Projektkosten
- fedra.kuttkat
- Jonas Habel
- Christian Gollasch
Hinterlegen Sie Projektausgaben und Rechnungen und behalten Sie den Überblick über Soll- und Ist-Kosten.
App installieren
Im App-Store im linken Seitenmenü können Sie die App “Projektausgaben” finden und installieren.
Projektkosten hinterlegen
Öffnen Sie den Bauzeitenplan des Projekts, für welches Sie Kosten hinterlegen möchten.
Projektkosten können an jedem Gewerk oder auf der obersten Projektebene hinterlegt werden
Wählen Sie das jeweilige Gewerk oder die oberste Projektebene aus und wählen Sie im rechten Menü die Kachel “Projektkosten” aus.
Folgendes Fenster öffnet sich:
Hier können Sie zum einen die Kosten des Gewerks verwalten und Belege oder Rechnungen für das ausgewählte Gewerk hochladen (erste Option). Alternativ können Sie die Plankosten für das gesamte Projekt und aller Gewerke in Form einer Tabelle bearbeiten und die Kosten im Detail auswerten (zweite Option).
Hier können Sie folgende Informationen einsehen (von links nach rechts):
Aktuelle Kosten im Gewerk (Ist)
Geplante Kosten im Gewerk (Soll)
Beauftragte Kosten im Gewerk (Ist)
Geplante Kosten im im Projekt (Soll)
Aktueller Umsatz im Gewerk (Ist)
Geplanter Umsatz im Gewerk (Soll)
Defintionen:
Geplante Kosten sind die Kosten, die Sie in Ihrer Budgetplanung für dieses Gewerk vorsehen
Beauftragte Kosten sind die Kosten, für die Sie bereits Firmen beauftragt haben bzw. bei eigenen Mitarbeitern, für die Sie bereits eine Beauftragung erhalten haben.
Ist-Kosten sind die Kosten, die auf Basis Ihrer hinterlegter Rechnungen / Belege bereits im Projekt angefallen sind.
Rechteverwaltung: Für das Hinterlegen und Bearbeiten von Kosten benötigen die jeweilige Person Rechte zum Editieren vom jeweiligen Projekt (z.B. Projektleiter).
Die Spalten der Tabelle können beliebig per Drag-and-Drop verschoben oder durch Rechtsklick ausgeblendet werden. Wenn Sie die Maus zwischen die Spalten halten, kann die Spaltenbreite durch Klicken und gedrückt halten verschoben werden.
Geplante Kosten im Gewerk anpassen
Durch Klicken auf das Fenster “Geplante Kosten” öffnet sich ein weiteres Fenster. Hier können Sie die geplanten Kosten für das jeweilige Gewerk hinterlegen und jederzeit aktualisieren.
Die geplanten Kosten für das Projekt werden entsprechend kumuliert und aktualisiert.
Das gleiche Vorgehen gilt für die “Beauftragten Kosten”.
Kosten und Rechnung hinterlegen
Um eine neue Ausgabe hinzuzufügen, klicken Sie auf 
Nun erscheint folgendes Fenster:
Nun können Sie beliebig die Felder ausfüllen.
Titel, Datum und Projekt werden vom System automatisch ausgefüllt. Diese können jedoch nachträglich geändert werden.
Rechnung hinterlegen: Im oberen Bereich können Sie eine Rechnung als Foto oder PDF-Datei für die jeweilige Ausgabe hinterlegen.
Kosten editieren oder löschen
Durch das Klicken auf eine Ausgabe in der Übersicht kann diese nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden.
Plankosten für Projekt bearbeiten
Beim Klick auf die Kosten-Kachel im Projekt oder Gewerk können Sie ebenfalls die Option “Plankosten für Projekt” wählen. Hier haben Sie die Möglichkeit in einer Tabelle alle geplanten und beauftragten Kosten des gesamten Projekts inklusive aller Gewerke in einer Übersicht zu bearbeiten.
Fahren Sie dazu mit der Maus über eine Zelle in der Tabelle und klicken Sie auf das erscheinende Stift-Symbol. Nun können Sie den neuen Betrag eingeben und mit Enter bestätigen.
Sie können auch mittels TAB-Taste in die nächste Zelle springen, um dort die Kosten zu bearbeiten.
Sie können die geplanten und bauftragten Kosten hier auch mittels Excel bearbeiten, indem Sie die Tabelle über “Kosten exportieren” als Excel-Datei herunterladen und anschließend über die Schaltfläche “Kosten importieren” die bearbeitete Excel-Datei wieder hochladen.
Kosten pro Monat auswerten
Sie können die geplanten Kosten, die beauftragten Kosten und die Ist-Kosten, sowie die Umsätze nun auch über die Schaltfläche “Auswertung öffnen” in einem monatlichen Balkendiagramm analysieren.
Hierbei werden die geplanten und die beauftragten Kosten jeweils zum Ende des Gewerks verbucht, in dem diese hinterlegt sind (wenn also Geplante Kosten von 500k im Gewerk “Holzbau” hinterlegt sind und dieses Gewerk am 15.02. endet, werden die 500k im Februar verbucht).
Ist-Kosten werden jeweils zum Rechnungsdatum verbucht, das auf dem Beleg vermerkt ist.
Umsätze kommen aus den Aufgaben der Gewerke und werden entweder zum Ende des Gewerks verbucht, in dem diese hinterlegt sind oder - falls die Aufgabe ein explizites Enddatum besitzt - zu diesem Datum.
In diesem Dialog finden Sie ganz oben die kumulierten Geplanten Kosten, beauftragten Kosten und ist-Kosten im gewählten Zeitraum. Wenn Sie die Projektkostenanalyse aus einem Projekt öffnen, wird Ihnen automatisch ein Filter auf das Projekt gesetzt. Der dann genutzt Zeitraum ist der Projektzeitraum. Sollte es aber Belege (Ist-Kosten) geben, die außerhalb des Projektzeitraums liegen, wird der angezeigte Zeitraum bis zu diesem Datum verlängert, sodass Sie immer alle Kosten zu dem Projekt in der Übersicht haben.
Sie können den Projektfilter auch entfernen, indem Sie auf das X-Symbol neben dem Projektfilter über dem Balkendiagramm klicken. Dazu müssen Sie jedoch zuvor einen Zeitraumfilter gesetzt haben. In diesem Fall werden Ihnen dann alle Kosten über alle Projekte Ihrer Firma angezeigt.
Die Auswertung können Sie ebenfalls mit einem Klick auf die Schaltfläche “Export” oben rechts im Dialog nach Excel exportieren.
KI-Funktion für Kosten
Wenn Sie die KI-Funktion in Flexxter aktiviert haben, können Sie eine Rechnung als PDF oder Foto bei den Kosten hinterlegen. Flexxter analysiert den Inhalt der Rechnung und ergänzt automatisch den Titel, das Datum und die Kosten. Mehr zu den KI-Funktionen.
Einsicht in Projektanalyse
Die hinterlegten Kosten werden in der Projektanalyse berichtet. Mehr zu der App “Projektanalyse”