KI-Chatbot

Den KI-Chatbot in Flexxter können Sie verwenden, um zu verschiedenen Themen Fragen zustellen oder um Analysen zu bestehenden Daten durchzuführen.

Inhalt

Wichtige Informationen

Chat öffnen — wo klicken?

Desktop (empfohlen)

Wo	Was klicken

Wo	Was klicken
Obere Leiste (rechts)	Chip „KI-Chat“ oder „Credits“ mit Sparkle-Symbol — öffnet den Chat Open
Im Projekt	Menü des Projekts → Button „Frag die KI“ Open
Bauzeitenplan	Projekt öffnen → wie oben über „Frag die KI“ im Projektmenü

Smartphone / Tablet

Wo	Was klicken

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Schwebender Button	Unten links: runder KI-Button (nur in der App auf Cockpit/Projekt) Open
Im Projekt	„Frag die KI“ im Projektmenü

Weiterarbeiten

• Push-Nachricht oder Link mit Chat-Verweis → öffnet die bestehende Unterhaltung direkt wieder.

Hinweis: Die frühere Tastenkombination F1 und das Sternchen-Symbol in der alten Leiste gelten für den früheren Chatbot: Beim neuen KI-Chat nutzen Sie den KI-Chat-Chip oben rechts.

Erste Schritte im Chat

Open

1. Chat öffnen (siehe oben).

2. Oben auf „Projektmanager-Assistent (KI)“ klicken → passenden Assistenten auswählen (siehe unten).

3. Für Projektfragen: auf den Kontext-Banner tippen → Projekt (ggf. Gewerk) wählen.

4. Frage eintippen und auf die Schaltfläche “senden” klicken → Senden (Pfeil).

5. Warten, bis die Antwort fertig ist („Denke nach…“ verschwindet).

6. Ggf. auf Links in der Antwort klicken, um direkt zu Tickets, Aufgaben, Angeboten usw. zu springen.

Sidebar (links): Zeigt zum einen eine Historie aller Gespräche des aktuell eingeloggten Mitarbeiters und ermöglicht es, einen neuen Chat zu öffnen.

Assistenten wählen

Sie können verschiedenen KI-Agenten wählen, um Ihre Aufgaben durchzuführen. Agenten besitzen verschiedene Fähigkeiten und sind für den Einsatz in verschiedenen Aufgaben abgestimmt.

In dieser Tabelle finden Sie eine Auflistung der verfügbaren Agenten.

Tipp: Für den Alltag im Bauprojekt starten Sie meist mit dem Projektmanager-Assistenten.

Projektbezug setzen

Jeder KI-Agent arbeitet immer im Kontext von einem Projekt und ggf. einem speziellen Gewerk in dem Projekt. Der Kontext wird immer auf das Projekt gesetzt, das Sie zuletzt geöffnet hatten. Prüfen Sie darum immer zuerst, ob Sie in dem richtigen Projektkontext sind über einen Blick auf die obere Kontextleiste.

Open

• Mit Projekt: Kontext-Banner zeigt z. B. „Aktueller Kontext: [Projektname]“.
  → Tickets, Termine, Bautagebücher und Finanzen beziehen sich auf dieses Projekt.

• Ohne Projekt: Banner „Kein Kontext gewählt“ — z. B. Kundensuche, allgemeine Fragen.

• Wechseln: Banner antippen → anderes Projekt wählen.

Sie müssen nicht zuerst den Bauzeitenplan oder das Projekt in der Übersicht öffnen - wählen Sie das Projekt im Chat oder öffnen Sie den Chat aus dem Projekt (dann ist es oft schon vorausgewählt).

Typische Anwendungsfälle

Unsere KI-Agenten können nicht nur einfache Fragen zu den Projekten beantworten, sondern auch Analysen durchführen und Änderungen in Projekten durchführen.

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die möglichen Einsatzszenarien.

Projektstand auf einen Blick

„Fasse den Projektstand zusammen: offene Tickets, Verzüge, letzte Bautagebücher.“

→ Zusammenfassung mit Links zu Details.

Mängel und Tickets

„Welche offenen Tickets haben hohe Auswirkung?“
„Neuer Kommentar in Ticket [Nr.] hinzufügen: Termin mit Subunternehmer vereinbart.“
„Setze Ticket [Nr.] auf erledigt.“

→ Suchen, lesen, kommentieren, Status ändern (mit Bestätigung, wo vorgesehen).

Bautagebuch auswerten

„Was wurde letzte Woche zum Rohbau laut Bautagebüchern dokumentiert?“
„Gab es Einträge in den Bautagebüchern zu Verzögerung wegen Wetter?“

→ Durchsucht Ihre Bautagebücher im Projekt; Sie springen per Link zum Eintrag.

Nach KI-Verarbeitung eines diktierten Tagebuchs: Optional erhalten Sie eine Push-Nachricht mit Aufgabenvorschlägen im KI-Chat — prüfen und nur übernehmen, was passt (Firmeneinstellung).

Terminplan und Verzug

„Analysiere den Bauzeitenplan: wo droht Verzug?“
„Sind die Dauern für die Gewerke im EG realistisch?“

→ Analyse ohne sofortige Änderung.

Termine verschieben:

„Verschiebe Malerarbeiten um eine Woche.“

→ Vorschau mit Daten → Ja bestätigen → dann Verschiebung.

Wetter

„Wie ist die Wetterprognose? Gibt es Risiko für Betonarbeiten diese Woche?“

Angebot — schnell

„Erstelle ein Angebot für Kunde [Name]: [kurze Leistungsbeschreibung], Gewerk [X].“

Die KI fragt nach, was noch fehlt (nicht nur das Gewerk). Angebot in der Antwort verlinkt → dort prüfen und versenden.

Angebot - umfangreich (geführt)

Open

1. Assistent „Geführtes Angebot“ wählen.

2. Leistungsumfang besprechen (Fotos/Grundrisse anhängen hilft!).

3. Arbeitspakete bestätigen.

4. Paket für Paket Positionen vorschlagen lassen - nach jedem Paket bestätigen.

Sie können diesen Agenten auch öffnen, indem Sie im Bereich “Angebote & Rechnungen” auf die Schaltfläche “Neues Angebot / Rechnung” klicken und dort „Neues Angebot (KI)“ wählen

Kommunikation

„Schick dem Gewerk Sanitär eine Nachricht als Erinnerung zur Abnahme.“
„Sende mir eine E-Mail mit der Zusammenfassung.“

(Slack/Teams-Nachrichten können nur gesendet werden, wenn Ihre Firma MS Teams oder Slack in den Systemanpassungen eingebunden hat)

Dokument im Projekt

„Erstelle eine Zusammenfassung der heutigen Baubesprechung auf Basis folgender Notizen (*Notizen*) und erstelle diese Zusammenfassung als neues Dokument in dem Projekt.“

→ Datei im Projekt; Link in der Antwort.

Anhänge, Sprache, Antwortqualität

Unter dem Eingabefeld im KI-Chat finden Sie folgende Schaltflächen:

Open

Beispiel Anhang: Grundriss-PDF + „Schätze Flächen und Leitungslängen für das Angebot.“

Bestätigungen und Sicherheit

Wenn der KI-Agent Änderungen vornehmen will - beispielsweise die Daten eines Gewerks ändern, wird er zunächst eine Vorschau anzeigen und eine Bestätigung abfragen:

• Schaltflächen Ja / Nein erscheinen, wenn die KI etwas Ändern will (Termin, Ticket, Aufgabe, …).

• Nein → keine Änderung; Sie können die Anfrage anpassen.

• Ja → Ausführung im Hintergrund; kurz warten, bis die Bestätigung in der Antwort steht.

Credits (Guthaben)

Jede KI-Aktion in Flexxter verbraucht KI-Credits. Mit der Buchung des Add-ons “Künstliche Intelligenz” erhalten Sie automatisch pro Lizenz ein Grundguthaben:

• Pro Benutzerlizenz und Monat gibt es ein Grundguthaben (Credits).

• Der Verbrauch variiert je nach Umfang der Anfrage und gewähltem Modell (Light vs. Pro).

• Sollten alle Credits verbraucht sein, wird Flexxter Sie darauf hinweisen. In diesem Fall kann Ihr Administrator kostenpflichtig neue Credits erwerben.

Um den Verbrauch und den aktuellen Stand Ihrer KI-Credits zu sehen, öffnen Sie den KI-Chat und klicken Sie auf die Schaltfläche “Credits”:

Open

Open

Sie finden hier eine Übersicht der verfügbaren Credits in Ihrem Unternehmen gegliedert nach monatlichen Credits und gekauften Credits.

Im unteren Teil des Dialogs finden Sie auch eine detaillierte Aufschlüsselung, wofür Credits verbraucht wurden.

Um neue Credits zu erwerben, klicken Sie einfach auf eines der dargestellten Pakete.

Hintergrund-Agenten (automatisch)

Neben dem Chat können KI-Agenten natürlich auch weiterhin im Hintergrund laufen (z. B. Wetter-Warnung per E-Mail, wöchentlicher Baubericht).

Einrichten: Projekt → KI-Agenten → Agent auswählen und aktivieren.

Das ist nicht derselbe Bildschirm wie der tägliche Chat - der Chat ist für Ihre direkten Fragen und Aktionen.

Hilfe zu Flexxter-Funktionen („Wie klicke ich …?“)

Sollten Sie Fragen zur Bedienung von Flexxter haben, hilft Ihnen unser KI-Agent aktuell noch nicht weiter. Nutzen Sie in diesem Fall unseren Kundensupport über das Fragezeichen in der obersten Menüleiste.