Inhalt
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Wer kann Arbeitszeiten erfassen?
Jeder Mitarbeiter mit einem Flexxter-Account kann Zeiten erfassen und bearbeiten.
Projektleiter können Arbeitszeiten für alle Gewerke und Projekte erfassen, auf die Sie Zugriff haben. Hier kann bei der Zeiterfassung in der Schaltfläche beliebig das jeweilige Projekt und Gewerk ausgewählt werden.
Über den Administratoren-Account können Arbeitszeiten für beliebige Projekte und Gewerke erfasst werden
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Das Arbeitszeitgesetz wird nicht berücksichtigt. |
Ansicht über die Zeiterfassung der Mitarbeiter
Im roten Bereich finden Sie die Mitarbeiter, die Sie verwalten. Klicken Sie auf einen der Mitarbeiter, um die erfassten Zeiten zu sehen. Im Beispiel wurde der Mitarbeiter Herbert Grün gewählt.
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Wochenenden werden gelb hinterlegt |
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Im blauen Bereich finden Sie die erfassten Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Sie können diese oben filtern und drucken oder auch bearbeiten.
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Wichtig: Es werden nur die Rohdaten übertragen. D.h. Tage ohne Eintragungen werden nicht exportiert. |
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Monatliche Arbeitszeiten aller Mitarbeiter herunterladen
In der Zeiterfassungsübersicht können Sie nun die erfassten Zeiten eines Monats für alle Ihre Mitarbeiter mit einem Klick als CSV-Dateien herunterladen.
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Für jeden Mitarbeiter wird eine eigene CSV-Datei erstellt und heruntergeladen. Haben Sie 10 Mitarbeiter, erhalten Sie 10 CSV-Dateien mit den Arbeitszeiten des jeweiligen Monats. |
Auf der Unterseite zur Zeiterfassung klicken Sie im Fenster, in welchem Ihre Mitarbeiter aufgelistet sind, auf den orange hinterlegten Pfeil (siehe Markierung 1) und im Anschluss auf “Zeiten herunterladen” (siehe Markierung 2).
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Im Anschluss können Sie den Monat auswählen, für den Sie die erfassten Arbeitszeiten herunterladen möchten.
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Zeiterfassung: Ansicht als Mitarbeiter
Zeiterfassung beginnen
Um die Zeit als Mitarbeiter zu erfassen, gehen Sie in den Bereich der Zeiterfassung.
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Im nächsten Schritt werden Sie dazu aufgefordert ein Projekt auszuwählen, für das die Arbeitszeit erfasst werden soll. Wählen Sie das Gewerk oder das Projekt aus, für das die Arbeitszeit erfasst werden soll (die Wahl des Gewerks ist optional) und hinterlegen Sie optional noch Notizen zu der erfassten Arbeitszeit.
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Notizen sind in der Übersicht der Zeiterfassung ersichtlich |
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So sieht es aus, wenn die Zeiterfassung läuft.
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Wählen Sie das orangene Feld “Alle Zeiten anzeigen” aus, um alle eingetragenen Zeiten zu sehen oder Zeiten nachzutragen.
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Um Zeiten nachzutragen, wählen Sie das blaue Feld “Zeiten nachtragen” aus.
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Wählen In der nachfolgenden Maske wird grundsätzlich das aktuelle Tagesdatum angezeigt.
Über die Schaltfläche “Zeiten nachtragen” öffnet sich für den Mitarbeiter die nachfolgende Maske.
Nach der Eingabe von Datum und Uhrzeit, können Sie nun ein Gewerk oder Projekt ausauswählen, für das die Zeit nachgetragen werden soll.
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Hinweis: Es stehen nur Projekte und Gewerke als Auswahl zur Verfügung, sofern der Mitarbeiter diesen zugewiesen wurde! |
Über die Schaltfläche “Aktuellen Monat zeigen” sieht der Mitarbeiter einen Gesamtübersicht über den aktuell laufenden Monat. Anschließend können Sie ein Datum und eine Uhrzeit eingeben und den Zeitraum wählen, indem Sie sich eingestempelt und ausgestempelt haben
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In der Gesamtliste können bestehende Einträge gelöscht oder geändert werden. Dazu muss lediglich der kleine rechten Pfeil gewählt werden und es öffnet sich das nachfolgende Menü.
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Am Ende der Gesamtübersicht werden alle Stunden aufsummiert und alle Abwesenheiten dieses Monats aufgeführt.
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Auswertung für erfasse Arbeitszeiten (Gesamtstunden + Personalkosten)
In der Zeiterfassung können Sie nun auch die gesamten Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter in einem vorgegebenen Zeitraum analysieren (bspw. um schnelle Abschlagsrechnungen zu erstellen).
Zur Auswertung gelangen Sie in der Zeiterfassung über den Button “Auswertung öffnen”.
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In einem neuen Fenster öffnet sich die Auswertung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter.
Hier können Sie die gesamten Arbeitsstunden (ohne Abwesenheiten) sowie die Personalkosten aller ausgewählten Mitarbeiter (ohne Abwesenheiten) ablesen. Das Balkendiagramm gibt dabei einen Überblick über die geleisteten Gesamtstunden.
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Wenn Sie mit der Maus über die Balken fahren, werden Ihnen die Gesamtstunden für den Zeitraum des jeweiligen Mitarbeiters angezeigt. |
Filtern nach Zeitraum, Mitarbeitern und Projekt/Gewerk
Um eine spezifischere Auswertung zu erhalten, können Sie einen Filter für den Zeitraum setzen, spezifische Mitarbeiter sowie Projekte und Gewerke auswählen.
Zeitraum definieren
Klicken Sie auf folgendes Symbol, um einen Zeitraum zu definieren.
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Mitarbeiter auswählen
Über das zweite Symbol können Sie festlegen, für welche Mitarbeiter die Auswertung angezeigt werden soll. Setzen Sie dafür einfach bei den jeweiligen Mitarbeitern ein Häkchen und klicken Sie auf “Mitarbeiter wählen”.
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Im Anschluss wird über dem Diagramm angezeigt, welche Mitarbeiter aktuell eingeblendet werden.
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Nach Projekt oder Gewerk filtern
Um nach einem Projekt oder Gewerk zu filtern, klicken Sie in der Auswertung auf folgendes Symbol.
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Im nächsten Fenster kann das Projekt und Gewerk ausgewählt, nachdem die Auswertung gefiltert werden soll.
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Arbeitszeiten erfassen außerhalb von Gewerkszeiten
Einem Gewerk zugewiesene Mitarbeiter können auch Zeiten in Gewerken für Tage erfassen, die außerhalb des Gewerkzeitraums liegen.
Hier gelten folgende Regeln:
Der frühste Zeitpunkt, zu dem Arbeitszeiten erfasst werden können, entspricht dem frühesten Zieldatum einer hinterlegten Aufgabe im Gewerk
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Beispiel: Soll eine Aufgabe “Toilette bereitstellen” eine Woche vor Gewerkbeginn erledigt werden, können die Mitarbeiter eine Woche vor dem Gewerksbeginn Zeiten erfassen |
Der späteste Zeitpunkt für die Erfassung von Arbeitszeiten ergibt sich aus dem spätesten Ticket-Zieldatum.