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Außerdem wird automatisch eine X-Rechnung im ZugFerd-Format erstellt, die Sie als XML-Datei herunterladen können.
Zahlungen für Rechnungen vermerken
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Dokumente stornieren
Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Angebote können Sie stornieren. Dadurch wird die Rechnung nicht mehr als veröffentlicht betrachtet. Sie behält allerdings ihre eindeutige Nummer.
Öffnen Sie dazu die Rechnung in dem Bereich “Abrechnung” Flexxter und klicken ändern Sie auf “Mehr Aktionen” und auf “Zahlungen verwalten”:
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Dort sehen Sie nun den offenen Betrag der Rechnung netto und Brutto und ggf. den anfallenden Skonto.
Ein Klick auf “Zahlung hinzufügen” öffnet einen neuen Dialog, in dem Sie das Datum des Zahlungseingangs, den Betrag und einen Kommentar hinzufügen können.
In das Kommentarfeld tragen Sie eine möglichst leicht zu identifizierende Referenz ein - also bspw. die Transaktionsnummer unter der das Geld überwiesen wurde oder einen Hinweis, das bar bezahlt wurde.
| Note |
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Einmal hinterlegte Zahlungen können nicht wieder gelöscht werden. Dies ist eine Anforderung der GoBD. Sollten Sie also fehlerhaft eine Zahl eingebeben haben und diese auch gespeichert haben, müssen Sie eine neue Zahlung hinzufügen, die den selben Wert aber negativ enthält. |
Sollte die Rechnung mit der eingetragenen Zahlung exakt beglichen sein, so wird die Rechnung auf den Status “bezahlt” gesetzt.
Verwaltung von Katalogen
Um Angebote und Rechnungen möglichst leicht zu erstellen, empfiehlt es sich Positionen in Katalogen zu verwalten.
In Flexxter ist immer der “Standardkatalog” für Sie angelegt. Hier können Sie auch eigene Kategorien anlegen und bspw. wichtige Positionen und Leistungen verwalten.
Um die Kataloge zu verwalten gehen Sie zu dem Bereich “Abrechnung” und klicken auf die Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten und wählen dort “Angebotseinstellungen”. Alternativ öffnen Sie die Systemanpassungen und scrollen zu der Kachel “Angebotseinstellungen”.
Anschließend klicken Sie auf “Positionskatalog öffnen”:
Hier finden Sie nun eine Auflistung aller Kataloge, die Sie für Ihre Firma angelegt haben.
Alle Kataloge außer dem “Standardkatalog” können bearbeitet und gelöscht werden.
Wir empfehlen zunächst mit dem Standardkatalog zu starten und Materialien, die Sie über Datanorm-Dateien importieren wollen, in neuen Katalogen zu verwalten.
Um die Positionen und Kategorien eines Katalogs zu verwalten, klicken Sie auf den jeweiligen Katalog.
Sie finden nun auf der linken Seite alle Kategorien des Katalogs.
Eine Kategorie kann dabei unbegrenzt viele Positionen enthalten und dient der Strukturierung der einzelnen Positionen.
Sie können diese Kategorien bspw. nutzen, um Positionen nach Gewerken zu gruppieren.
Um eine neue Kategorie anzulegen, klicken Sie das auf “+”-Symbol neben dem Titel “Kategorien”.
In dem sich öffnenden Dialog können Sie nun ein Icon und einen Titel für die Kategorie wählen.
Mit einem Klick auf “Speichern” wird die Kategorie angelegt.
Um die Positionen innerhalb der Kategorie zu sehen, klicken Sie auf die jeweilige Kategorie in der Liste links. Es werden dann alle Positionen in dieser Kategorie in dem rechten Bereich angezeigt.
Ein Klick auf eine dieser Positionen öffnet ein Kontextmenü, um die Position zu bearbeiten oder zu löschen.
Eine neue Position können Sie über den kleinen Pfeil nach unten in der oberen rechten Ecke des Dialogs anlegen:
Positionen im Katalog anlegen und bearbeiten
Wenn Sie eine neue Position anlegen oder bearbeiten, können Sie in dieser Position den Titel, den Text und die Leistung in Form von Art, Menge, Einheit, Einheitspreis und Marge definieren.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, eine Berechnung durch Unterpositionen hinzuzufügen. Diese Unterpositionen können als Aufmaß dienen oder auch, um komplexe Positionen aus Material und Lohn in einer Pauschalposition zusammenzufassen.
Um diese Unterpositionen hinzuzufügen, klicken Sie auf den Link “Berechnung hinzufügen”.
Positionen in einen Katalog aus Datanorm importieren
Viele Hersteller bieten Ihnen an, die Materialkataloge als Datanorm-Dateien herunterzuladen.
Datanorm-Dateien enthalten dabei Beschreibungen zu den einzelnen Materialien aber auch individuell gewährte Rabatte und Kategorien.
Derartige Datanorm-Kataloge können auch in Flexxter in einen Positionskatalog importiert werden.
Legen Sie dazu einen neuen Positionskatalog in Flexxter an, indem Sie die Angebotseinstellungen öffnen (siehe oben) und dort auf “Positionskatalog öffnen” klicken.
Klicken Sie nun auf das “+”-Symbol oben rechts und geben Sie in dem neuen Dialog einen eindeutigen Titel für den Katalog ein. Hier ist es Sinnvoll den Namen des Herstellers in dem Titel zu nutzen.
Um nun Positionen aus einem Datanorm-Katalog in den Positionskatalog zu importieren, müssen Sie den Datanorm-Katalog zunächst vorbereiten.
Ein Datanorm-Katalog besteht aus mehreren Dateien, die alle eine der folgenden Endungen anthalten müssen:
.001
.RAB
.WRG
Sollten Sie den Datanorm-Katalog Ihres Herstellers als ZIP-Datei erhalten, extrahieren Sie bitte zunächst alle Dateien aus dem Katalog und entfernen Sie alle Dateien, die nicht eine der oben genannten Dateiendungen enthalten.
Bitte beachten Sie außerdem, dass immer die Datei .001 enthalten sein muss. Dies gilt auch dann, wenn Sie lediglich neue Preise für die Positionen einlesen wollen.
Packen Sie anschließend alle Dateien wieder in eine ZIP-Datei.
Bei Windows können Sie dies tun, indem Sie alle Dateien markieren und anschließend mit der rechten Maustaste auf eine Datei klicken und wählen “Komprimmieren in” => “ZIP-Datei”.
Klicken Sie anschließend in Flexxter auf das Symbol mit der Wolke in der Zeile Ihres Katalogs:
In dem neuen Dialog wählen Sie dann die Zip-Datei aus oder ziehen diese in den Dialog per Drag-And-Drop.
Klicken Sie anschließend auf “Import starten”.
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Datanorm-Dateien können eine sehr große Anzahl von Positionen enthalten.
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den Status auf “storniert”.
| Info |
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Die Änderung auf den Status “storniert” ist nur möglich, falls sich die Rechnung zuvor in dem Status “veröffentlicht” oder “bezahlt” befindet. Im Entwurfsstatus brauchen Sie die Rechnung nicht zu stornieren, sondern können diese einfach bearbeiten. |
Wenn Sie auf Basis einer stornierten Rechnung eine neue Rechnung erstellen möchten, öffnen Sie die Rechnung einfach in Flexxter und klicken Sie auf “mehr Aktionen” => “Dokument erstellen” und wählen Sie den entsprechenden Dokumententyp aus.
Zahlungen für Rechnungen vermerken
Sobald eine Zahlung für eine Rechnung an Sie eingeht, können Sie diese an der Rechnung vermerken.
Öffnen Sie dazu die Rechnung in dem Bereich “Abrechnung” und klicken Sie auf “Mehr Aktionen” und auf “Zahlungen verwalten”:
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Dort sehen Sie nun den offenen Betrag der Rechnung netto und Brutto und ggf. den anfallenden Skonto.
Ein Klick auf “Zahlung hinzufügen” öffnet einen neuen Dialog, in dem Sie das Datum des Zahlungseingangs, den Betrag und einen Kommentar hinzufügen können.
In das Kommentarfeld tragen Sie eine möglichst leicht zu identifizierende Referenz ein - also bspw. die Transaktionsnummer unter der das Geld überwiesen wurde oder einen Hinweis, das bar bezahlt wurde.
| Note |
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Einmal hinterlegte Zahlungen können nicht wieder gelöscht werden. Dies ist eine Anforderung der GoBD. Sollten Sie also fehlerhaft eine Zahl eingebeben haben und diese auch gespeichert haben, müssen Sie eine neue Zahlung hinzufügen, die den selben Wert aber negativ enthält. |
Sollte die Rechnung mit der eingetragenen Zahlung exakt beglichen sein, so wird die Rechnung auf den Status “bezahlt” gesetzt.
Verwaltung von Katalogen
Um Angebote und Rechnungen möglichst leicht zu erstellen, empfiehlt es sich Positionen in Katalogen zu verwalten.
In Flexxter ist immer der “Standardkatalog” für Sie angelegt. Hier können Sie auch eigene Kategorien anlegen und bspw. wichtige Positionen und Leistungen verwalten.
Um die Kataloge zu verwalten gehen Sie zu dem Bereich “Abrechnung” und klicken auf die Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten und wählen dort “Angebotseinstellungen”. Alternativ öffnen Sie die Systemanpassungen und scrollen zu der Kachel “Angebotseinstellungen”.
Anschließend klicken Sie auf “Positionskatalog öffnen”:
Hier finden Sie nun eine Auflistung aller Kataloge, die Sie für Ihre Firma angelegt haben.
Alle Kataloge außer dem “Standardkatalog” können bearbeitet und gelöscht werden.
Wir empfehlen zunächst mit dem Standardkatalog zu starten und Materialien, die Sie über Datanorm-Dateien importieren wollen, in neuen Katalogen zu verwalten.
Um die Positionen und Kategorien eines Katalogs zu verwalten, klicken Sie auf den jeweiligen Katalog.
Sie finden nun auf der linken Seite alle Kategorien des Katalogs.
Eine Kategorie kann dabei unbegrenzt viele Positionen enthalten und dient der Strukturierung der einzelnen Positionen.
Sie können diese Kategorien bspw. nutzen, um Positionen nach Gewerken zu gruppieren.
Um eine neue Kategorie anzulegen, klicken Sie das auf “+”-Symbol neben dem Titel “Kategorien”.
In dem sich öffnenden Dialog können Sie nun ein Icon und einen Titel für die Kategorie wählen.
Mit einem Klick auf “Speichern” wird die Kategorie angelegt.
Um die Positionen innerhalb der Kategorie zu sehen, klicken Sie auf die jeweilige Kategorie in der Liste links. Es werden dann alle Positionen in dieser Kategorie in dem rechten Bereich angezeigt.
Ein Klick auf eine dieser Positionen öffnet ein Kontextmenü, um die Position zu bearbeiten oder zu löschen.
Eine neue Position können Sie über den kleinen Pfeil nach unten in der oberen rechten Ecke des Dialogs anlegen:
Positionen im Katalog anlegen und bearbeiten
Wenn Sie eine neue Position anlegen oder bearbeiten, können Sie in dieser Position den Titel, den Text und die Leistung in Form von Art, Menge, Einheit, Einheitspreis und Marge definieren.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, eine Berechnung durch Unterpositionen hinzuzufügen. Diese Unterpositionen können als Aufmaß dienen oder auch, um komplexe Positionen aus Material und Lohn in einer Pauschalposition zusammenzufassen.
Um diese Unterpositionen hinzuzufügen, klicken Sie auf den Link “Berechnung hinzufügen”.
Positionen in einen Katalog aus Datanorm importieren
Viele Hersteller bieten Ihnen an, die Materialkataloge als Datanorm-Dateien herunterzuladen.
Datanorm-Dateien enthalten dabei Beschreibungen zu den einzelnen Materialien aber auch individuell gewährte Rabatte und Kategorien.
Derartige Datanorm-Kataloge können auch in Flexxter in einen Positionskatalog importiert werden.
Legen Sie dazu einen neuen Positionskatalog in Flexxter an, indem Sie die Angebotseinstellungen öffnen (siehe oben) und dort auf “Positionskatalog öffnen” klicken.
Klicken Sie nun auf das “+”-Symbol oben rechts und geben Sie in dem neuen Dialog einen eindeutigen Titel für den Katalog ein. Hier ist es Sinnvoll den Namen des Herstellers in dem Titel zu nutzen.
Um nun Positionen aus einem Datanorm-Katalog in den Positionskatalog zu importieren, müssen Sie den Datanorm-Katalog zunächst vorbereiten.
Ein Datanorm-Katalog besteht aus mehreren Dateien, die alle eine der folgenden Endungen anthalten müssen:
.001
.RAB
.WRG
Sollten Sie den Datanorm-Katalog Ihres Herstellers als ZIP-Datei erhalten, extrahieren Sie bitte zunächst alle Dateien aus dem Katalog und entfernen Sie alle Dateien, die nicht eine der oben genannten Dateiendungen enthalten.
Bitte beachten Sie außerdem, dass immer die Datei .001 enthalten sein muss. Dies gilt auch dann, wenn Sie lediglich neue Preise für die Positionen einlesen wollen.
Packen Sie anschließend alle Dateien wieder in eine ZIP-Datei.
Bei Windows können Sie dies tun, indem Sie alle Dateien markieren und anschließend mit der rechten Maustaste auf eine Datei klicken und wählen “Komprimmieren in” => “ZIP-Datei”.
Klicken Sie anschließend in Flexxter auf das Symbol mit der Wolke in der Zeile Ihres Katalogs:
In dem neuen Dialog wählen Sie dann die Zip-Datei aus oder ziehen diese in den Dialog per Drag-And-Drop.
Klicken Sie anschließend auf “Import starten”.
| Note |
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Datanorm-Dateien können eine sehr große Anzahl von Positionen enthalten. Der Importvorgang kann aus diesem Grund bis zu 3 Minuten dauern. |
Positionen mittels IDS-Connect übernehmen
Sie können Materialpositionen auch mittels IDS-Connect von Ihrem Großhändler direkt in Ihr Angebot / Auftragsbestätigung oder Rechnung übernehmen. Dazu benötigen Sie lediglich IDS-Connect-Zugangsdaten von Ihrem Händler.
Um die verschiedenen Großhändler in Flexxter zu verwalten, wechseln Sie in den Bereich “Abrechnung” und klicken über der Tabelle rechts auf die Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten und wählen in dem Menü die Einstellungen für IDS-Connect.
Hier können Sie zunächst die Standard-Marge festlegen, die beim Import von Material über IDS-Connect verwendet werden soll: Flexxter importiert immer Ihre Einkaufspreise des Großhändlers und schlägt anschließend die angegebene Marge auf.
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Um die einzelnen Großhändler-Zugänge zu verwalten, klicken Sie auf die Schaltfläche “Lieferanten-Shops verwalten”.
Hier finden Sie nun eine Auflistung aller durch Sie hinterlegten Großhändler:
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Sie können jederzeit einen neuen Großhändler-Shop hinzufügen, indem Sie einfach die Zugangsdaten und die zugehörige URL des Shops in die neue leere Zeile eintragen und anschließend auf das “Speichern”-Symbol rechts neben der Zeile klicken.
Sie benötigen folgende Daten, um einen Shop hinzuzufügen:
eine eindeutige Bezeichnung für den Großhändler-Shop (bspw. “Würth”)
die URL, um auf den Shop mittels IDS-Connect zuzugreifen. Diese URL wird Ihnen zusammen mit den Zugangsdaten vom Großhändler bereitgestellt.
den Benutzernamen
die Kundennummer
das Passwort
| Info |
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Flexxter speichert das Kennwort verschlüsselt auf unseren Servern, damit Sie dieses nicht jeder Mal erneut eingeben müssen. |
Um nun Positionen mittels IDS-Connect zu importieren, öffnen Sie zunächst das Angebot / die Auftragsbestätigung oder die Rechnung in Flexxter.
Klicken Sie anschließend auf den kleinen Pfeil der Positionsgruppe, zu der Sie Positionen hinzufügen möchten und wählen Sie “Positionen importieren” => “aus IDS-Connect”.
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Wählen Sie anschließend den Shop aus, aus dem Sie Positionen importieren wollen (in unserem Beispiel Würth) und klicken Sie auf “Übernehmen”.
Es öffnet sich nun ein neues Fenster und Sie werden in den Shop weitergeleitet und können wie gewohnt Artikel in den Warenkorb legen. Sobald Sie alle benötigten Artikel in den Korb gelegt haben, gehen Sie in dem Shopsystem in den Warenkorb.
Dort finden Sie eine Schaltfläche wie “IDS-Warenkorb senden”.
Sobald Sie den Warenkorb gesendet haben, werden die neuen Positionen in die Positionsgruppe übernommen. Dabei nutzt Flexxter die im Shopsystem hinterlegten Einkaufspreise und schlägt die Marge auf diesen Preis auf.
| Info |
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Bei kleinen Artikeln, wie beispielsweise Schrauben, die zu kleinen Preisen in Bündeln zu mehreren Hundert Stück verkauft werden, kann es zu Rundungsdifferenzen kommen, da Flexxter den Einzelpreis der Schraube berechnet und diesen Preis nutzt. |
Preise aktualisieren
Sollten Sie Positionen mittels IDS-Connect in einem Angebot / Auftragsbestätigung / Rechnung hinterlegt haben und sollten Sie später eines dieser Dokumente als Basis für ein neues Dokument nutzen oder Positionen aus diesen Dokumenten importieren, können sich die Preise in der Zwischenzeit natürlich beim Großhandel geändert haben. In diesem Fall können Sie die Preise auch einfach direkt im Angebot aktualisieren.
Dazu klicken Sie in dem Editor in der unteren Zeile auf “mehr Aktionen” und wählen “IDS-Connect Preise aktualisieren”.
Sie sehen nun alle Artikel aus Ihrem Dokument, die mit einem IDS-Connect-Shop verknüpft sind:
Für jeden Shop können Sie nun auf die Schalfläche mit dem “Dollar-Symbol” rechts neben dem Shop klicken und werden daraufhin in den Shop des Großhändlers weitergeleitet.
Allerdings haben Sie nun bereits die ausgewählten Artikel im Warenkorb und können den Warenkorb direkt wieder mittels Klick auf die Schalfläche “IDS-Warenkorb senden” (oder ähnliche Beschriftung) zurück an Flexxter senden. Flexxter aktualisiert dann wiederum die Preise auf Basis des Einkaufspreises und der Marge.
IDS-Positionen bestellen
Sie können die Positionen aus Ihrem Dokument, die mittels IDS-Connect verknüpft sind auch direkt bestellen. Dazu öffnen Sie das Dokument im Editor und klicken in der unteren Menüzeile auf “mehr Aktionen” und wählen “Artikel bestellen”.
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Auch hier sehen Sie nun die Übersicht aller Artikel je IDS-Connect-Shop und können durch einen Klick auf das kleine Warenkorbsymbol neben der Shop-Überschrift die Artikel an den Großhändler senden.
Gehen Sie beim Großhändler nun wieder zum Warenkorb und führen Sie den Bestellvorgang aus.
Datanormkataloge mit IDS-Connect verknüpfen
Sollten Sie von einem Großhändler einen Datanorm-Katalog erhalten haben und diesen in Flexxter einlesen wollen, können Sie diesen Katalog auch mit IDS-Connect verknüpfen, falls der Großhändler die IDS-Connect-Schnittstelle unterstützt.
| Info |
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Verknüpfen Sie den Datanorm-Katalog vor dem Import der Positionen wie nachfolgend beschrieben. Bei einer nachträglichen Verknüpfung werden nur neue Datanorm-Positionen mit IDS-Connect verknüpft. |
Dazu öffnen Sie wie hier (https://xpsdev.atlassian.net/wiki/spaces/NUTZERANLE/pages/edit-v2/2399633412#Positionen-in-einen-Katalog-aus-Datanorm-importieren ) beschrieben, die Liste der Kataloge und klicken auf das Stift-Symbol bei dem Katalog, den Sie mit IDS-Connect verknüpfen wollen:
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Anschließend können Sie in dem Feld “IDS-Connect-Shop” den entsprechenden Shop auswählen. Stellen Sie dafür sicher, dass Sie zuvor den Shop mittels IDS-Connect in Flexxter hinterlegt haben.
Änderungsprotokoll und Kommentare
Zu jedem Dokument wird Flexxter automatisch ein Änderungsprotokoll anlegen, das Änderungen an dem Dokument, wie bspw. eine Änderung des Status, dokumentiert.
Sie können zu diesem Protokoll auch eigene Anmerkungen hinzufügen, um bspw. auf Vereinbarungen mit dem Kunden hinzuweisen, die Sie später in dem Dokument einbauen wollen.
Öffnen Sie dazu das Dokument in Flexxter und klicken Sie auf “mehr Aktionen” => “Änderungsprotokoll”.
Hier finden Sie nun in chronologischer Reihenfolge alle Änderungen, die an dem Dokument vorgenommen wurden, und können durch die Eingabe eines Textes in das untere Textfeld auch einen Kommentar verfassen, die Sie anschließend senden können.
| Info |
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Sollten Sie nicht der Verfasser des Dokuments (Angebot, Rechnung, Auftragsbestätigung) sein und einen Kommentar hinzufügen, so wird der Verfasser des Dokuments automatisch per E-Mail über den neuen Kommentar informiert. |