie den Status des Angebots auf “Angenommen”. Sollte der Kunde das Angebot ablehnen, stornieren Sie das Angebot und erstellen ein neues Angebot.

Projekt aus einem Angebot erstellen

Sie können zu jedem Zeitpunkt aus einem Angebot ein Projekt erstellen. Vermutlich ist es aber ratsam das Projekt erst zu erstellen, wenn der Kunde das Angebot auch angenommen hat, um nachträgliche Korrekturen zu vermeiden.

Sobald Sie den Status eines Angebots auf “Angenommen” setzen, wird Flexxter Sie automatisch fragen, ob Sie nun ein Projekt aus dem Angebot erstellen wollen.
Alternativ öffnen Sie das Angebot durch einen Klick auf das Angebot in der Liste im Bereich “Abrechnung” und klicken auf “Mehr Aktionen” => “Projekt aus Angebot / Auftragsbestätigung”.

Nun können Sie noch einen eindeutigen Titel vergeben und den Zeitraum und die Adresse des Projekts wählen. Anschließend wird das Projekt für Sie angelegt. Dabei werden folgende Informationen übernommen:

1. Die Positionsgruppen:
   Aus jeder Positionsgruppe wird ein eigener Balken (Gewerk / Arbeitsschritt)

2. Die Positionen:
   Jeder Position in der Positionsgruppe wird zu einer Aufgabe des Gewerks. Dabei übernehmen wir:

   1. Den Titel und die Beschreibung

   2. die Leistung: Also Anzahl, Einheit, Kurztext (Titel), Einheitspreis und Aufschlag

Anschließend können Sie die Zeiträume der Gewerke oder auch die Struktur im Projekt beliebig ändern.
Das Angebot finden Sie im Übrigen auch direkt im Projekt unter der Kachel “Abrechnung”.

Projekte abrechnen

Sie können Leistungen aus Ihren Projekten zu jedem Zeitpunkt zum Teil oder vollständig abrechnen. Dabei wird die bereits erbrachte Leistung in Form einer Zwischen- bzw. Abschlagsrechnung oder einer Schlussrechnung abgerechnet.

Sie können die Rechnungen auf zweierlei Arten erstellen:

1. Kumulative Rechnungen:
   Bei dieser Art der Rechnungen werden immer die gesamten erbrachten Leistungen auf der Rechnung aufgeführt - auch jene, die bereits in früheren Abschlags- bzw. Zwischenrechnungen ausgewiesen wurden. Diese Darstellung hat den Vorteil, das Sie auf jeder Rechnung den gesamten aktuellen Leistungsstand des Projekts einsehen können.
   Die bereits abgererechneten vorhergehenden Rechnungen werden am Ende der Rechnung von dem Rechnungsbetrag subtrahiert.
   Wir empfehlen die Nutzung dieser Abrechnungsart

2. Pauschale Rechnungen
   Bei dieser Art der Rechnungen werden immer nur die neuen erbrachten Leistungen auf den Rechnungen ausgewiesen. Sie zeigen also nicht den aktuellen Baufortschritt an, sondern lediglich die neue erledigte Leistung.

Die Art der Abrechnung können Sie in den Systemanpassungen unter “Einstellungen Abrechnung” anpassen. Diese Einstellung gilt dann automatisch für alle neu erstellten Rechnungen.

Um ein Projekt / Gewerk abzurechnen, öffnen Sie dieses und klicken Sie auf die Kachel “Abrechnung”:

Klicken Sie nun auf “+ Angebot / Rechnung”:

Sie können nun verschiedene Dokumente für dieses Projekt erstellen:

1. Neues Angebot:
   Sollten Sie das Projekt nicht auf Basis eines Angebots erstellt haben, können Sie auch ein Angebot auf Basis eines bestehenden Projekts und dessen Aufgaben anlegen.

2. Neue Auftragsbestätigung:
   Wenn Sie das Projekt bereits auf Basis eines Angebots angelegt haben und nun eine Auftragsbestätigung senden möchten, können Sie hier die Auftragsbestätigung erstellen. Diese enthält alle Gewerke und Aufgaben des Projekts.

3. Leere Rechnung:
   Erstellt eine neue leere Rechnung, die mit diesem Projekt verknüpft ist. Diese berücksichtigt keine Gewerke oder Aufgaben

4. Teilrechnung / Abschlagsrechnung:
   Rechnen Sie die bereits erbrachten Leistungen auf Basis der hinterlegten Aufgaben ab. Es wird eine Teilrechnung erstellt, die alle Aufgaben enthält, zu denen bereits Leistungen erbracht werden.

5. Schlussrechnung:
   Erstellt die finale Rechnung für dieses Projekt. Diese Form der Rechnung sollten Sie nur wählen, wenn Sie die finale Rechnung erstellen wollen, da jedes Projekt nur eine Schlussrechnung enthalten kann.

Umgang mit Nachträgen

Sollten Sie ein Projekt auf Basis eines Angebots erstellt haben, kann es in dem Projekt zu Nachträgen kommen. Diese Nachträge können Sie einfach als zusätzliche Aufgaben in den jeweiligen Gewerken hinterlegen. Da die Aufgaben zuvor noch nicht abgerechnet wurden, werden diese in der nächsten Teilrechnung / Schlussrechnung automatisch aufgeführt.

Nummernsyntax definieren

Für Angebote, Rechnungen und Auftragsbestätigungen werden bei der Veröffentlichung eindeutige Nummern definiert.

Die Syntax dieser Nummern können Sie in den Systemanpassungen in den Kacheln “Einstellungen Abrechnung”, “Einstellungen Angebote” und “Einstellungen Auftragsbestätigung” anpassen.
Dazu finden Sie ein Textfeld, das z.B. “Rechnungsnummer Muster” heißt.

Hier können Sie die Nummer auf Basis folgender Regeln festlegen:

• Feste Textanteile können Sie einfach direkt eingeben.
  Wenn Sie bspw. möchten, dass Ihre Rechnungen immer mit “REC-” beginnen, geben Sie genau diesen Wert in das Feld ein.

• Platzhalter: Sie können folgende Platzhalter in den Nummern verwenden. Diese werden immer in geschweifte Klammern gesetzt:

  • {year}: Das Jahr (4-stellig), in dem das Dokument erstellt wurde

  • {month}: Der Monat (2-stellig), in dem das Dokument erstellt wurde

  • {day}: Der Tag (2-stellig), an dem das Dokument erstellt wurde

  • {number:XX}: Eine Fortlaufende Nummer für jedes Dokumentenart mit XX Ziffern.
    {number:6} steht also für eine eindeutige 6-stellige Nummer

  • {start:JAHR-NUMMER}: Legt die erste Nummer für das Rechnungsdokument fest. Sollte also die erste Rechnung in 2024 in Flexxter mit der 456 starten, da Sie alle bisherigen Nummern in einer anderen Software erfasst haben, so würden Sie folgendes definieren:
    {start:2024-456}

Die Nummersyntax bezieht sich immer auf den Standard-Nummernkreis. Sie können aber auch weitere Nummernkreise in Ihren Angebots-, Auftragsbestätigungs-, und Rechnungseinstellungen definieren und für diese jeweils eine eigene Syntax angeben. Je Nummernkreis wird die fortlaufende Nummer je Kalenderjahr individuell hochgezählt.

Rechnungen veröffentlichen

Rechnungen können mit dem selben Prozess veröffentlicht werden, wie Angebote (siehe oben). Sobald eine Rechnung veröffentlicht wird, wird eine eindeutige Nummer für diese vergeben und sie kann nicht mehr bearbeitet werden.

Außerdem wird automatisch eine X-Rechnung im ZugFerd-Format erstellt, die Sie als XML-Datei herunterladen können.

Dokumente stornieren

Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Angebote können Sie stornieren. Dadurch wird die Rechnung nicht mehr als veröffentlicht betrachtet. Sie behält allerdings ihre eindeutige Nummer.

Öffnen Sie dazu die Rechnung in Flexxter und ändern Sie den Status auf “storniert”.

Wenn Sie auf Basis einer stornierten Rechnung eine neue Rechnung erstellen möchten, öffnen Sie die Rechnung einfach in Flexxter und klicken Sie auf “mehr Aktionen” => “Dokument erstellen” und wählen Sie den entsprechenden Dokumententyp aus.

Zahlungen für Rechnungen vermerken

Sobald eine Zahlung für eine Rechnung an Sie eingeht, können Sie diese an der Rechnung vermerken.
Öffnen Sie dazu die Rechnung in dem Bereich “Abrechnung” und klicken Sie auf “Mehr Aktionen” und auf “Zahlungen verwalten”:

Dort sehen Sie nun den offenen Betrag der Rechnung netto und Brutto und ggf. den anfallenden Skonto.

Ein Klick auf “Zahlung hinzufügen” öffnet einen neuen Dialog, in dem Sie das Datum des Zahlungseingangs, den Betrag und einen Kommentar hinzufügen können.

In das Kommentarfeld tragen Sie eine möglichst leicht zu identifizierende Referenz ein - also bspw. die Transaktionsnummer unter der das Geld überwiesen wurde oder einen Hinweis, das bar bezahlt wurde.

Sollte die Rechnung mit der eingetragenen Zahlung exakt beglichen sein, so wird die Rechnung auf den Status “bezahlt” gesetzt.

Verwaltung von Katalogen

Um Angebote und Rechnungen möglichst leicht zu erstellen, empfiehlt es sich Positionen in Katalogen zu verwalten.
In Flexxter ist immer der “Standardkatalog” für Sie angelegt. Hier können Sie auch eigene Kategorien anlegen und bspw. wichtige Positionen und Leistungen verwalten.

Um die Kataloge zu verwalten gehen Sie zu dem Bereich “Abrechnung” und klicken auf die Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten und wählen dort “Angebotseinstellungen”. Alternativ öffnen Sie die Systemanpassungen und scrollen zu der Kachel “Angebotseinstellungen”.

Anschließend klicken Sie auf “Positionskatalog öffnen”:

Hier finden Sie nun eine Auflistung aller Kataloge, die Sie für Ihre Firma angelegt haben.
Alle Kataloge außer dem “Standardkatalog” können bearbeitet und gelöscht werden.
Wir empfehlen zunächst mit dem Standardkatalog zu starten und Materialien, die Sie über Datanorm-Dateien importieren wollen, in neuen Katalogen zu verwalten.

Um die Positionen und Kategorien eines Katalogs zu verwalten, klicken Sie auf den jeweiligen Katalog.

Sie finden nun auf der linken Seite alle Kategorien des Katalogs.
Eine Kategorie kann dabei unbegrenzt viele Positionen enthalten und dient der Strukturierung der einzelnen Positionen.
Sie können diese Kategorien bspw. nutzen, um Positionen nach Gewerken zu gruppieren.

Um eine neue Kategorie anzulegen, klicken Sie das auf “+”-Symbol neben dem Titel “Kategorien”.

In dem sich öffnenden Dialog können Sie nun ein Icon und einen Titel für die Kategorie wählen.

Mit einem Klick auf “Speichern” wird die Kategorie angelegt.

Um die Positionen innerhalb der Kategorie zu sehen, klicken Sie auf die jeweilige Kategorie in der Liste links. Es werden dann alle Positionen in dieser Kategorie in dem rechten Bereich angezeigt.

Ein Klick auf eine dieser Positionen öffnet ein Kontextmenü, um die Position zu bearbeiten oder zu löschen.

Eine neue Position können Sie über den kleinen Pfeil nach unten in der oberen rechten Ecke des Dialogs anlegen:

Positionen im Katalog anlegen und bearbeiten

Wenn Sie eine neue Position anlegen oder bearbeiten, können Sie in dieser Position den Titel, den Text und die Leistung in Form von Art, Menge, Einheit, Einheitspreis und Marge definieren.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, eine Berechnung durch Unterpositionen hinzuzufügen. Diese Unterpositionen können als Aufmaß dienen oder auch, um komplexe Positionen aus Material und Lohn in einer Pauschalposition zusammenzufassen.

Um diese Unterpositionen hinzuzufügen, klicken Sie auf den Link “Berechnung hinzufügen”.

Positionen in einen Katalog aus Datanorm importieren

Viele Hersteller bieten Ihnen an, die Materialkataloge als Datanorm-Dateien herunterzuladen.
Datanorm-Dateien enthalten dabei Beschreibungen zu den einzelnen Materialien aber auch individuell gewährte Rabatte und Kategorien.

Derartige Datanorm-Kataloge können auch in Flexxter in einen Positionskatalog importiert werden.

Legen Sie dazu einen neuen Positionskatalog in Flexxter an, indem Sie die Angebotseinstellungen öffnen (siehe oben) und dort auf “Positionskatalog öffnen” klicken.

Klicken Sie nun auf das “+”-Symbol oben rechts und geben Sie in dem neuen Dialog einen eindeutigen Titel für den Katalog ein. Hier ist es Sinnvoll den Namen des Herstellers in dem Titel zu nutzen.

Um nun Positionen aus einem Datanorm-Katalog in den Positionskatalog zu importieren, müssen Sie den Datanorm-Katalog zunächst vorbereiten.

Ein Datanorm-Katalog besteht aus mehreren Dateien, die alle eine der folgenden Endungen anthalten müssen:

• .001

• .RAB

• .WRG

Sollten Sie den Datanorm-Katalog Ihres Herstellers als ZIP-Datei erhalten, extrahieren Sie bitte zunächst alle Dateien aus dem Katalog und entfernen Sie alle Dateien, die nicht eine der oben genannten Dateiendungen enthalten.

Bitte beachten Sie außerdem, dass immer die Datei .001 enthalten sein muss. Dies gilt auch dann, wenn Sie lediglich neue Preise für die Positionen einlesen wollen.

Packen Sie anschließend alle Dateien wieder in eine ZIP-Datei.

Bei Windows können Sie dies tun, indem Sie alle Dateien markieren und anschließend mit der rechten Maustaste auf eine Datei klicken und wählen “Komprimmieren in” => “ZIP-Datei”.

Klicken Sie anschließend in Flexxter auf das Symbol mit der Wolke in der Zeile Ihres Katalogs:

In dem neuen Dialog wählen Sie dann die Zip-Datei aus oder ziehen diese in den Dialog per Drag-And-Drop.

Klicken Sie anschließend auf “Import starten”.

Positionen mittels IDS-Connect übernehmen

Sie können Materialpositionen auch mittels IDS-Connect von Ihrem Großhändler direkt in Ihr Angebot / Auftragsbestätigung oder Rechnung übernehmen. Dazu benötigen Sie lediglich IDS-Connect-Zugangsdaten von Ihrem Händler.

Um die verschiedenen Großhändler in Flexxter zu verwalten, wechseln Sie in den Bereich “Abrechnung” und klicken über der Tabelle rechts auf die Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten und wählen in dem Menü die Einstellungen für IDS-Connect.

Hier können Sie zunächst die Standard-Marge festlegen, die beim Import von Material über IDS-Connect verwendet werden soll: Flexxter importiert immer Ihre Einkaufspreise des Großhändlers und schlägt anschließend die angegebene Marge auf.

Um die einzelnen Großhändler-Zugänge zu verwalten, klicken Sie auf die Schaltfläche “Lieferanten-Shops verwalten”.

Hier finden Sie nun eine Auflistung aller durch Sie hinterlegten Großhändler:

Sie können jederzeit einen neuen Großhändler-Shop hinzufügen, indem Sie einfach die Zugangsdaten und die zugehörige URL des Shops in die neue leere Zeile eintragen und anschließend auf das “Speichern”-Symbol rechts neben der Zeile klicken.

Sie benötigen folgende Daten, um einen Shop hinzuzufügen:

• eine eindeutige Bezeichnung für den Großhändler-Shop (bspw. “Würth”)

• die URL, um auf den Shop mittels IDS-Connect zuzugreifen. Diese URL wird Ihnen zusammen mit den Zugangsdaten vom Großhändler bereitgestellt.

• den Benutzernamen

• die Kundennummer

• das Passwort

Um nun Positionen mittels IDS-Connect zu importieren, öffnen Sie zunächst das Angebot / die Auftragsbestätigung oder die Rechnung in Flexxter.

Klicken Sie anschließend auf den kleinen Pfeil der Positionsgruppe, zu der Sie Positionen hinzufügen möchten und wählen Sie “Positionen importieren” => “aus IDS-Connect”.

Wählen Sie anschließend den Shop aus, aus dem Sie Positionen importieren wollen (in unserem Beispiel Würth) und klicken Sie auf “Übernehmen”.

Es öffnet sich nun ein neues Fenster und Sie werden in den Shop weitergeleitet und können wie gewohnt Artikel in den Warenkorb legen. Sobald Sie alle benötigten Artikel in den Korb gelegt haben, gehen Sie in dem Shopsystem in den Warenkorb.

Dort finden Sie eine Schaltfläche wie “IDS-Warenkorb senden”.

Sobald Sie den Warenkorb gesendet haben, werden die neuen Positionen in die Positionsgruppe übernommen. Dabei nutzt Flexxter die im Shopsystem hinterlegten Einkaufspreise und schlägt die Marge auf diesen Preis auf.

Preise aktualisieren

Sollten Sie Positionen mittels IDS-Connect in einem Angebot / Auftragsbestätigung / Rechnung hinterlegt haben und sollten Sie später eines dieser Dokumente als Basis für ein neues Dokument nutzen oder Positionen aus diesen Dokumenten importieren, können sich die Preise in der Zwischenzeit natürlich beim Großhandel geändert haben. In diesem Fall können Sie die Preise auch einfach direkt im Angebot aktualisieren.

Dazu klicken Sie in dem Editor in der unteren Zeile auf “mehr Aktionen” und wählen “IDS-Connect Preise aktualisieren”.

Sie sehen nun alle Artikel aus Ihrem Dokument, die mit einem IDS-Connect-Shop verknüpft sind:

Für jeden Shop können Sie nun auf die Schalfläche mit dem “Dollar-Symbol” rechts neben dem Shop klicken und werden daraufhin in den Shop des Großhändlers weitergeleitet.

Allerdings haben Sie nun bereits die ausgewählten Artikel im Warenkorb und können den Warenkorb direkt wieder mittels Klick auf die Schalfläche “IDS-Warenkorb senden” (oder ähnliche Beschriftung) zurück an Flexxter senden. Flexxter aktualisiert dann wiederum die Preise auf Basis des Einkaufspreises und der Marge.

IDS-Positionen bestellen

Sie können die Positionen aus Ihrem Dokument, die mittels IDS-Connect verknüpft sind auch direkt bestellen. Dazu öffnen Sie das Dokument im Editor und klicken in der unteren Menüzeile auf “mehr Aktionen” und wählen “Artikel bestellen”.

Auch hier sehen Sie nun die Übersicht aller Artikel je IDS-Connect-Shop und können durch einen Klick auf das kleine Warenkorbsymbol neben der Shop-Überschrift die Artikel an den Großhändler senden.

Gehen Sie beim Großhändler nun wieder zum Warenkorb und führen Sie den Bestellvorgang aus.

Datanormkataloge mit IDS-Connect verknüpfen

Sollten Sie von einem Großhändler einen Datanorm-Katalog erhalten haben und diesen in Flexxter einlesen wollen, können Sie diesen Katalog auch mit IDS-Connect verknüpfen, falls der Großhändler die IDS-Connect-Schnittstelle unterstützt.

Dazu öffnen Sie wie hier (Auftragsmanagement (Angebote & Rechnungen) | Positionen in einen Katalog aus Datanorm importieren ) beschrieben, die Liste der Kataloge und klicken auf das Stift-Symbol bei dem Katalog, den Sie mit IDS-Connect verknüpfen wollen:

Anschließend können Sie in dem Feld “IDS-Connect-Shop” den entsprechenden Shop auswählen. Stellen Sie dafür sicher, dass Sie zuvor den Shop mittels IDS-Connect in Flexxter hinterlegt haben.

Änderungsprotokoll und Kommentare

Zu jedem Dokument wird Flexxter automatisch ein Änderungsprotokoll anlegen, das Änderungen an dem Dokument, wie bspw. eine Änderung des Status, dokumentiert.

Sie können zu diesem Protokoll auch eigene Anmerkungen hinzufügen, um bspw. auf Vereinbarungen mit dem Kunden hinzuweisen, die Sie später in dem Dokument einbauen wollen.

Öffnen Sie dazu das Dokument in Flexxter und klicken Sie auf “mehr Aktionen” => “Änderungsprotokoll”.

Hier finden Sie nun in chronologischer Reihenfolge alle Änderungen, die an dem Dokument vorgenommen wurden, und können durch die Eingabe eines Textes in das untere Textfeld auch einen Kommentar verfassen, die Sie anschließend senden können.