WhatsApp-Einbindung für Flexxter-Projektkontrolle

Überblick

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Flexxter Projektkontrolle verbindet Ihre Baustellenkommunikation mit Flexxter über WhatsApp Business und einen KI-Assistenten. Subunternehmer und optional eigene Mitarbeiter dokumentieren Fortschritt, Mängel und Fotos direkt per WhatsApp – ohne zusätzliche App und ohne Flexxter-Login.

Der KI-Assistent wertet Text, Fotos und Sprachnachrichten aus und kann in Flexxter u. a.:

• Aufgaben abschließen

• Tickets (Mängel) anlegen und bearbeiten

• Nachrichten in den Gewerk-Chat schreiben

• offene Aufgaben und Projektinfos beantworten

• Bautagebücher lesen (Erstellung läuft nachts automatisch, nicht per Chat-Befehl)

Zusätzlich automatisiert Flexxter Fotoablage, Bautagebücher, Terminschutz und Gewerkeabschluss-Prüfungen.

Das Grundprinzip ist simpel:
Sie hinterlegen für Ihre Subunternehmer oder Mitarbeiter eine oder mehrere Handynummern in Flexxter. Die Subunternehmer erhalten dann einmalig einen Bestätigungslink per WhatsApp-Nachricht, um die AGB und Datenschutzerklärung von Flexxter zu akzeptieren.

Anschließend informiert Flexxter die Firmen automatisch per WhatsApp bei:

• Der Zuweisung zu einem Gewerk

• Neuen veröffentlichten Gewerkzeiten

• Neuen Aufgaben oder Tickets im zugewiesenen Gewerk

• Neuen Chatnachrichten im zugewiesenen Gewerk

• Am letzten Tag des Gewerks, falls noch nicht alle Aufgaben erledigt wurden oder es noch offene Tickets gibt

Gleichzeitig können Ihre Partner und Mitarbeiter Nachrichten an Sie per WhatsApp senden. Diese tauchen jedoch nicht direkt bei Ihnen auf, sondern werden von der Flexxter-KI verarbeitet:

• Die KI prüft zunächst, ob der Nutzer ggf ein Ticket melden möchte oder eine Frage hat

  • Tickets werden ggf. direkt in Flexxter gemeldet

  • Fragen werden entweder durch die KI beantwortet oder als Nachricht an das Gewerk weitergeleitet, damit die Projektleitung antworten kann

• Anschließend prüft die KI, ob durch diese Rückmeldung ggf. der Bauablauf beeinträchtigt wird (bspw. wenn der Subunternehmer eine Nachricht sendet, dass er nicht rechtzeitig fertig wird)

  • Falls eine solche Info erkannt wurde, wird der Projektleiter in Echtzeit per E-Mail oder Push-Nachricht in seiner App informiert (diese Einstellungen kann in den Systemanpassungen deaktiviert werden).

• Sollte ein Foto gesendet worden sein, wird Flexxter dieses Foto automatisch im jeweiligen Gewerk in dem Ordner “Fotos” ablegen (diese Einstellungen kann in den Systemanpassungen deaktiviert werden).

• Auf Basis aller Nachrichten der Firmen oder Mitarbeiter für ein Projek, erstellt die Flexxter-KI Nachts ein Bautagebuch mit allen Fotos und Infos der Firma

  • Optional werden diese Tagesberichte, die ja je Gewerk erzeugt werden, im Hintergrund zu einem großen Tagesbericht zusammengefasst und auf Projektmappenebene gespeichert (diese Einstellungen kann in den Systemanpassungen deaktiviert werden).

Der Nutzen auf einen Blick

Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um diese Funktionen zu nutzen:

1. Sie haben das Modul “Projektkontrolle” gebucht

2. Eine eigene Rufnummer, die noch nicht für WhatsApp genutzt wird (für die Verknüpfung mit Meta/WhatsApp Business).

3. Rechte zum Bearbeiten der Systemanpassungen in Flexxter (für die Erstverknüpfung).

4. Bei Partnern / Fremdfirmen: Handynummer mit WhatsApp-Zugang

5. Bei Mitarbeitern: Handynummer im Profil und aktivierte Option „Mitarbeiter dürfen den WhatsApp-Bot nutzen“.

Hilfe zur Basis-Verknüpfung: WhatsApp Business

1. WhatsApp Business verknüpfen

Pfad: Systemeinstellungen → Kachel Einstellungen WhatsApp

1. Öffnen Sie die Systemeinstellungen.

2. Scrollen Sie zur Kachel Einstellungen WhatsApp.

3. Klicken Sie auf WhatsApp verknüpfen.

4. Melden Sie sich bei Meta/Facebook an und verknüpfen Sie ein WhatsApp-Business-Konto mit einer freien Rufnummer.

5. Status prüfen:

   • Noch keine Verknüpfung… → verknüpfen

   • Verknüpfung und Textvorlagen werden von Meta verifiziert… → warten

   • Verknüpft mit Telefonnummer-ID: … → bereit

Zum Trennen: Verknüpfung aufheben (mit Bestätigung).

2. Firmeneinstellungen für den KI-Assistenten

Nach erfolgreicher Verknüpfung erscheinen Schalter in den Einstellungen in der Rubrik WhatsApp:

3. Bautagebuch-Automatik (Projektmappe)

Pfad: Einstellungen → Systemanpassungen → Einstellung Bautagebuch

In diesem Bereich finden Sie weitere Einstellungen zur automatischen Erstellung von Tagesberichten.

Die gewerkebezogene Erzeugung steuern Sie unter Einstellungen WhatsApp mit „Bautagebuch automatisch aus WhatsApp erstellen“.

4. Partnerfirma (Subunternehmer) einbinden

Damit Ihre Partnerfirmen WhatsApp nutzen können, müssen Sie diesen eine gültige Telefonnummer hinzufügen und anschließend einige Einstellungen aktivieren.

Wo starten?

• Öffnen Sie die Partnerfirma im Bereich “Firmen und Kunden”

• Hier finden Sie unten Link den WhatsApp-Assistenten. Klicken Sie auf diesen.

  • Der Assistent wird Sie nun durch folgende Schritte führen:

    • Hinterlegen Sie eine Handynummer für die Firma oder mindestens einen Ansprechpartner

    • Aktivieren Sie WhatsApp-Einbindung für diese Firma

      • In diesem Fall ist die Einbindung automatisch für alle hinterlegten Ansprechpartner aktiv.

• Optionaler Hinweisdialog WhatsApp-Integration aktivieren nach Partnerzuweisung

Anschließend können Partner Zuweisungen, Nachrichten, Tickets und Aufgaben per WhatsApp erhalten und per Text, Sprache oder Foto antworten. Fotos werden gespeichert; Tagesberichte entstehen nachts und können in der Projektmappe zusammengefasst werden.

Benachrichtigungen pro Partner

Sie können zusätzlich die Benachrichtigungen für jede Partnerfirma individuell im unteren linken Bereich der Partnerfirma einstellen.

Dazu stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:

Erste Nutzung durch den Subunternehmer

Sobald Sie die WhatsApp-Verbindung für eine Firma aktivieren oder neue Telefonnummern bei einer bereits aktivierten Firma hinzufügen, erhält die hinterlegte Nummer der Firma und der Ansprechpartner automatisch eine WhatsApp-Nachricht, um die AGB und Datenschutzbedingungen zu akzeptieren. Erst danach wird die Firma in Echtzeit informiert.

5. Eigene Mitarbeiter einbinden

Auch Ihre eigenen Mitarbeiter können die WhatsApp-Integration nutzen. Dadurch werden ebenfalls im Hintergrund Tagesberichte erzeugt. Voraussetzung ist, dass Sie Ihren WhatsApp-Business-Account eingerichtet haben und anschließend die WhatsApp-Nutzung für Ihre Mitarbeiter aktivieren.

Folgende Schritte müssen Sie zur Aktivierung durchführen:

1. WhatsApp verknüpfen (Firmenkonto)

2. Handynummer hinterlegen im Mitarbeiterprofil

3. WhatsApp für Mitarbeiter aktivieren

   • setzt firmenweit „Mitarbeiter dürfen den WhatsApp-Bot nutzen“

   • benötigt Rechte für Systemeinstellungen

Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen und können auf der Baustelle per WhatsApp mit dem Assistenten kommunizieren.

6. Alltag auf der Baustelle (WhatsApp-Chat)

Die Einbindung der Firmen und Mitarbeiter per WhatsApp hat den großen Vorteil, dass Sie den Fortschritt der Projekte automatisch in Tagesberichten dokumentieren.

Dazu senden die Firmen oder Mitarbeiter einfach Nachrichten an Ihre zentrale Firmen-WhatsApp-Nummer.

Typische Aktionen

Projekt- und Gewerk-Kontext

Ist unklar, um welches Projekt/Gewerk es geht, fragt der Assistent nach. Mehrere Themen in einer Nachricht (Fortschritt + Mangel + Foto) können in mehreren Schritten verarbeitet werden – jeweils mit Bestätigung, wo nötig.

Sprachnachrichten und Fotos

• Sprachnachrichten werden transkribiert und ausgewertet.

• Fotos können dem Gewerk zugeordnet und (bei aktivierter Einstellung) automatisch im Ordner Fotos abgelegt werden.

  • Sie können diese Einstellung in Flexxter unter Einstellungen => Systemanpassungen => WhatsApp aktivieren und deaktivieren

8. Datenschutz und Sicherheit

• Subunternehmer sehen nur Daten und Dokumente ihres zugewiesenen Gewerks.

• Vor Nutzung: Bestätigung der Nutzungsbedingungen per Link (Whitelist der Rufnummer).