KI-Funktionen

Verwenden Sie die neuen automatisierten Unterstützungsfunktionen:

• Tickets erstellen: Diktieren Sie eine Beschreibung eines Tickets in Flexxter. Wir erkennen automatisch die Ticketkategorie, erstellen eine Beschreibung und einen Titel, schätzen die Priorität und die Kosten ab und erstellen das Ticket

• Tickets automatisch mit Fotos und Sprachnachricht erstellen: Laden Sie Fotos hoch, verorten Sie das Ticket und nehmen Sie wichtige Informationen einfach über die Spracheingabe auf. Unsere KI analysiert dann die Fotos zusammen mit dem Sprachmemo und erstellt die gesamte Ticket-Dokumentation für Sie.

• Projekt/Bauzeitenplan erstellen: Erstellen Sie einen Bauzeitenplan auf Basis einer detaillierten Beschreibung eines Bauvorhabens: Sie geben einfach die Beschreibung ein und Flexxter ermittelt automatisch die benötigten Gewerke mit den geschätzten Dauern und erstellt den Bauzeitenplan

• Ticket-Anzeigen und Anschreiben: Erstellen Sie automatisierte Behinderungsanzeigen oder andere Anschreiben von existierenden Tickets. Wir nutzen die Informationen, die im Ticket gespeichert sind, um das Anschreiben der E-Mail oder des Berichts automatisch zu erzeugen

• E-Mails erstellen: Wenn Sie E-Mails aus Flexxter heraus versenden, können Sie eine E-Mail in Stichworten verfassen - Dies funktioniert auch bei ungenauen Beschreibungen oder mit Schreibfehlern. Auf Basis der Informationen wird automatisiert eine förmliche E-Mail verfasst

• Analyse und Prognosen von Verzögerungen:

  • Mit Hilfe der KI-Funktion und der App “Basispläne” können Sie Abweichungsberichte mit möglichen Ursachen für Verzögerungen herunterladen

  • Erhalten Sie nach Abschluss von Projekten automatisch einen Bericht zu den Verzögerungen im Projekt. Flexxter zeigt Ihnen die Tickets an, die vermutlich zu Verzögerungen im Projekt geführt haben.

  • Wenn Sie ein neues Ticket anlegen, prüfen wir dieses automatisch auf inhaltliche Ähnlichkeit mit anderen Tickets in Flexxter und berechnen die vermutliche Verzögerung, die dieses Ticket verursachen wird. Diese wird direkt am Ticket angezeigt.

• KI-Bericht zur Umweltverträglichkeit von Bauvorhaben: Lassen Sie Berichte für Bauprojekte zu potentiellen Umweltauswirkungen erstellen.

• KI-Chatbot: Befragen Sie unseren KI-Chatbot zu Ihren Bautagebüchern, Tickets, Projekten oder stellen Sie allgemeine Fragen zum Bauwissen.

Inhalt:

Hinweise zur Verarbeitung der Daten

Im Zuge der Nutzung unserer KI-Services werden Daten teilweise außerhalb der EU verarbeitet. Wir von Flexxter stellen dabei sicher, dass keine personenbezogenen Daten, die als solche erkennbar in Flexxter gespeichert werden können, übertragen werden. Beispiele für solche Daten sind die den Mitarbeitern zugewiesenen Namen oder E-Mail-Adressen.

Freie Textfelder in Flexxter fallen zunächst nicht unter diesen Schutz und werden ggf. außerhalb der EU verarbeitet. Um Ihnen dennoch das höchstmögliche Schutzniveau der personenbezogenen Daten zu bieten, verarbeiten wir auch diese Daten auf unseren Servern innerhalb der EU vor. Durch einen automatisierten Prozess erkennen wir dabei personenbezogene Daten in den Texten wie bspw. Namen oder E-Mail-Adressen und entfernen diese. Wie beschrieben, geschieht dieser Schritt, bevor die Daten außerhalb der EU weiterverarbeitet werden. Dadurch dass es sich hierbei aber um einen automatischen Schritt handelt, können wir nicht mit 100%iger Sicherheit garantieren, dass nicht doch vereinzelt personenbezogene Daten, die in freien Textfeldern in Flexxter gespeichert oder eingegeben wurden, außerhalb der EU verarbeitet werden. Aus diesem Grund müssen Sie bei Nutzung der KI-Funktionen App der Datenverarbeitung außerhalb der EU über unsere Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung zustimmen.
Wir arbeiten bereits daran die Verarbeitung allein auf europäischen Servern durchführen zu können, sind zum jetzigen Zeitpunkt aber auf den oben beschriebenen Prozess angewiesen.

App installieren

Klicken Sie in der linken Menüleiste auf das App-Symbol (Puzzle-Teil) und installieren Sie die App “KI-Funktionen”, um alle Funktionen nutzen zu können.

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Projekt anlegen

Legen Sie wie gewohnt ein neues Projekt an und klicken Sie in der Übersicht auf “Aus Projektbeschreibung”, um die KI-Funktion zu nutzen.

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Nun öffnet sich ein weiteres Fenster. Geben Sie den Titel und das Start-Datum sowie das Land und die PLZ für Ihr Projekt an. Nun können Sie mit der Beschreibung beginnen.

Klicken Sie im Anschluss auf “Speichern”.

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In den Notizen der Gewerke werden automatisch Informationen hinterlegt, welche aus Grundlage für die Erstellung von Aufgaben genutzt werden kann.

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Chatbot

In Flexxter ist ein Chatbot integriert, den Sie zu verschiedenen Themen Fragen stellen können oder den Chatbot Analysen der Projekte vornehmen lassen. Hierfür stellen Sie den Chatbot in den jeweiligen Modi um.

Der Chatbot verfügt über folgende Modi:

• Flexxter Hilfe: Stellen Sie Fragen zu Funktionen in Flexxter.

  • Beispiel: Wie lege ich Projekte an?

• Bauwissen: Fragen Sie den Chatbot allgemeine Dinge zum Thema Bauen.

  • Beispiel: Welche Fristen gelten für die Angebotsabgabe nach VOB/A?

• Bautagebücher und Tickets: Die KI analysiert die letzten 500 von Ihnen erstellten Bautagebücher sowie Tickets und beantwortet Ihre Fragen dazu direkt und übersichtlich. Suchen Sie nach spezifischen Inhalten von Bautagebüchern und Tickets zum z.B. Wetter oder besonderen Vorkommnissen.

  • Beispiel: Was war der häufigste Gewährleistungsmangel in 2024? Wann wurden die Fenster in Projekt XY eingebaut?

• Projekt: Stellen Sie projektbezogene Fragen.

  • Beispiel: Fasse mir den Projektstand zusammen. Wo siehst du Probleme im Projekt?

Chatbot öffnen

Den Chatbot können Sie über verschiedene Stellen im System erreichen.

1. Den KI-Chatbot finden Sie über das Sternchen-Symbol neben der Blocke in der oberen Menüleiste oder indem Sie die F1-Taste drücken.

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2. Sie können ebenfalls direkt in der Bautagebuch- oder Ticketverwaltung auf den blauen “Frage die KI”-Button.

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3. Wenn Sie projektbezogene Fragen stellen möchten, müssen Sie zunächst den Bauzeitenplan des jeweiligen Projekts öffnen. Klicken Sie anschließend auf einer der Projekt- bzw. Gewerkbalken. Danach klicken Sie im rechten Bereich auf den “Frag die KI”-Button.

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Im Chatbot-Dialog können Sie einfach Ihre Frage eintippen oder einen der unten aufgeführten Vorschläge durch Klicken auswählen. Bestätigen Sie die Eingabe durch das Klicken auf den blauen Pfeil.

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Warten Sie einen kleinen Augenblick, bis Ihre Frage beantwortet wird.

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Modi wechseln

Um zwischen den verschiedenen Modi zu wechseln, klicken Sie nach dem Öffnen des Chatbots auf “Genutztes Wissen”. Anschließend öffnet sich ein Dropdown-Menü. Hier können Sie beliebig die Modi wechseln. Hinweis: Bei “Projekt” müssen Sie sich in dem Projekt befinden, zu welchem Sie Fragen stellen wollen.

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Tickets erfassen

Mit der KI-Funktion können Sie jetzt Tickets per Text-Beschreibung erfassen lassen. Legen Sie dafür wie gewohnt in ihrem Projekt oder über die Unterseite zur Ticketverwaltung ein Ticket an. Nun erscheint folgendes Fenster: Hier wählen Sie zur Verwendung der KI-Funktion “Über Textbeschreibung” aus.

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Hier geben Sie nun die Beschreibung des Tickets bzw. Mangels ein oder diktieren es per Smartphone. Integrieren Sie Informationen wie z.B. die Bearbeitungsfrist. Im Anschluss klicken Sie auf “Analyse starten”.

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Folgendes wird automatisch übertragen, sofern die passenden Informationen in der Beschreibung enthalten sind:

• Die Ticketkategorie

• Das Datum

• Den Raum für die Verortung

• Das System erstellt eine Beschreibung und einen Titel

• Schätzt die Priorität und Kosten ein

Im Anschluss muss das Ticket noch gespeichert werden.

Ticket mit Fotos und Sprachaufnahme erfassen (KI Foto-Analyse)

Mit unserer KI können Sie eine vollständige Ticketdokumentation nur mit Hilfe von Fotos und einer Sprachaufnahme erstellen.

Klicken Sie im Cockpit auf das “+”-Symbol > “Neues Ticket”.

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Im nächsten Dialog wählen Sie “Fotos analysieren”.

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Anschließend öffnet sich die Kamera auf Ihrem Smartphone.

Nun können Sie die Fotos vom Ticket aufnehmen oder aus Ihrer Galeria hinzufügen:

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Über das Kamera-Symbol unten können Sie direkt mit der Kamera das Ticket fotografieren.

Um zwischen einer Weitwinkel und normalen Ansicht zu wechseln, klicken Sie auf das Kamera-Symbol oben rechts.

Um Fotos aus Ihrer Galerie hinzuzufügen, klicken Sie auf das -Symbol.

Im nächsten Schritt nehmen Sie die Sprachnachricht durch das Gedrückthalten des - Button auf.

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Das Smartphone nimmt auf, sobald der Button grau erscheint.

Sprechen Sie nun die Informationen zum Ticket in Ihr Smartphone und lassen Sie den Button los, wenn die Aufnahme beendet werden soll.

Den Text, den Sie einsprechen, wird auf dem Bildschirm dargestellt.

Sie möchten die Aufnahme korrigieren?

Halten Sie dafür einfach erneut den Button zur Aufnahme gedrückt. Sprechen Sie nun die neuen Informationen ein.

Hinweis: Der alte Text wird bei erneuter Aufnahme überschrieben.

Nachdem sie alle Fotos aufgenommen und Informationen über die Sprachfunktion aufgezeichnet haben, können Sie durch Klicken auf den grünen Haken die Analyse starten.

Die Analyse kann bis zu 60 Sekunden dauern. Im Anschluss wird der Ticket-Dialog automatisch geöffnet:

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Nun können Sie können die Ergebnisse bearbeiten und dem Ticket ggf. ein Projekt und Gewerk zuordnen und es verorten.

Die mit Hilfe der KI im Hintergrund erstellten Tickets sind in der Ticketverwaltung mit einem -Symbol neben der Nummer gekennzeichnet. Diese Tickets müssen noch geprüft werden. Das bedeutet, Sie klicken auf das jeweilige Ticket und Stift-Symbol, nehmen ggf. Änderungen vor und speichern das Ticket erneut.

Nachdem Sie die mit Hilfe der KI erstellten Tickets überprüft und erneut gespeichert haben, wird das Symbol durch ersetzt.

Filter für KI-generierte Tickets

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Des Weiteren können Sie durch Rechtsklick auf die Tabelle zwei weitere Spalten hinzufügen:

• KI-generiert: Gibt an, ob das jeweilige Ticket mit Hilfe der KI erstellt wurde

• KI-Status: Gibt Ihnen Informationen darüber, ob das Ticket z.B. noch generiert wird.

Zusätzlich kann die Liste der Tickets nach Status und “Herkunft” gefiltert werden.

Zusammenfassungsbericht für Tickets

Mit Hilfe der KI-Funktionen können Zusammenfassungsberichte auf Basis der hinterlegten Informationen von Tickets erstellt werden. Dafür gehen Sie in die Ticket-Übersicht über die linke Menüleiste und klicken auf “Drucken/exportieren” und anschließend auf “Zusammenfassungsbericht (KI)”.

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Es öffnet sich ein neues Fenster und Flexxter generiert den Bericht für Sie. Der Bericht kann beliebig in der Ansicht angepasst werden.

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Klicken Sie auf “Übernehmen”. Nun kann der Bericht als PDF-Datei heruntergeladen oder per E-Mail versendet werden.

Behinderungsanzeige für Tickets

Setzen Sie in der Übersicht bei den Tickets ein Häkchen, für welche eine Behinderungsanzeige erstellt werden soll. Die Informationen, die im Ticket gespeichert sind, werden genutzt, um das Anschreiben der E-Mail oder des Berichts automatisch zu erzeugen.

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Die Behinderungsanzeige erstellen Sie ebenfalls direkt in der Ticketübersicht über “Drucken/exportieren” und “Behinderungsanzeige (KI)”. Im nächsten Fenster finden Sie den generierten Bericht.

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In der Anzeige werden wesentliche Informationen zu den Tickets aufgeführt. Ergänzen Sie persönliche Daten wie z.B. den Adressaten. Passen Sie den Text im Editor beliebig an und klicken Sie auf “Übernehmen”.

Die Anzeige kann ebenfalls als PDF-Datei heruntergeladen oder per E-Mail versendet werden.

Tickets per E-Mail senden

Klicken Sie in der Übersicht eines Tickets auf “Ticket exportieren” und “Per E-Mail senden”.

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Geben Sie einen beliebigen Text im Textfeld ein. In der nachfolgenden Übersicht können Sie verschiedene KI-Funktionen nutzen, die den vorliegenden Text anpasst:

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Text umformulieren

Ist ein Text ungenau geschrieben oder enthält Rechtschreib- oder Grammatikfehler formuliert Flexxter den Text automatisch um und generiert eine förmlichere E-Mail.

Ein Beispiel:

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Zur Kenntnis

Diese Funktion formuliert einen Text, welcher über die Kenntnisnahme eines Tickets berichtet.

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Bitte um Abstellung

Hier wird eine E-Mail formuliert, welche die Behebung des Tickets fordert.

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Analyse von Abweichungen

Abweichungsbericht von Basisplänen

Mit der App “Basispläne” und “KI-Funktionen” können Sie mögliche Ursachen für die Verzögerungen zwischen dem aktuellen Bauzeitenplan und einem ausgewählten Basisplan identifizieren.

Wählen Sie im Bauzeitenplan die oberste Projektebene aus und klicken Sie im rechten Menü auf die Kachel “Basispläne anzeigen”.

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Klicken Sie auf den jeweiligen Basisplan und auf “Ursachen suchen (KI)”.

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Sie erhalten einen Abweichungsbericht als PDF-Datei mit einer Auflistung möglicher Ursachen für die Verzögerungen zwischen dem aktuellen Bauzeitenplan und dem gesicherten Basisplan (siehe Bild).

Mehr zur App “Basispläne” finden Sie hier

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Abschlussbericht zu Verzögerungen (Tickets)

Nach Abschluss eines Projektes erhält der Projektleiter automatisch einen Analyse-Bericht zu den Verzögerungen: Unsere KI ermittelt die Verschiebungen der Gewerke, die im Laufe des Projekts aufgetreten sind und meldet die Tickets, die vermutlich zu den Verzögerungen geführt haben.

Prognosen für Verzögerungen durch Tickets

Wenn Sie in Zukunft ein neues Ticket anlegen, wird dieses Ticket mit anderen Tickets in Flexxter verglichen und gibt eine Prognose ab, zu welchen Verzögerungen das Ticket führen könnte.

Diese Information wird direkt in den Ticketdetails angegeben.

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KI-Berichte zur Umweltverträglichkeit von Bauvorhaben

Erstellen Sie Berichte zur Umweltverträglichkeit Ihrer Bauvorhaben. Dazu klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den obersten Projektbalken und wählen den entsprechenden Bericht (Rechtsklick → Berichte/Export → Umweltverträglichkeitsprüfung)

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Im nächsten Fenster können Sie die Art des Bauvorhabens und die Umgebung in den jeweiligen Textfeldern beschreiben. Im Anschluss klicken Sie auf “Bericht erzeugen”.

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Flexxter generiert den Bericht für Sie in Form einer PDF-Datei und lädt diesen automatische herunter.