Über den Bereich “Nachrichten” können Sie Nachrichten zwischen Ihnen und Firmen und Ihren Mitarbeitern mit eigenem Account austauschen. Neben den persönlichen Nachrichten finden Sie in diesem Bereich auch den Informationsverlauf, wenn Sie z.B. einen Subunternehmer angefragt und eingebunden haben eingebunden oder selbst angefragt wurden.

Wichtig: Die Nachrichtenfunktion steht Ihnen ausschließlich für Ihre Partnerbetriebe oder für Firmenkontakte, die sich aus Projektanfragen ergeben haben, zur Verfügung.

Hinweis: Nachrichten mit direktem Projektbezug oder -inhalt werden direkt im Projektchat unter dem jeweiligen Projekt abgebildet.

Alle Nachrichten im Chatverlauf können nicht an Dritte (z.B. Stellvertreter) übertragen werden. Diese Nachrichten verbleiben immer bei dem ursprünglichen Autor.

Sobald eine neue Nachricht vorliegt, erscheint ein roter Punkt am Nachrichten-Symbol in der Menü-Shortcutleiste. Sobald Sie mit der Maus auf das Nachrichten-Icon gehen, öffnet sich das Menü und Sie sehen die Anzahl der neuen Nachrichten.

Klicken Sie nun auf die Nachrichten, öffnet sich das Nachrichtenfenster. Das Nachrichtenfenster ist in 2 Bereiche aufgeteilt. Im Bereich 1 finden Sie Ihre Firmen- oder Mitarbeiterkontakte. Im Bereich 2 Ihre Gruppen.

Es werden die Firmen angezeigt, mit denen Sie bereits in Kontakt getreten sind oder welche mit Ihnen in Kontakt treten wollen.
Hier sehen Sie alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die einen eigenen Flexxter-Account haben.

Tipp: Vergeben Sie Ihren Mitarbeitern einen eigenen Account und tauschen Sie sich über diesen persönlichen Nachrichtenbereich oder den projektbezogen Projektchatbereich aus.

Chat-Partner finden

Im linken Bereich finden Sie die eigenen Mitarbeiter, Firmen und Gruppen

Um Nachrichten mit einer Firma auszutauschen klicken Sie auf „Firmen“. Um mit Ihren Mitarbeitern Nachrichten zu tauschen auf „MITARBEITER“. Der blaue Balken zeigt an, in welchem Ansichtsmodus Sie sich befinden.
Die Suche findet Ihren Nachrichtenpartner entweder in den Firmen oder in den Mitarbeitern. Möchten Sie z.B. eine Firma finden müssen Sie sich im Bereich „Firmen“ befinden. Möchten Sie einen Mitarbeiter finden, müssen Sie in den Bereich „MITARBEITER“ wechseln.

Hat die jeweilige Firma mehrere Ansprechpartner, so kann die jeweilige Person gezielt anschrieben werden.

An dem kleinen grünen oder roten Symbol können Sie erkennen, ob der jeweilige Ansprechpartner innerhalb der letzten 30Minuten online war oder ist.

Sie haben weiterhin die Möglichkeit im Suchfenster nach Nachrichten zu suchen.

Der linke und rechte Chat-Bereich

Im rechten Bereich sehen Sie den jeweiligen Nachrichtenverlauf.

Grundsätzlich wird im persönlichen Chat das Datum, die Uhrzeit und der Nachrichtentext angezeigt.

In diesem Bereich werden die Nachrichten der von Ihnen ausgewählten Firma oder des Mitarbeiters angezeigt. Ihre Nachrichten stehen immer auf der rechten Seite und sind dunkel markiert. Die Nachrichten Ihres Chatpartners finden Sie immer auf der linken Seite des Bereiches.

Eine neue Nachricht verfassen Sie im unteren Bereich in dem Feld „Schreiben Sie eine Nachricht“. Zum Abschicken der Nachricht müssen Sie nur den rechten blauen Pfeil in diesem Feld betätigen.

Neben dem eigentlichen Chattext, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit Ihrem Chatpartner weitere Informationen zur Verfügung zu stellen.

	Senden Sie Ihrem Kontakt Ihre Visitenkarte, mit den Stammdaten, welche Sie in den „Einstellungen“ unter „ZU DEN UNTERNEHMENS-STAMMDATEN“ hinterlegt haben.
	Senden Sie eine pdf-Datei von Ihrem Gerät. Ein Dateimanager öffnet sich und Sie können ausschließlich eine pdf-Datei auswählen und versenden.
	Senden Sie eine Bilddatei. Ein Dateimanager öffnet sich und Sie können ausschließlich eine Bilddatei (jpg oder png) auswählen oder versenden. Wenn Sie mit Ihrem mobilen Gerät arbeiten haben Sie die Möglichkeit ein Foto zu machen und dieses zu versenden.

Der mittlere Chatbereich

In diesem Bereich finden Sie den Kommunikationsverlauf zu Projektanfragen, -annahmen und -ablehnungen.

Projektanfragen werden automatisch vom System generiert, wenn Sie innerhalb eines Projektes eine Firma anfragen. Diese Anfrage steht immer in der Mitte der Seite. Um eine erhaltene Anfrage anzunehmen oder zu bestätigen klicken Sie auf die Schaltfläche “Details ansehen” innerhalb der Anfrage.

Zusammenfassend werden dort die Rahmendaten des Projektes dargestellt. Hier erhalten Sie auch die Möglichkeit das Projekt anzunehmen oder abzulehnen. Klicken Sie das entsprechende Feld.

Je nachdem ob Sie die Anfrage bestätigt oder abgelehnt haben, ändert sich das Symbol

im Chatverlauf wie folgt:

Anfrage wurde angenommen

Anfrage ist noch offen

Anfrage wurde abgelehnt

Gruppen

Über Gruppen erhalten Unternehmen in Flexxter die Möglichkeit, sich mit anderen Unternehmen projektunabhängig bzw. themen- oder organisationsspezifisch auszutauschen.

Gruppen können dabei von jeder Firma angelegt werden und jede Firma hat die Möglichkeit die Mitgliedschaft in Gruppen anzufragen. Eine Gruppe ist dabei vergleichbar mit einem Forum, in dem die einzelnen Firmen Beiträge schreiben können. Gleichzeitig können bei der Suche nach einem Kooperationspartner für ein Projekt, die vorgeschlagenen Kooperationspartner nach einer spezifischen Gruppe sortiert werden.

Gruppen anlegen

Um eine neue Gruppe anzulegen, wechseln Sie auf “Gruppe” und wählen die Schaltfläche “+Neue Gruppe” aus.

Innerhalb dieses Dialogs müssen Sie nun einen Titel und eine Beschreibung der Gruppe hinzufügen. Dabei sind beide Felder verpflichtend. Die Beschreibung dient dazu, , anderen Firmen den Inhalt der Gruppe anzuzeigen. Beide Angaben sind für alle Firmen innerhalb von Flexxter sichtbar.

Nach einem Klick auf die Schaltfläche “Gruppe anlegen”, lädt die Seite erneut und die Gruppe findet sich in der Auflistung Ihrer Gruppen wieder:

Hier haben Sie die Möglichkeit der Gruppe ein Logo bzw. Bild zuzuordnen.

Einladung von neuen Gruppenmitgliedern

Über die “Link-Freigabe” schalten Sie dir Möglichkeit frei, jede beliebige Firma über die Eingabe der E-Mail Adresse in diese Gruppe einzuladen.

Um Firmen in die Gruppe einzuladen, wählen Sie bitte die Funktion “Weitere Firmen einladen” aus.

Den Einladungslink können Sie nun an jede beliebige Firma per E-Mail über Ihr E-Mail Programm versenden.

Sobald der Empfänger den Einladungslink bestätigt hat und die Einladung annimmt, kann er sich kostenlos registrieren oder wird, sofern bereits ein Flexxter-Account besteht, zur Anmeldemaske weitergeleitet.

Gruppen finden und Gruppen beitreten

Firmen können für jede bestehende Gruppe in Flexxter den Beitritt zu dieser Gruppe anfragen. Über den Reiter “Netzwerk” im linken Hauptmenü haben Sie die Möglichkeit im Fenster “Ihre Gruppen” nach Gruppen zu suchen.

Alles, was Sie dazu benötigen, ist der Titel der Gruppe. Diesen geben Sie in der oberen Suchleiste ein. Dabei müssen Sie nicht den kompletten Gruppennamen eingeben. Sobald Sie die ersten Buchstaben in der Suche eingeben, werden Ihnen bereits die passenden Ergebnisse angezeigt.

Wählen Sie die gewünschte Gruppe per Klick aus und fragen Sie den Beitritt über die Schaltfläche “Gruppe beitreten” an.

Die Firma, die ursprünglich die Gruppe angelegt hat, bekommt im Menüpunkt “Netzwerk” den Hinweis, dass eine neue Anfrage vorliegt.

Nach Auswahl des Menüpunktes “Netzwerk” werden im unteren rechten Bereich alle Beitrittsanfragen angezeigt.

Sobald Sie eine dieser Gruppenanfragen ausgewählt haben, können Sie die neue Firma in die jeweilige Gruppe “Aufnehmen” oder die Beitrittsanfrage “Ablehnen”.

Sobald durch “Aufnehmen” die Beitrittsanfrage positiv bestätigt wurde, sieht der neu hinzugefügte Betrieb unter dem Menüpunkt “Netzwerk” die neue Gruppe.

Der Gruppen-Chat

Durch Auswahl der jeweiligen Gruppen, kann jetzt der Gruppenchat genutzt werden. Dazu einfach den jeweiligen Text in das dafür vorgesehene Feld eintragen und durch das Pfeil-Symbol abschicken. Für alle Mitglieder dieser Gruppe (Alle Mitglieder werden im Fenster “Mitglieder” gelistet) ist nun dieser neue Chat-Eintrag ersichtlich.

Nach dem Absenden des Beitrags wird dieser in der Liste der Beiträge angezeigt. In dieser Liste steht der jeweils neueste Beitrag ganz oben.

Beiträge bearbeiten

Bereits geschriebene Beiträge können auch bearbeitet werden.

Sie können z.B. Informationen hinzufügen oder Textbereich löschen. Nach dem Speichern ist der Eintrag verändert und steht alle Gruppenmitgliedern zur Verfügung.

Die anderen Mitglieder sehen ab diesem Zeitpunkt nur noch den neuen Beitrag. Um Missverständnisse zu vermeiden, wird an diesem Beitrag jedoch vermerkt, dass er bearbeitet wurde.

Gruppen bearbeiten

Um eine Gruppe bearbeiten zu können, benötigen Sie Administratorrechte für diese Gruppe. Wenn Sie diese besitzen, können Sie innerhalb der Gruppenansicht über die Einstellungs-Schaltfläche oben rechts den Einstellungs-Dialog öffnen:

Über diesen Dialog können Sie den Titel und die Beschreibung der Gruppe ändern, die Gruppe verlassen und die Gruppe auch löschen.

Administratoren ernennen

Jeder Administrator einer Gruppe kann Mitglieder zu Administratoren ernennen. Wechseln Sie dazu in die jeweilige Gruppe und betrachten Sie die Kachel “Mitglieder” auf der rechten Seite. Wenn Sie mit der Maus über eines der Mitglieder fahren, so werden Ihnen die möglichen Aktionen für dieses Mitglied angezeigt:

Durch einen Klick auf die Schaltfläche “Zum Admin machen” ernennen Sie das jeweilige Mitglied zu einem Administrator der Gruppe, wodurch dieses Mitglied die selben Rechte wie Sie besitzt. Jeder Administrator kann die Gruppe bearbeiten, Administratorrechte aussprechen und entziehen und sogar die Gruppe löschen.

Jeder Admin kann jedem Mitglied auch die Admin-Rechte entziehen.