Formularvorlagen erstellen
- fedra.kuttkat
Mit Formularen können Sie firmenweit gültige Formularvorlagen, die Ihre Mitarbeiter beispielsweise in Projekten nutzen können, definieren.
Hinweis: Nur der Administrator der Firma und Mitarbeiter mit dem Recht die Systemanpassung zu bearbeiten können Formulare erstellen und bearbeiten.
Inhalt
Formularvorlage erstellen
Vorlagen für Formulare können in den Systemanpassungen oder direkt auf der Unterseite Formulare angelegt werden.
Zu den Systemanpassung gelangen Sie folgendermaßen: Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen (hier Björn Hoffmann) > Einstellungen > Systemanpassungen (siehe rote Markierungen)
Zu der Formularübersicht gelangen Sie über das linke Seitenmenü (siehe rote Markierungen)
In den Systemanpassung scrollen Sie zum Reiter “Formular-Vorlagen”. Hier können Sie einen Titel für das Formular festlegen. Bestätigen Sie durch das Klicken des blauen Hakens.
Klicken Sie in der Spalte “Aktion” auf den Pfeil und wählen Sie “Bearbeiten”. Nun öffnet sich ein Fenster. Über “Felder bearbeiten” gelangen Sie zum Formular-Editor, um bestehende Formularvorlagen zu bearbeiten oder eine neue Formularvorlage zu erstellen.
Freigabeoptionen festlegen
Legen Sie an dieser Stelle durch Klicken auf das Kästchen fest, ob das Formular nur intern, für die Mitarbeiter Ihrer Firma, oder ebenfalls extern, für zugewiesene Firmen, verfügbar sein soll.
Des Weiteren können Sie festlegen, ob die Inhalte des Formulars als Erweiterung für Bautagebucheinträge dienen soll oder eine Vorlage für die individuelle Projektdaten darstellt (siehe App-Erweiterungen).
Wird die Vorlage für Ticketberichte freigegeben, kann die Vorlage für den Export von Tickets als PDF-Datei verwendet werden, um bspw. Vorlagen für Behinderungsanzeigen zu erstellen.
Bei Formularvorlagen für Ticketberichte können keine Fotos und Unterschriften eingebunden werden.
Bei der Erweiterung für Bautagebücher können keine Foto und Unterschriften eingebunden werden.
Formularvorlage bearbeiten
Nach der Erstellung der Formatvorlage, können Sie die Formatvorlage jederzeit bearbeiten. Klicken Sie auf den Pfeil im Bereich “Aktion” und wählen Sie “bearbeiten”.
Sie haben die Option den Titel und die Farbe der Formularvorlage zu bearbeiten. Über das blaue Feld Felder bearbeiten kommen Sie in den Editor-Modus.
Formularvorlage erstellen
Wenn Sie das blaue Feld Felder bearbeiten ausgewählt haben, öffnet sich der Form-Editor.
Im rechten Bereich des Form-Editors befinden sich zahlreiche Formularfelder die Sie verwenden können. Ziehen Sie die Elemente einfach per Drag-and-Drop in den Form-Editor an die jeweilige Stelle. Im Beispiel wird das Textfeld (mehrzellig) ausgewählt.
Folgende Elemente können Sie verwenden:
Überschrift
Hinweistext
Teiler
Reihen und Säulen
Fotos
Unterschrift
Datum & Uhrzeit
Datum
Textfeld (einzeilig)
Textfeld (mehrzeilig)
Zahleneingabe
Auswahlfeld
Kontrollkästchen Gruppe
Tickets
Firmen-Anschrift
Sie können so viele Felder hinzufügen, wie Sie wollen.
Auswahlfelder und Kontrollkästchengruppen
Sie können auch Optionsfelder und Kontrollkästchengruppen in Ihre Formulare einfügen. Optionsfelder zeigen mehrere Optionen für den Nutzer an aus denen sich dieser genau eine Option wählen kann.
Kontrollkästchengruppen ermöglichen es, mehrere Optionen anzuhaken.
Wenn Sie ein solches Feld in Ihr Formular einfügen, wird automatisch eine Standardoption eingefügt:
Achtung:
Bearbeiten Sie den Text dieser Option niemals direkt in dem Formular, sondern nutzen Sie die nachgehend beschriebene Vorgehensweise.
Um die Werte für diese Elemente festzulegen, fahren Sie mit der Maus über das Element. Es wird dann in der rechten oberen Ecke des Elements ein Fadenkreuz erscheinen:
Wenn Sie mit der Maus wiederum über dieses fahren, wird Ihnen unter anderem ein Stift-Symbol angezeigt. Durch einen Klick auf diesen Stift, können Sie die Optionen bearbeiten.
Wechseln Sie nun in den Tab “Optionen”. Dort sehen Sie eine Auflistung aller hinterlegter Optionen.
Die erste Spalte steht dabei für den angezeigten Titel der Option, die zweite Spalte steht für einen eindeutigen Wert dieser Option (diesen können Sie bspw. für hinterlegte Regeln / Bedingungen nutzen).
Sie können sowohl des Text als auch den Wert ändern oder über die Schaltfläche “+ Option hinzufügen” neue Optionen einfügen.
Wenn Sie mit der Maus erneut über das Fadenkreuz in der rechten oberen Ecke fahren, können Sie durch einen erneuten Klick auf den Stift wieder in die normale Ansicht des Elements wechseln und die geänderten Optionen ansehen.
Magic Keywords
In den Formularvorlagen können sogenannte “Magic Keywords” verwendet werden. Diese dienen als Platzhalter, die automatisch mit Inhalt beim Ausfüllen eines Formulars ersetzt werden.
Eine Auflistung der Magic Keywords finden Sie hier.
Adressfeld in Formularvorlagen
In den Formularvorlagen können Sie ein Adressfeld hinterlegen, dass sich automatisch mit den Daten einer ausgefüllten Firma füllt.
Das Element “Firmen-Anschrift” befindet sich unter dem Reiter “Flexxter”. Ziehen Sie dies einfach per Drag-and-Drop in den Form-Editor. Speichern Sie die Vorlage.
Die Person, die das Formular ausfüllt, kann einfach eine Firma und den Ansprechpartner aus Ihrem Firmenverzeichnis aussuchen und die hinterlegten Daten werden direkt in das Formular übernommen.
Dafür klicken Sie auf das Feld “Firmen-Anschrift” und folgendes Pop-Up öffnet sich:
Hier setzen Sie nun ein Haken bei der Firma, deren Kontaktdaten im Formular eingefügt werden sollen und klicken Sie auf “+ Firma wählen” und “Speichern”.
Das Ticket-Element
Sie können in Ihren Formularen auch Mängel aus dem Projekt bzw. Gewerk verknüpfen, in dem Sie das Formular gerade ausfüllen. Dazu können Sie das Element “Ticket” hinzufügen. Dieses Element zeigt demjenigen, der das Formular ausfüllt eine Liste aller Tickets aus einem bestimmten Projekt bzw. Gewerk an. Welches Projekt bzw. Gewerk verwendet wird, müssen Sie bei der Erstellung des Formulars festlegen.
Zu diesem Zweck definieren Sie die eindeutige ID des Projekts bzw. Gewerks, aus dem die Mängel angezeigt werden sollen. Sie können auch die Magic Keywords “__projekt_id__” bzw. “__root_id__” nutzen, um dynamisch entweder die Nummer des Gewerks oder die Nummer des Projekts als Quelle zu nutzen.
Fügen Sie zunächst das Ticket-Element dem Formular hinzu. Fahren Sie anschließend mit der Maus über das Element und klicken Sie auf das Stift-Symbol:
Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche “+ Attribut”:
Geben Sie nun als Attribut die Bezeichnung “data-project-id” in das erscheinende Fenster ein.
Bestätigen Sie die Eingabe mit “OK” und geben Sie anschließend die ID des Projekts bzw. des Gewerks ein, aus dem die Tickets angezeigt werden sollen. Geben Sie also beispielsweise 34256 ein, um Tickets aus dem Projekt mit der ID 34256 zu ziehen. Geben Sie alternativ die Magic Keywords “__projekt_id__” bzw. “__root_id__” ein, um dynamisch die ID des Projekts bzw. des Gewerks zu nutzen, in dem das Formular ausgefüllt wird.
Tabellen-Funktion
In den Formularvorlagen können Sie ebenfalls Tabellen einfügen.
Die Tabellen-Funktion ist nicht automatisch verfügbar. Kontaktieren Sie uns per E-Mail oder Chat und wir schalten Ihnen das Tabellen-Element frei.
Ziehen Sie zunächst das Tabellen-Element aus dem rechten Bereich in die Formularvorlage.
In der Formularvorlage erscheint zunächst eine 2x2 Tabelle. Jedes Feld kann mit einer Überschrift versehen werden.
Textformatierung
Um Ihren markierten Text in fett darzustellen, verwenden Sie die Kombination [Strg] + [Umschalt] + [F] (Mac: [cmd] + [F]). Kursiv: Für eine kursive Schrift drücken Sie die Tasten [Strg] + [Umschalt] + [K] (Mac: [cmd] + [I]). Unterstreichen: Möchten Sie Ihren Text unterstreichen, drücken Sie [Strg] + [Umschalt] + [U] (Mac: [cmd] + [U]).
Hinweis: Die Formatierung kann durch den jeweiligen Befehl wieder rückgängig gemacht werden. Z.B. kursiven Text markieren und [Strg] + [Umschalt] + [K] drücken.
Spalten/Zeilen hinzufügen und löschen
Über einen Rechtsklick auf ein Feld können Sie Zeilen und Spalten zur Tabelle hinzufügen oder löschen.
Bei dem Ausfüllen von Formularen mit Tabellen können weitere Leer-Zeilen hinzugefügt und ausgefüllt werden.
Spaltenbreite bestimmen
Um die Spaltenbreite zu definieren, klicken Sie auf die jeweilige Spalte per Rechtsklick und wählen “Spaltenbreite” aus.
Im Anschluss geben Sie die Spaltenbreite in Prozent an (ohne Prozentzeichen). Je niedriger der Wert, desto schmaler die Spalte.
Hinweis: In Summe sollten alle Spalten für eine optimale PDF-Formatierung 100 ergeben.
Layout: Mehrspaltige Formatvorlage erstellen
Sie können in Ihre Formularvorlagen mehrere Spalten hinzufügen. Dafür klicken Sie zunächst in der Elementauswahl auf den Pfeil (siehe rote Markierung 1), bis die Kategorie “Layout” erscheint.
Im Anschluss ziehen Sie per Drag-and-Drop das Element “Reihe” (siehe rote Markierung 2) in die Formatvorlage.
Sobald eine Reihe im Form-Editor eingefügt wurde, können per Drag-and-Drop “Säulen”-Elemente nach Bedarf hinzugefügt werden.
Nun können wie gewohnt alle Elemente, wie z.B. Textzeilen, in die Säulen gezogen werden.
Hinweis: Vorhandene Reihen und Säulen können einfach dupliziert werden.
Vorschau-Modus
Um besser nachvollziehen zu können, wie das Formular aktuell aussieht, kann man die Vorschau Option nutzen. Gehen Sie hierzu auf Vorschau im oberen linken Bereich des Form-Editors.
So sieht aktuell das Formular aus.
Sie können in die Felder innerhalb der Vorschau etwas eintragen.
Um Fotos hinzufügen, gehen Sie auf das +.
Um Datum und Uhrzeit hinzufügen, klicken Sie auf das Feld.
Es öffnet sich ein neues Fenster in das Sie Datum und Uhrzeit eintragen können.
Sie können nicht nur Formularfelder hinzufügen, sondern auch HTML-Elemente. Hierbei funktioniert das Hinzufügen genauso wie bei den Formularfeldern.
Wenn Sie die gewünschten Formularfelder hinzugefügt haben, wählen Sie Speichern aus.
Formularvorlagen: Erweiterung für Bautagebücher
Sie können die Felder in Ihrem Bautagebuch erweitern, indem Sie einfach ein Formular erstellen und dieses für das Bautagebuch freigeben.
Die hier definierten Felder werden in dem Dialog zum Füllen des Bautagebuchs zusätzlich angezeigt.
Hinweis:
Sie können nur eine Formularvorlage innerhalb Ihrer Firma für Bautagebücher freigeben.
Bitte beachten Sie außerdem, dass die Felder “Unterschrift” und “Fotos” bei Bautagebüchern nicht zur Verfügung stehen.
Formularvorlagen: Ticketberichte
Mit Hilfe des Formulareditors können Sie individuelle Formularvorlagen für Ticketberichte anlegen. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.
Formularvorlagen: Schreibschutz
Bei Bedarf können Sie einzelne Felder mit einem Schreibschutz versehen. Dies ist dann nützlich, wenn Sie das Formular für Projektvariablen nutzen und diese Projektvariablen lediglich zum Filtern der Projekte dienen sollen, aber nicht durch Ihre Mitarbeiter ausgefüllt werden sollen.
Dieser Fall ist nur hilfreich, wenn Sie mit eingebundenen Firmen arbeiten und die Projektvariablen durch den Auftraggeber auf der obersten Projektebene (ohne Schreibschutz) erstellt werden und die eingebundenen Firmen ein eigenen Projektvariablen-Formular nutzen, um den Filter auf die Projektvariable anwenden zu können.
Klicken Sie in diesem Fall auf das Stift-Symbol für das Feld, dem ein Schreibschutz hinzugefügt werden soll. Wechseln Sie anschließend zu dem Tab “Attribute” und klicken auf “+ Attribut”:
In dem sich öffnenden Fenster geben Sie folgende Bezeichnung ein: “data-protected” und bestätigen Sie mit “OK”:
Anschließend ist der Schreibschutz aktiv.