Objekte und Liegenschaften

Was ist das Add-on “Objekte und Liegenschaften”?

Mit dem Add-on Objekte / Liegenschaften verwalten Sie Standorte und Gebäudestrukturen / Immobilien getrennt von einzelnen Bauprojekten oder Einsätzen. Ein Objekt (auch Liegenschaft genannt) beschreibt wo gearbeitet wird – zum Beispiel ein Wohnkomplex, ein Krankenhaus oder ein Industriepark. Projekte beschreiben was dort konkret ausgeführt wird – zum Beispiel „Sanierung Aufzug“, „Elektroinstallation Etage 3“ oder „Wartung Heizung Q2“.

So behalten Sie den Überblick, wenn an derselben Adresse über Monate oder Jahre hinweg viele verschiedene Aufträge laufen.

Kernfunktionen:

• Objekte mit Titel und Adresse anlegen

• Objekte in Unterobjekte gliedern (z. B. Gebäude → Stockwerk → Einheit)

• Projekte mit Objekten verknüpfen

• Objekte in der Objektübersicht filtern, sortieren und exportieren

• Auf Objektebene u. a. Tickets, Formulare, Aufgaben, Notizen, Dateien und Objektvariablen nutzen

• Optional: Zeiten direkt Objekten zuordnen (nicht nur Projekten)

Voraussetzungen & Aktivierung

Add-on installieren

Das Add-on finden Sie im Bereich “Add-ons” unter “Objekte / Liegenschaften” und ist ein kostenpflichtiges Add-on (den Preis finden Sie auf unserer Website unter www.flexxter.com/preise ). Es muss für Ihre Firma aktiviert sein, bevor die Funktionen sichtbar werden.

Menüpunkt „Objekte“

Open

Der Menüpunkt Objekte (Symbol: Haus) erscheint unter Projekte, wenn das Add-on aktiv ist und der Mitarbeiter mindestens eine der folgenden Berechtigungen hat:

• Neue Objekte / Liegenschaften anlegen

• Alle Objekte / Liegenschaften der Firma einsehen

Ohne eine dieser Berechtigungen ist die Objektübersicht nicht erreichbar.

Berechtigungen (Mitarbeiterverwaltung)

In den Mitarbeiterrechten unter Projektverwaltung stehen – sofern das Add-on aktiv ist – drei zusätzliche Optionen:

Open

Hinweis: Wer Objekte sehen, aber nicht anlegen darf, braucht die Berechtigung „Alle Objekte … einsehen“. Wer Objekte anlegen soll, braucht „Neue Objekte … anlegen“. Administrator Ihrer Firma erhalten diese Rechte standardmäßig.

Grundbegriffe

Objekt vs. Projekt

Hauptobjekt vs. Unterobjekt

• Hauptobjekt (Stammobjekt): Wird über „Neues Objekt anlegen“ erstellt und erscheint in der Objektübersicht.

• Unterobjekt: Wird innerhalb der Objektstruktur unter einem bestehenden Objekt angelegt – z. B. „Gebäude B“, „Etage 2“, „Wohnung 12“.

Unterobjekte erscheinen nicht als eigene Zeile in der Objektübersicht, sondern in der Strukturansicht des übergeordneten Objekts (Baum links in der Objektdetailansicht).

Open

Objekte anlegen

Neues Hauptobjekt

Öffnen Sie die Objektübersicht über das linke Hauptmenü und klicken Sie auf Neues Objekt anlegen (Desktop oben rechts bzw. schwebender Plus-Button auf Mobilgeräten)

Eingaben:

1. Titel des Objekts – z. B. „Wohnanlage Sonnenhof“

2. Adresse – Wählen Sie eine Adresse über die Google-Places-Suche

Besonderheit bei Hauptobjekten: Die Adressangabe ist flexibler als bei Projekten. Es reichen Land und Stadt; Straße, Hausnummer oder Postleitzahl sind optional. Auch grobe Angaben wie „Deutschland, Berlin“ sind möglich, sofern der Ort per Kartendienst auflösbar ist.

Nach dem Speichern werden Sie – sofern nicht anders gewählt – direkt zur Objektdetailansicht weitergeleitet.

Unterobjekt anlegen

Wo: Sie öffnen ein Objekt aus der Objektübersicht und finden links die Objektstruktur → linke Spalte Objektstruktur → Plus-Symbol („ein neues Unter-Objekt anlegen“) am gewünschten übergeordneten Knoten

Eingaben:

1. Titel – z. B. „Haus 3“ oder „Technikzentrale“

2. Adresse – hier ist eine genauere Adresse mit Postleitzahl erforderlich

Wird keine eigene Adresse angegeben, übernimmt das System die Adresse des übergeordneten Objekts. Für die Anlage eines Unterobjekts benötigen Sie die Berechtigung Objekte anlegen sowie Bearbeitungsrechte am übergeordneten Objekt.

Objektübersicht

Um eine Liste aller Ihrer Objekte zu erhalten, öffnen Sie die Objektübersicht über das linke Hauptmenü.

Navigation: Hauptmenü → Objekte

Die Übersicht zeigt eine Tabelle mit mindestens:

• Titel

• Adresse

Zusätzlich stehen zur Verfügung:

• Liste filtern – nach Titel, Adresse, Projektleitung/Objektleitung, Status, Kategorie, Leistungsbereich, Projektvariablen u. a.

• Sortierung und Paginierung

• Export als CSV oder Excel („Objektliste“)

• Mehrere Objekte per Checkbox auswählen (Desktop)

Wichtig: Objekte haben keinen Projektzeitraum. Zeitfilter aus der Projektübersicht (laufend / vergangen / zukünftig) gelten hier nicht – Objekte sind dauerhaft gültig.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Objektdetailansicht.

Objektdetailansicht

Die Detailseite ist in drei Bereiche gegliedert:

Open

1. Objektstruktur (links)

Baumansicht aller Unterobjekte des Stammobjekts. Ein Klick auf einen Knoten wechselt die Ansicht zu diesem (Unter-)Objekt. Unterobjekte werden mit 🏠 markiert.

2. Objektinformationen (Mitte)

Kacheln mit Funktionen – abhängig von aktivierten Add-ons und Berechtigungen, u. a.:

• Tickets & Mängel

• Pläne / Karte

• Grundrisse (Add-on Grundrisse)

• BIM-Viewer (Add-on BIM)

• Formulare

• Aufgaben

• Notizen

• Dateien

• Objektvariablen (individuelle Zusatzdaten, z. B. Schlüsselnummer, Zählerstand, Vertragsnummer)

Die Objektleitung (Ersteller des Objekts) wird als Avatar oben angezeigt.

Titel und Adresse lassen sich über die Bearbeitungsdialoge Objekttitel bearbeiten und Objektadresse bearbeiten ändern.

3. Verknüpfte Projekte (rechts)

Liste aller Projekte, die diesem Objekt zugeordnet sind.

Über Projekt hinzufügen stehen zwei Wege offen:

• Neues Projekt – legt ein Projekt an und verknüpft es direkt mit dem Objekt

• Bestehendes Projekt verknüpfen – wählt ein vorhandenes Projekt aus der Projektliste

Projekte mit Objekten verknüpfen

Ein Projekt kann genau einem Objekt zugeordnet werden. Die Verknüpfung erfolgt auf Projektebene (Stammprojekt), nicht auf einzelnen Gewerken.

Vom Objekt aus

Objektdetailansicht → Verknüpfte Projekte → Projekt hinzufügen

Vom Projekt aus

• In der Projektinfo erscheint der Name des verknüpften Objekts in der Kopfzeile (neben der Projektnummer).

• Über den Dialog Objekt verknüpfen kann ein Objekt gewählt oder die Verknüpfung mit „Kein Objekt verknüpfen“ entfernt werden.

• Alternativ über die Objekt-Kachel im Projekt (falls eingeblendet): Klick zum Verknüpfen, Button zum Entfernen der Verknüpfung.

Nicht möglich: Ein Objekt mit einem anderen Objekt verknüpfen.

In der Projektübersicht kann optional die Spalte Objekt eingeblendet werden, um auf einen Blick zu sehen, welchem Standort ein Projekt zugeordnet ist.

Zeiterfassung auf Objektebene

Wenn neben dem Add-on auch die Zeiterfassung genutzt wird, kann in den Firmeneinstellungen → Zeiterfassung die Option aktiviert werden:

„Zeiten auch Objekten zuordnen“

Damit können erfasste Zeiten nicht nur Projekten/Gewerken, sondern auch Objekten (Liegenschaften) zugeordnet werden.

In der Zeiterfassung erscheint dann ein Umschalter „Objekt auswählen“. Es können ein Objekt und optional ein Unterobjekt gewählt werden – sinnvoll, wenn Mitarbeiter z. B. nur einem Gebäudeteil, nicht dem gesamten Areal zugeordnet sind.

Voraussetzungen (beides nötig):

1. Add-on Objekte / Liegenschaften aktiv

2. Firmeneinstellung „Zeiten auch Objekten zuordnen“ aktiv

Objekte, denen ein Mitarbeiter zugewiesen ist, erscheinen in der Zeiterfassung analog zu zugewiesenen Projekten.

Objektvariablen & Formulare

Mit dem Add-on individuelle Projektvariablen können Formularvorlagen speziell für Objektvariablen freigegeben werden. Damit speichern Sie objektbezogene Stammdaten – z. B. Ansprechpartner Hausmeister, Zugangscodes, Wartungsintervalle.

Formularvorlagen für Objektvariablen dürfen keine Projektteilnehmer-Tabelle und keine Zeiterfassungstabelle enthalten.

Objekte löschen

Objekte können über das Kontextmenü in der Objektübersicht bzw. über Objekt löschen entfernt werden – vorausgesetzt, die Berechtigung Objekte löschen ist gesetzt und Bearbeitungsrechte am Objekt bestehen.

Vor dem endgültigen Löschen prüft Flexxter, ob noch Mitarbeiter, Material, offene Anfragen oder andere Abhängigkeiten bestehen – analog zum Projekt-Löschen.

Hinweis: Wird ein Objekt gelöscht, werden Verknüpfungen zu Projekten automatisch getrennt (die Projekte selbst bleiben erhalten).

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Hausverwaltung – Wohnanlage mit mehreren Gebäuden

Ausgangslage: Eine Hausverwaltung betreut die Wohnanlage „Parkblick“ mit drei Häusern. Pro Haus laufen regelmäßig Reparatur- und Wartungsaufträge.

Empfohlene Struktur:

Projekte (Beispiele):

• „Dachsanierung Haus A“ → verknüpft mit Haus A

• „Fassade streichen Haus B“ → verknüpft mit Haus B

• „Gartenpflege Gesamtareal“ → verknüpft mit Wohnanlage Parkblick

Nutzen: In der Objektübersicht sehen Sie alle Vorgänge der Anlage; in der Struktur springen Sie direkt zum betroffenen Gebäude. Tickets und Notizen zum Dach können am Unterobjekt „Haus A“ gesammelt werden.

Beispiel 2: Facility Management – Krankenhauscampus

Ausgangslage: Ein FM-Dienstleister wartet ein Klinikgelände mit Hauptgebäude, Technikgebäude und Parkhaus.

Empfohlene Struktur:

Projekte:

• „HLK-Wartung Q1 Technikzentrale“

• „Beleuchtung Parkhaus P1“

• „Brandschutzkontrolle Hauptgebäude“

Objektvariablen (Beispiele):

• Zugangscode Technikraum

• Wartungsvertrag-Nummer

• Ansprechpartner vor Ort

Nutzen: Alle standortbezogenen Informationen bleiben am Objekt, während jedes Wartungsprojekt seinen eigenen Zeitraum und Fortschritt behält.

Beispiel 3: Elektrobetrieb – Gewerbeimmobilie mit wechselnden Mieterprojekten

Ausgangslage: Ein Elektriker installiert in einem Bürogebäude wiederholt neue Mieterausbauten.

Empfohlene Struktur:

Projekte:

• „Elektroinstallation Büro Müller, Etage 2“

• „LED-Umrüstung Flur Etage 1“

Zeiterfassung: Monteure buchen Zeiten auf Etage 2, wenn sie dort arbeiten – auch ohne separates Projekt für jede Kleinigkeit.

Beispiel 4: Kommunaler Betrieb – Schulgebäude

Ausgangslage: Die Stadt verwaltet mehrere Schulen; pro Schule gibt es jährliche Instandhaltungsprogramme.

Empfohlene Struktur: Je Schule ein Hauptobjekt in der Objektübersicht:

Projekte:

• „Sanitärarbeiten Sommerferien 2026“ → verknüpft mit Grundschule Am Ring

• „Fensteraustausch Flügel B“ → verknüpft mit Gymnasium Mitte

Nutzen: Die Objektübersicht dient als Gebäudekataster; die Projektübersicht bleibt auf die konkreten Bau-/Instandhaltungsmaßnahmen fokussiert.

Tipps & häufige Fragen

Wann Objekt, wann Projekt?
Legen Sie ein Objekt an, wenn der Standort dauerhaft relevant ist und mehrere Aufträge über die Zeit bündeln soll. Legen Sie ein Projekt an, wenn es um eine abgrenzbare Leistung mit Zeitraum, Gewerken und Fortschritt geht – und verknüpfen Sie es mit dem passenden Objekt.

Warum sehe ich keinen Menüpunkt „Objekte“?
Prüfen Sie: Add-on installiert? Hat der Mitarbeiter die Berechtigung „Objekte anlegen“ oder „Alle Objekte einsehen“?

Warum erscheint mein Unterobjekt nicht in der Objektliste?
Nur Hauptobjekte erscheinen in der Übersicht. Unterobjekte finden Sie in der Objektstruktur des Stammobjekts.

Kann ein Projekt mehrere Objekte haben?
Nein – pro Projekt ist eine Objektverknüpfung möglich. Bei Bedarf wählen Sie das feinste sinnvolle Unterobjekt (z. B. einzelne Wohnung statt ganze Anlage).

Unterschied Adresse Hauptobjekt vs. Unterobjekt?
Hauptobjekte erlauben flexiblere Adressen (Land + Stadt reichen). Unterobjekte benötigen eine Postleitzahl; fehlende Angaben werden vom übergeordneten Objekt übernommen.

Was passiert bei gelöschtem Objekt?
Verknüpfte Projekte bleiben bestehen, die Objektzuordnung wird entfernt.