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Mit diesem dem Add-on Auftragsmanagement ist es Ihnen möglich, Angebote und Rechnungen mit Flexxter zu erstellen.

Auf Basis des Angebots kann ein Projekt erstellt werden und auf Basis eines Projekt können Zwischen- und Schlussrechnungen erstellt werden.

In unseren Videos finden Sie Anleitungen zum Auftragsmanagement.

Inhalt

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Angebot erstellen

Um ein Angebot zu erstellen, wechseln Sie im Hauptmenü in den Bereich “Abrechnung”.

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1. Empfänger:
   Definieren Sie hier den Empfänger des Angebots. Sie können den Empfänger manuell definieren oder auch aus den in Ihrer Firma hinterlegten Firmen wählen. Wenn der Empfänger aus den Firmen gewählt wird, wird dieser automatisch als Bauherr in dem Projekt zugewiesen, das Sie später aus dem Angebot erstellen.

2. Absender
   Hier definieren Sie den Absender des Angebots. Standardmäßig setzen wir hier die Daten Ihrer Firma ein. Sie können diese aber auch manuell überarbeiten.Art
   Hier ist bei der Erstellung eines

3. Nummernkreis: Sie können für jeden Dokumententyp (Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung) eigene Nummernkreise festlegen. Die Nummmernkreise finden Sie in den Angebotseinstellungen.

4. Art
   Hier ist bei der Erstellung eines Angebots “Angebot” ausgewählt.

5. Titel
   Geben Sie hier einen individuellen Titel für das Angebot ein. Die Angebotsnummer wird automatisch erstellt.

6. Datum
   Das Datum, an dem das Angebot erstellt wurde.

7. Einleitungstext
   Der Einleitungstext für das Angebot. Diesen können Sie auch in den Systemanpassungen für Ihre gesamte Firma definieren.

8. Positionsgruppen und Positionen
   In diesem Bereich finden Sie alle Positionsgruppen (entsprechen den “Titeln” in GAEB) und die darin befindlichen Positionen. Positionsgruppen können nicht verschachtelt werden - Sie können jedoch eindeutige Nummern für die Positionsgruppen vergeben, um die Hierarchie anzuzeigen (bspw. 2.1).

9. Summen
   Hier wird Ihnen die Netto-Summe angezeigt und Sie können den Umsatzsteuerbetrag wählen.

10. Schlusstext
    Dieser Text wird am Ende des Angebots angezeigt. Sie können diesen Text auch global für die ganze Firma in den Systemanpassungen definieren

11. Gültig Bis (Datum)
    Definieren Sie ein Datum, bis zu dem das Angebot angenommen werden muss

12. Gültig bis (Text)
    Beschreiben Sie die Gültigkeit in Worten

13. Vorschau und Speichern
    Sie können sich über die Schaltfläche “Vorschau” jederzeit eine Vorschau auf die PDF-Version des Angebots anzeigen lassen oder das Angebot als Entwurf speichern.

Positionsgruppen anlegen und Positionen hinzufügen

Um eine neue Positionsgruppe (Titel) anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche “Positionsgruppe hinzufügen”. Es wird nun eine leere Gruppe dem Angebot hinzugefügt.
In dem mittleren Textfeld können Sie nun eine eindeutige Bezeichnung für die Gruppe vergeben (bspw. “Baustelleneinrichtung”.

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Um die Nummer der Gruppe zu bearbeiten klicken Sie auf den kleinen Pfeil nach unten neben dem Gruppentitel und wählen Sie “Gruppennummer ändern”.

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Positionen hinzufügen

Sie können Positionen zu einer Gruppe auf verschiedene Arten hinzufügen:

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Manuell:
Sie definieren in dem Angebot direkt den Inhalt der Position

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Positionsgruppen können auch innerhalb anderer Positionsgruppen angelegt werden. Dazu klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben der Positionsgruppe und wählen “Untergruppe hinzufügen”.

Positionen hinzufügen

Sie können Positionen zu einer Gruppe auf verschiedene Arten hinzufügen:

1. Manuell:
   Sie definieren in dem Angebot direkt den Inhalt der Position

2. Aus einem bestehenden Angebot / Rechnung:
   Sie suchen nach einem bestehenden Angebot oder einer bestehenden Rechnungen und importieren die Positionen aus diesem Dokument

3. Aus Positionskatalog:
   Sie wählen Positionen aus den von Ihnen hinterlegten Katalogen (Kataloge enthalten Positionen und können durch Imports aus Excel, GAEB oder Datanorm gefüllt werden).

Position manuell hinzufügen

Klicken Sie rechts neben der Positionsgruppe auf den Pfeil nach unten und wählen Sie “Position hinzufügen”.
Nun wird Ihnen eine leere Position zu der Gruppe hinzugefügt.
Diese Position besteht aus:

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1. Aus IDS Connect:
   Wenn Sie Ihre IDS-Connect-Shops angebunden haben, können Sie Positionen direkt aus diesen Shops importieren.

2. Aus GAEB:
   Wählen Sie eine GAEB-XML-Datei und importieren Sie die Positionen direkt aus dieser Datei.

3. Mit KI:
   Geben Sie eine Beschreibung des Bauvorhabens ein und die Flexxter-KI ermittelt automatisch ein passendes Angebot, das Sie anschließend noch beliebig anpassen können.

Position manuell hinzufügen

Klicken Sie rechts neben der Positionsgruppe auf den Pfeil nach unten und wählen Sie “Position hinzufügen”.
Nun wird Ihnen eine leere Position zu der Gruppe hinzugefügt.
Diese Position besteht aus:

• Positionsart:
  Lohn, Material oder Mischposition

• Menge

• Einheit

• Titel:
  Entspricht dem Kurztext der Position

• Einkaufspreis:
  Entspricht den Einkaufspreis für die Position. Dieser Preis wird in dem finalen Dokument nicht angezeigt.

• Aufschlag (%)
  Definiert den przentualen Aufschlag auf den Einkaufspreis, mit dem die Position angeboten wird

• Einzelpreis
  Ergibt sich aus dem Einkaufspreis und dem Aufschlag

• Gesamtpreis
  Ergibt sich aus dem Einzelpreis und der Menge

• Beschreibung:
  Wenn Sie mit der Maus über die Position fahren, erscheint die Beschreibung, die dem Langtext entspricht.

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Nachdem Sie alle Positionen gewählt haben, klicken Sie unten rechts auf “Übernehmen”alle Positionen gewählt haben, klicken Sie unten rechts auf “Übernehmen”.

Positionen aus IDS Connect hinzufügen

Klicken Sie auf den Pfeil nach unten rechts neben der Positionsgruppe. Wählen Sie anschließend “Positionen importieren” und “Aus IDS Connect”.

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Anschließend wählen Sie den Großhändlet aus, den Sie mit IDS Connect in Flexxter hinterlegt haben.

Sie werden nun zum Händler weitergeleitet und wählen die Positionen aus, die Sie hinzufügen wollen und fügen diese in den Warenkorb ein. Anschließend öffnen Sie den Warenkorb und klicken auf die Schaltfläche “Warenkorb übertragen” (diese kann auch von Ihrem Händler leicht anders benannt sein).

Positionen über KI importieren

Klicken Sie auf den Pfeil nach unten rechts neben der Positionsgruppe. Wählen Sie nun “Positionen importieren” und dann “Mit KI erstellen”.

Image Added

Es öffnet sich nun ein neuer Dialog. In diesem können Sie Ihr Bauvorhaben textuell beschreiben oder auch unsere Spracherkennung nutzen, um Informationen zu dem Bauvorhaben zu diktieren. Zum Diktieren klicken Sie einfach auf das Mikrofon-Symbol und sprechen den Text ein. Nach Abschluss klicken Sie wieder auf das Mikrofon-Symbol, um die Aufnahme zu stoppen.

Weitere Informationen zu Positionen

Sie können je Position auch eine Kalkulation hinterlegen. Diese können Sie entweder für das Aufmaß einer Position nutzen oder um die Position auf Basis kleinteiliger Positionen festzulegen. So können Sie beispielsweise eine Position “Badrenovierung” hinzufügen, die mehrere Unterpositionen (“Fliesen”, “Fliesen legen”, “Sanitärinstallation”, “WC”, …) enthält. In diesem Fall wird die Position immer als “Mischposition” angegeben.
Alternativ definieren Sie beispielsweise eine Position als “100m² Wand streichen” und fügen mehrere Unterpositionen hinzu für “Zimmer 1 streichen”, “Zimmer 2 streichen”. So können Sie die Kalkulation für das Aufmaß nutzen.

Um die Kalkulation zu ändern klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil neben der Position und wählen Sie “Kalkulation bearbeiten”:

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In dem sich öffnenden Dialog können Sie jetzt Unterpositionen definieren wie oben beschrieben.

Sie können außerdem die Abrechnungsart je Position ändern:

Die Abrechnungsart kann auf “Pauschal” gesetzt werden, wodurch die Leistung in der Schlussrechnung immer zu 100% abgerechnet wird - egal wie viel Fortschritt für die Aufgabe / die Position angegeben wurde. Außerdem können Sie über die Abrechnung die Position als “Optional” kennzeichnen. Dieses Kennzeichen wird auf dem Dokument (PDF) angezeigt und auch als Information an die Aufgabe übernommen.

Um die Abrechnung zu ändern, klicken Sie auf den Pfeil nach unten rechts neben der Position und wählen Sie “Abrechnungsart ändern”.

Detailansicht für Angebote und Rechnungen

Um die Details eines Dokuments zu sehen, den Status zu ändern, es zu löschen oder herunterzuladen, klicken Sie auf das entsprechende Dokument im Bereich “Abrechnung”.
Es öffnet sich dann ein Dialog, der auf der linken Seite das Angebot als PDF anzeigt und auf der rechten Seite die folgenden Informationen bereitstellt:

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• Status:
  Hier können Sie den aktuellen Status des Dokuments einsehen und über die Auswahl eines anderen Status verändern

• Erstellt am:
  Zeigt an, wann dieses Dokument das erste Mal erstellt wurde

• Bearbeitet am:
  Zeigt an, wann diese Dokument zuletzt bearbeitet wurde

• Veröffentlicht am:
  Zeigt an, wann dieses Dokument final veröffentlicht wurde

• Frist:
  Zeigt an, bis wann das Dokument gültig ist (Gültigkeit Angebot bzw. Zahlungsfrist Rechnung)

• Aktionen:
  Schaltflächen, um das Dokument zu bearbeiten, zu löschen, herunterzuladen, per E-Mail zu versenden oder neue Dokumente / Projekte aus dem Dokument zu erstellen

Angebote veröffentlichen

Nachdem Sie ein Angebot gespeichert haben, wird dieses zunächst im Status “Entwurf” geführt.Dokumente im Status “Entwurf” erhalten noch keine eindeutige Nummer und können noch verändert werden. Sobald Sie das Angebot für Ihren Kunden verfügbar machen möchten, können Sie das Angebot veröffentlichen. Durch diesen Schritt wird eine eindeutige Angebotsnummer vergeben und Sie können keine Änderungen an dem Angebot mehr vornehmenim Status “Entwurf” geführt.

Dokumente im Status “Entwurf” erhalten noch keine eindeutige Nummer und können noch verändert werden. Sobald Sie das Angebot für Ihren Kunden verfügbar machen möchten, können Sie das Angebot veröffentlichen. Durch diesen Schritt wird eine eindeutige Angebotsnummer vergeben und Sie können keine Änderungen an dem Angebot mehr vornehmen.

Öffnen Sie dazu das Angebot, indem Sie in der Liste der Dokumente im Bereich “Abrechnung” auf das entsprechende Angebot klicken.

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Nachdem ein Angebot veröffentlicht wurde, ist es ratsam, dieses per E-Mail oder postalisch an Ihren Kunden zu senden. Sobald der Kunde das Angebot angenommen hat, ändern Sie den Status des Angebots auf “Angenommen”. Sollte der Kunde das Angebot ablehnen, stornieren Sie das Angebot und erstellen ein neues Angebot.

Projekt aus einem Angebot erstellen

Sie können zu jedem Zeitpunkt aus einem Angebot ein Projekt erstellen. Vermutlich ist es aber ratsam das Projekt erst zu erstellen, wenn der Kunde das Angebot auch angenommen hat, um nachträgliche Korrekturen zu vermeiden.

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Anschließend können Sie die Zeiträume der Gewerke oder auch die Struktur im Projekt beliebig ändern.
Das Angebot finden Sie im Übrigen auch direkt im Projekt unter der Kachel “Abrechnung”.

Projekte abrechnen

Sie können Leistungen aus Ihren Projekten zu jedem Zeitpunkt zum Teil oder vollständig abrechnen. Dabei wird die bereits erbrachte Leistung in Form einer Zwischen- bzw. Abschlagsrechnung oder einer Schlussrechnung abgerechnet.

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Umgang mit Nachträgen

Sollten Sie ein Projekt auf Basis eines Angebots erstellt haben, kann es in dem Projekt zu Nachträgen kommen. Diese Nachträge können Sie einfach als zusätzliche Aufgaben in den jeweiligen Gewerken hinterlegen. Da die Aufgaben zuvor noch nicht abgerechnet wurden, werden diese in der nächsten Teilrechnung / Schlussrechnung automatisch aufgeführt.

Nummernsyntax definieren

Für Angebote, Rechnungen und Auftragsbestätigungen werden bei der Veröffentlichung eindeutige Nummern definiert.

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• Feste Textanteile können Sie einfach direkt eingeben.
  Wenn Sie bspw. möchten, dass Ihre Rechnungen immer mit “REC-” beginnen, geben Sie genau diesen Wert in das Feld ein.

• Platzhalter: Sie können folgende Platzhalter in den Nummern verwenden. Diese werden immer in geschweifte Klammern gesetzt:

  • {year}: Das Jahr (4-stellig), in dem das Dokument erstellt wurde

  • {month}: Der Monat (2-stellig), in dem das Dokument erstellt wurde

  • {day}: Der Tag (2-stellig), an dem das Dokument erstellt wurde

  • {number:XX}: Eine Fortlaufende Nummer für jedes Dokumentenart mit XX Ziffern.
    {number:6} steht also für eine eindeutige 6-stellige Nummer

  • {start:JAHR-NUMMER}: Legt die erste Nummer für das Rechnungsdokument fest. Sollte also die erste Rechnung in 2024 in Flexxter mit der 456 starten, da Sie alle bisherigen Nummern in einer anderen Software erfasst haben, so würden Sie folgendes definieren:
    {start:2024-456}

Die Nummersyntax bezieht sich immer auf den Standard-Nummernkreis. Sie können aber auch weitere Nummernkreise in Ihren Angebots-, Auftragsbestätigungs-, und Rechnungseinstellungen definieren und für diese jeweils eine eigene Syntax angeben. Je Nummernkreis wird die fortlaufende Nummer je Kalenderjahr individuell hochgezählt.

Rechnungen veröffentlichen

Rechnungen können mit dem selben Prozess veröffentlicht werden, wie Angebote (siehe oben). Sobald eine Rechnung veröffentlicht wird, wird eine eindeutige Nummer für diese vergeben und sie kann nicht mehr bearbeitet werden.

Außerdem wird automatisch eine X-Rechnung im ZugFerd-Format erstellt, die Sie als XML-Datei herunterladen können.

Dokumente stornieren

Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Angebote können Sie stornieren. Dadurch wird die Rechnung nicht mehr als veröffentlicht betrachtet. Sie behält allerdings ihre eindeutige Nummer.

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Wenn Sie auf Basis einer stornierten Rechnung eine neue Rechnung erstellen möchten, öffnen Sie die Rechnung einfach in Flexxter und klicken Sie auf “mehr Aktionen” => “Dokument erstellen” und wählen Sie den entsprechenden Dokumententyp aus.

Zahlungen für Rechnungen vermerken

Sobald eine Zahlung für eine Rechnung an Sie eingeht, können Sie diese an der Rechnung vermerken.
Öffnen Sie dazu die Rechnung in dem Bereich “Abrechnung” und klicken Sie auf “Mehr Aktionen” und auf “Zahlungen verwalten”:

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Sollte die Rechnung mit der eingetragenen Zahlung exakt beglichen sein, so wird die Rechnung auf den Status “bezahlt” gesetzt.

Verwaltung von Katalogen

Um Angebote und Rechnungen möglichst leicht zu erstellen, empfiehlt es sich Positionen in Katalogen zu verwalten.
In Flexxter ist immer der “Standardkatalog” für Sie angelegt. Hier können Sie auch eigene Kategorien anlegen und bspw. wichtige Positionen und Leistungen verwalten.

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Um diese Unterpositionen hinzuzufügen, klicken Sie auf den Link “Berechnung hinzufügen”.

Positionen in einen Katalog aus Datanorm importieren

Viele Hersteller bieten Ihnen an, die Materialkataloge als Datanorm-Dateien herunterzuladen.
Datanorm-Dateien enthalten dabei Beschreibungen zu den einzelnen Materialien aber auch individuell gewährte Rabatte und Kategorien.

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Positionen mittels IDS-Connect übernehmen

Sie können Materialpositionen auch mittels IDS-Connect von Ihrem Großhändler direkt in Ihr Angebot / Auftragsbestätigung oder Rechnung übernehmen. Dazu benötigen Sie lediglich IDS-Connect-Zugangsdaten von Ihrem Händler.

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Preise aktualisieren

Sollten Sie Positionen mittels IDS-Connect in einem Angebot / Auftragsbestätigung / Rechnung hinterlegt haben und sollten Sie später eines dieser Dokumente als Basis für ein neues Dokument nutzen oder Positionen aus diesen Dokumenten importieren, können sich die Preise in der Zwischenzeit natürlich beim Großhandel geändert haben. In diesem Fall können Sie die Preise auch einfach direkt im Angebot aktualisieren.

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Allerdings haben Sie nun bereits die ausgewählten Artikel im Warenkorb und können den Warenkorb direkt wieder mittels Klick auf die Schalfläche “IDS-Warenkorb senden” (oder ähnliche Beschriftung) zurück an Flexxter senden. Flexxter aktualisiert dann wiederum die Preise auf Basis des Einkaufspreises und der Marge.

IDS-Positionen bestellen

Sie können die Positionen aus Ihrem Dokument, die mittels IDS-Connect verknüpft sind auch direkt bestellen. Dazu öffnen Sie das Dokument im Editor und klicken in der unteren Menüzeile auf “mehr Aktionen” und wählen “Artikel bestellen”.

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Gehen Sie beim Großhändler nun wieder zum Warenkorb und führen Sie den Bestellvorgang aus.

Datanormkataloge mit IDS-Connect verknüpfen

Sollten Sie von einem Großhändler einen Datanorm-Katalog erhalten haben und diesen in Flexxter einlesen wollen, können Sie diesen Katalog auch mit IDS-Connect verknüpfen, falls der Großhändler die IDS-Connect-Schnittstelle unterstützt.

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Anschließend können Sie in dem Feld “IDS-Connect-Shop” den entsprechenden Shop auswählen. Stellen Sie dafür sicher, dass Sie zuvor den Shop mittels IDS-Connect in Flexxter hinterlegt haben.

Änderungsprotokoll und Kommentare

Zu jedem Dokument wird Flexxter automatisch ein Änderungsprotokoll anlegen, das Änderungen an dem Dokument, wie bspw. eine Änderung des Status, dokumentiert.

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