Zeiterfassung

Inhalt

Wer kann Arbeitszeiten erfassen?

• Jeder Mitarbeiter mit einem Flexxter-Account kann Zeiten erfassen und bearbeiten.

• Projektleiter können Arbeitszeiten für alle Gewerke und Projekte erfassen, auf die Sie Zugriff haben. Hier kann bei der Zeiterfassung in der Schaltfläche beliebig das jeweilige Projekt und Gewerk ausgewählt werden.

• Über den Administratoren-Account können Arbeitszeiten für beliebige Projekte und Gewerke erfasst werden

Ansicht der Zeiterfassung der Mitarbeiter

Im rot markierten Bereich finden Sie die Mitarbeiter, die Sie verwalten.

Klicken Sie auf einen der Mitarbeiter, um die erfassten Zeiten zu sehen. Im Beispiel wurde der Mitarbeiter Herbert Grün gewählt.

Open

Im blauen Bereich finden Sie die erfassten Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Sie können diese oben filtern und drucken, bearbeiten oder die Auswertung öffnen.

Zeitfenster wählen

Über das obere graue Monatsfeld können Sie den jeweiligen Monat auswählen. Über das +-Zeichen können einen neuen Zeiteintrag hinzufügen.

Soll-Ist-Vergleich für erfasste Arbeitszeiten

Im rechten Bereich der Tabelle haben Sie einen Soll-Ist-Vergleich, der sich aus den hinterlegten Standardarbeitstagen und -zeiten des Mitarbeiters und der aufgezeichneten Arbeitsstunden zusammensetzt.

Beispiel:

• Am Dienstag (04.07) sollte der Mitarbeiter laut der Standardarbeitszeiten 8 Stunden arbeiten, jedoch wurden wurden keine Arbeitszeiten erfasst. Daher hat der Mitarbeiter aktuell -08,00 h.

• Am Mittwoch hat der Mitarbeiter 5 Stunden länger gearbeitet (Standard 8 Stunden), daher steht hat der Mitarbeiter + 5,00 h gearbeitet.

• An Tagen, an welchen der Mitarbeiter standardmäßig nicht eingesetzt wird (z.B. Samstag 06.07), steht 0,00 h unter der erfassten Zeit.

Open

Wenn Sie runter scrollen finden Sie den aufsummierten Soll-Ist-Vergleich des jeweiligen Monats.

Wenn Sie die Tabelle drucken, wird ebenfalls der Soll-Ist-Vergleich mit abgebildet.

Zeiteinträge bearbeiten

Wollen Sie bestehende Zeiteinträge verändern, klicken Sie bitte den Pfeil neben dem Zeiteintrag an. Sie können dann den Eintrag bearbeiten oder löschen.

Tabelle ausdrucken

Klicken Sie auf das Tabelle drucken Feld, um die Tabelle auszudrucken.

Es öffnet sich automatisch ein Feld indem Sie ihre Druckoptionen auswählen können.

Weitere Funktionen

Über die orange Schaltfläche oben stehen Ihnen im Rahmen der Zeiterfassung weitere Optionen zur Verfügung.

Diagramm anzeigen

Sie können sich ein Diagramm anzeigen lassen. In diesem Diagramm werden Ihnen alle eingetragenen Arbeitszeiten des jeweiligen Mitarbeiters auf Monatsbasis angezeigt.

Liste herunterladen

Über die Option “Liste herunterladen” können Sie sich alle Monatseinträge des jeweiligen Mitarbeiters herunterladen.

Alle angezeigten Zeiten genehmigen oder entsperren

Wenn Sie alle Zeiten genehmigen, sind diese für die Bearbeitung gesperrt. Wenn Sie die Zeiten “entsperren”, werden sie wieder zur Bearbeitung freigegeben.

Monatliche Arbeitszeiten aller Mitarbeiter herunterladen

In der Zeiterfassungsübersicht können Sie die erfassten Zeiten eines Monats für alle Ihre Mitarbeiter mit einem Klick als CSV-Dateien herunterladen.

Auf der Unterseite zur Zeiterfassung klicken Sie im Fenster, in welchem Ihre Mitarbeiter aufgelistet sind, auf den orange hinterlegten Pfeil (siehe Markierung 1) und im Anschluss auf “Zeiten herunterladen” (siehe Markierung 2).

Im Anschluss können Sie den Monat auswählen, für den Sie die erfassten Arbeitszeiten herunterladen möchten.

Zeiterfassung: Ansicht als Mitarbeiter

Zeiterfassung beginnen

Um die Zeit als Mitarbeiter zu erfassen, gehen Sie in den Bereich der Zeiterfassung.

Sie sehen nun das Menü der Zeiterfassung für die heutige Zeiterfassung (15.10.2021).

Klicken Sie auf den orangenen Start-Button, um die Zeiterfassung zu starten.

Arbeitszeiten Projekt, Gewerk und Aufgabe zuweisen

Im nächsten Schritt werden Sie dazu aufgefordert ein Projekt auszuwählen, für das die Arbeitszeit erfasst werden soll. Wählen Sie das Gewerk oder das Projekt und optional die Aufgabe aus, für das die Arbeitszeit erfasst werden soll (die Wahl des Gewerks und der Aufgabe sind optional) und hinterlegen Sie optional noch Notizen zu der erfassten Arbeitszeit.

Im Übrigen können auch Projektleiter Ihre Arbeitszeiten erfassen und Projekten & Gewerken oder Aufgabe zuweisen. Einem Projektleiter wird dabei die Möglichkeit gegeben die Zeiten auf jegliche Projekte und Gewerke zu buchen, auf die dieser Zugriff hat.

So sieht es aus, wenn die Zeiterfassung läuft.

Um die Zeiterfassung zu beenden, wählen Sie den roten “Stop” Button aus.

Die Zeiterfassung ist nun beendet.

Gleichzeitig wird ein Eintrag erstellt, sodass Sie einen Überblick über die erfassten Zeiten haben.

Wählen Sie das orangene Feld “Alle Zeiten anzeigen” aus, um alle eingetragenen Zeiten zu sehen oder Zeiten nachzutragen. In der nachfolgenden Maske wird grundsätzlich das aktuelle Tagesdatum angezeigt.

Über die Schaltfläche “Zeiten nachtragen” öffnet sich für den Mitarbeiter die nachfolgende Maske.

Nach der Eingabe von Datum und Uhrzeit, können Sie nun ein Gewerk oder Projekt auswählen, für das die Zeit nachgetragen werden soll.

Zusätzlich können Sie auch die Aufgabe wählen, für die die erfasste Arbeitszeit gelten soll.

Über die Schaltfläche “Aktuellen Monat zeigen” sieht der Mitarbeiter einen Gesamtübersicht über den aktuell laufenden Monat.

In der Gesamtliste können bestehende Einträge gelöscht oder geändert werden. Dazu muss lediglich der kleine rechten Pfeil gewählt werden und es öffnet sich das nachfolgende Menü.

Am Ende der Gesamtübersicht werden alle Stunden aufsummiert und alle Abwesenheiten dieses Monats aufgeführt.

Auswertung für erfasste Arbeitszeiten (Gesamtstunden + Personalkosten)

In der Zeiterfassung können Sie nun auch die gesamten Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter in einem vorgegebenen Zeitraum analysieren (bspw. um schnelle Abschlagsrechnungen zu erstellen).

Zur Auswertung gelangen Sie in der Zeiterfassung über den Button “Auswertung öffnen”.

In einem neuen Fenster öffnet sich die Auswertung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter.

Hier können Sie die gesamten Arbeitsstunden (ohne Abwesenheiten) sowie die Personalkosten aller ausgewählten Mitarbeiter (ohne Abwesenheiten) ablesen. Das Balkendiagramm gibt dabei einen Überblick über die geleisteten Gesamtstunden.

Filtern nach Zeitraum, Mitarbeitern, Projekt/Gewerk und Aufgaben

Um eine spezifischere Auswertung zu erhalten, können Sie einen Filter für den Zeitraum setzen, spezifische Mitarbeiter sowie Projekte und Gewerke auswählen.

Zeitraum definieren

Klicken Sie auf folgendes Symbol, um einen Zeitraum zu definieren.

Mitarbeiter auswählen

Über das zweite Symbol können Sie festlegen, für welche Mitarbeiter die Auswertung angezeigt werden soll. Setzen Sie dafür einfach bei den jeweiligen Mitarbeitern ein Häkchen und klicken Sie auf “Mitarbeiter wählen”.

Im Anschluss wird über dem Diagramm angezeigt, welche Mitarbeiter aktuell eingeblendet werden.

Nach Projekt oder Gewerk filtern

Um nach einem Projekt oder Gewerk zu filtern, klicken Sie in der Auswertung auf folgendes Symbol.

Im nächsten Fenster kann das Projekt und Gewerk ausgewählt, nachdem die Auswertung gefiltert werden soll.

Nach Aufgabe filtern

Um nach einer Aufgabe zu filtern, klicken Sie auf folgendes Symbol:

In dem nächsten Fenster wählen Sie dann das Projekt und Gewerk, in dem sich die Aufgabe befindet. Anschließend werden Ihnen alle enthaltenen Aufgaben angezeigt und Sie können eine oder mehrere Aufgaben aktivieren.

Export der Arbeitszeitanalysen nach Exel

Die Analyse der Zeiterfassung kann nach Excel exportiert werden. Klicken Sie hierfür auf .

Die Excel-Mappe wird automatisch heruntergeladen. Hier werden die Filter-Informationen zum Projekt, Zeitraum und den Mitarbeitern aufgelistet, sowie die Stunden und Kosten dieser Mitarbeiter.

Beispiel:

Arbeitszeiten erfassen außerhalb von Gewerkszeiten

Einem Gewerk zugewiesene Mitarbeiter können auch Zeiten in Gewerken für Tage erfassen, die außerhalb des Gewerkzeitraums liegen.

Hier gelten folgende Regeln:

1. Der frühste Zeitpunkt, zu dem Arbeitszeiten erfasst werden können, entspricht dem frühesten Zieldatum einer hinterlegten Aufgabe im Gewerk

2. Der späteste Zeitpunkt für die Erfassung von Arbeitszeiten ergibt sich aus dem spätesten Ticket-Zieldatum.