Angebote mit KI erstellen

Mit dem KI-Agenten für ein Geführtes Angebot legen Sie in Flexxter ein Bauangebot nicht mehr Zeile für Zeile von Hand an, sondern im KI-Chat in klar getrennten Schritten: Zuerst klären Sie den Leistungsumfang, dann die Arbeitspakete, danach entsteht ein Angebotsentwurf, den die KI Paket für Paket mit Positionen aus Ihrem Leistungskatalog und intelligenten Vorschlägen befüllt. Nach jedem Arbeitspaket halten Sie inne und bestätigen - erst dann geht es weiter. So behalten Sie die Kontrolle, sparen aber den Großteil der Eingabearbeit bei umfangreichen Angeboten.

Der Assistent heißt in der Auswahl „Geführtes Angebot (KI-Chat)“. Er ist vom Projektmanager-Assistenten getrennt: Der Projektmanager-Assistent eignet sich für kurze Angebote in einem Gespräch; Geführtes Angebot ist der richtige Weg, wenn viele Gewerke, viele Positionen oder unsichere Mengen im Spiel sind.

Was Sie dafür brauchen

Ihre Firma benötigt das Add-on „Künstliche Intelligenz“. Zusätzlich setzt die Angebotserstellung das Add-on Auftragsmanagement voraus - Angebote werden wie gewohnt in Flexxter als Angebotsdokumente geführt. Jede Nachricht und jede Anreicherung eines Arbeitspakets verbraucht KI-Credits; bei niedrigem Guthaben sehen Sie den Hinweis in der oberen Leiste und können als Firmeninhaber nachladen. Die KI kann Fehler machen: Preise, Mengen und Leistungstexte prüfen Sie vor Versand des Angebots an den Kunden immer im Angebotseditor.

So starten Sie den Assistenten

Der schnellste Weg für ein neues Angebot führt über das Auftragsmanagement. Öffnen Sie Angebote & Rechnungen (Rechnungs-Dashboard). Oben rechts klicken Sie auf „Neues Angebot / Rechnung“. Im Dialog „Angebot / Rechnung anlegen“ wählen Sie „Neues Angebot mit KI“. Der KI-Chat öffnet sich im Vollbild; der Assistent Geführtes Angebot ist bereits vorausgewählt.

Alternativ öffnen Sie den KI-Chat über den KI-Chat-Chip oben rechts in der Leiste (Beschriftung „KI-Chat“ oder Anzeige der Credits). Klicken Sie auf „Agent wählen“ und wählen Sie unter Vorschläge den Eintrag „Geführtes Angebot (KI-Chat)“. Mit „Neuer Chat“ in der linken Leiste starten Sie eine frische Angebotserstellung.

Ein Projekt im Kontext-Banner ist für diesen Assistenten nicht zwingend — Sie können ein Angebot auch ohne vorausgewähltes Projekt beginnen. Wenn das Angebot später an ein bestimmtes Projekt gebunden werden soll, nennen Sie das im Gespräch oder wählen Sie vor dem Entwurf das Projekt im Kontext-Banner; die KI kann den Entwurf dann mit Projektbezug anlegen.

Ist Künstliche Intelligenz oder der KI-Chatbot noch nicht aktiv, zeigt Flexxter einen Hinweis, wie Sie die Funktion im App-Bereich freischalten können - der geführte Ablauf steht dann noch nicht zur Verfügung.

Der Ablauf in drei Phasen

Phase 1: Leistungsumfang klären und bestätigen

Der Assistent fragt Sie zuerst, was in das Angebot aufgenommen werden soll - nicht nur welches Gewerk, sondern Inhalt, Umfang und Besonderheiten. Beschreiben Sie in eigenen Worten die Leistung: Gewerke, Räume, Schnittstellen, Ausführungszeitraum, besondere Anforderungen. Je genauer Sie sind, desto besser werden spätere Positionen.

Reicht eine kurze Schilderung für eine realistische Kalkulation nicht aus - fehlen Raumgrößen, Stückzahlen, Leitungswege oder der Umgang mit Bestandsinstallationen -, bittet die KI gezielt nach Ergänzungen. Hilfreich sind Baustellenfotos, PDF-Grundrisse oder Skizzen. Laden Sie diese über die Symbole unter dem Eingabefeld hoch: Bild für Fotos, Büroklammer für PDF und andere Dateien. Die KI kann Anhänge auswerten und Schätzwerte (Flächen, Stückzahlen, grobe Mengen) in die Zusammenfassung einbauen; solche Werte sind als Schätzungen aus Fotos oder Plänen gekennzeichnet, keine verbindlichen Aufmaße.

Wenn die KI den Umfang zusammengefasst hat, lesen Sie die Zusammenfassung sorgfältig. Stimmt alles, antworten Sie ausdrücklich mit „Ja“, „Passt“ oder „Korrekt“ - erst dann darf der Assistent strukturierte Arbeitspakete erzeugen. Weichen Sie ab oder ergänzen Sie: „Zusätzlich noch …“, „Die Fläche im Bad ist kleiner …“. Wiederholen Sie Phase 1 nicht unnötig: Haben Sie den Umfang bereits bestätigt, setzt der Chat mit Phase 2 fort, auch wenn Sie später nur noch „Ja“ schreiben.

Phase 2: Arbeitspakete strukturieren und bestätigen

Nach Ihrer Bestätigung des Umfangs legt die KI eine Liste von Arbeitspaketen an - logische Blöcke wie „Rohbau“, „Elektroinstallation“, „Abnahme und Dokumentation“, jeweils mit Titel und Kurzbeschreibung. Prüfen Sie, ob die Struktur zu Ihrer Kalkulation passt. Fehlt ein Paket oder ist eines zu grob, sagen Sie es, bevor Sie bestätigen.

Erst wenn Sie die Arbeitspakete ausdrücklich bestätigen, legt Flexxter den Angebotsentwurf an und wählt den Kunden. Kennt die KI den Kunden noch nicht, nennt sie Firmennamen oder bittet um Auswahl; Sie können auch sagen: „Kunde ist die Müller GmbH“. Der Assistent sucht passende Einträge in Ihrer Kundenliste und verwendet die richtige Kundennummer im System. Ohne bestätigten Kunden und bestätigte Pakete wird kein Entwurf erzeugt.

Phase 3: Entwurf anlegen und Paket für Paket befüllen

Die KI erstellt nun ein Angebot als Entwurf in Flexxter - noch nicht versendet, noch nicht „fertig“ für den Kunden. Anschließend arbeitet sie genau ein Arbeitspaket nach dem anderen ab. Für das jeweils nächste Paket schlägt sie Positionen vor, nutzt wo möglich Ihren Katalog und den vereinbarten Leistungsumfang, und zeigt Ihnen danach eine kurze Übersicht: Titel der Positionen, Mengen, Einheiten und Zeilensummen, soweit bereits kalkuliert.

Jetzt ist Ihre Bestätigung gefragt. Die KI fragt in einer Nachricht, ob das Paket so passt oder was geändert werden soll. Antworten Sie „Ja“ oder „Weiter“, wenn Sie zufrieden sind - dann bearbeitet sie im nächsten Schritt das folgende Arbeitspaket. Möchten Sie etwas ändern, beschreiben Sie die Korrektur konkret: „Position 3 auf 15 m² setzen“, „Fliesenarbeiten rausnehmen“, „Materialzeile günstiger ansetzen“. Die KI passt die zuletzt erzeugte Gruppe an und kann erneut zur Bestätigung fragen.

Wichtig: Pro Durchlauf wird in der Regel nur ein Arbeitspaket neu befüllt. Warten Sie die Antwort ab und bestätigen Sie, bevor Sie erwarten, dass das nächste Paket automatisch folgt. So vermeiden Sie Überschneidungen und behalten die Kontrolle über jede Gruppe im Angebot.

Sind alle Pakete bestätigt, fasst der Assistent das Ergebnis zusammen und nennt die Angebots-ID bzw. einen Link zum Angebot in der Chat-Antwort. Ein Klick öffnet das Angebot im gewohnten Angebotseditor - dort passen Sie Layout, Texte, Rabatte und Versand an.

Anhänge, Sprache und Antwortqualität

Unter dem Eingabefeld nutzen Sie wie im übrigen KI-Chat Bild, Datei und optional Sprachmemo (wird transkribiert). Für Angebote sind Grundrisse und klare Fotos besonders wertvoll. Mit Light und Pro rechts neben den Werkzeugen wählen Sie die Antwortqualität: Light ist schneller und günstiger in Credits, Pro eignet sich für komplexe Pakete mit vielen Positionen.

Chat-Verlauf, Unterbrechung und Fortsetzen

Links über das Menü-Icon erreichen Sie Verlauf und Neuer Chat. Ein laufendes Geführtes Angebot können Sie unterbrechen - der Assistent merkt sich im gleichen Chat, welche Phasen bereits bestätigt sind. Schreiben Sie später weiter: „Mach mit dem nächsten Arbeitspaket weiter“ oder antworten Sie einfach „Ja“, wenn die letzte Frage noch offen war. Starten Sie mit Neuer Chat nur, wenn Sie ein zweites, unabhängiges Angebot anlegen wollen; für dasselbe Angebot bleiben Sie im bestehenden Verlauf.

Mit Minimieren schieben Sie den Chat nach rechts und arbeiten parallel in Flexxter - zum Beispiel im Katalog oder im bereits geöffneten Entwurf.

Nach der KI: Prüfen, versenden, klassisch bearbeiten

Der KI-Chat erzeugt einen Entwurf, kein rechtsverbindliches Angebot an den Kunden. Öffnen Sie das Dokument über den Link in der Chat-Antwort oder im Auftragsmanagement unter Angebote. Prüfen Sie Summen, MwSt., Textbausteine, Zahlungsbedingungen und ob alle Leistungen Ihren AGB und der Baustelle entsprechen. Versenden oder in Auftragsbestätigung umwandeln Sie wie bei jedem manuell erstellten Angebot.

Möchten Sie ohne KI weiterarbeiten, nutzen Sie im Editor alle gewohnten Funktionen - der geführte Chat ist der Einstieg, nicht die einzige Bearbeitungsmöglichkeit.

Typische Situationen und Formulierungen

Sanierung mit mehreren Gewerken: Phase 1 ausführlich mit Raumliste; Grundriss-PDF anhängen; Arbeitspakete nach Gewerken bestätigen; jedes Paket einzeln prüfen, bevor Sie zum nächsten „Ja“ sagen.

Kleines Angebot mit wenigen Positionen: Sie können trotzdem Geführtes Angebot nutzen - der Aufwand liegt vor allem in Phase 1 und 2; bei nur einem Paket geht Phase 3 schnell. Alternativ: KI-Chat mit Projektmanager-Assistent und Formulierung „Erstelle ein Angebot für …“ - weniger strukturiert, schneller bei einfachen Fällen.

Kunde unklar: „Zeig mir Kunden mit ‚Bau‘ im Namen“ oder nennen Sie den vollen Firmennamen; erst nach Zuordnung legt die KI den Entwurf an.

Falsches Paket bestätigt: Beschreiben Sie die Korrektur sofort in der nächsten Nachricht; die KI ersetzt die betroffene Gruppe im Entwurf, ohne bei Phase 1 von vorn zu beginnen.

„Such dir was Vernünftiges aus“: Der Assistent darf sinnvolle Annahmen treffen, fasst sie aber einmal zusammen und wartet auf Ihre Bestätigung, bevor er technisch weitermacht.

Credits, Fehler und Berechtigungen

Jede Auswertung von Anhängen, jede Paket-Anreicherung und jede Korrektur kostet Credits. Bei Fehlermeldungen in der Chat-Antwort lesen Sie den Hinweis; oft reicht eine präzisierte Nachricht oder ein erneuter Versuch mit demselben Kunden und derselben Angebots-ID. Ist das Credit-Guthaben leer, stoppt der Chat - laden Sie Credits auf oder warten Sie auf die monatliche Gutschrift.

Zum Anlegen von Angeboten brauchen Sie die Berechtigung, Rechnungen und Angebote für Ihre Firma zu erstellen - wie beim manuellen Neues Angebot im Dashboard.

Abgrenzung: Geführtes Angebot, manuell, Projektmanager-Assistent

Manuell: Im Dialog „Angebot / Rechnung anlegen“ wählen Sie „Neues Angebot“ (ohne KI) oder im Plus-Menü „Neues Angebot“ — Sie landen direkt im leeren Editor.

Projektmanager-Assistent im KI-Chat: Ein Angebot in einem Schritt nach Klärung von Inhalt und Gewerk - gut für überschaubare Leistungen, weniger Zwischenbestätigungen.

Geführtes Angebot (KI-Chat): Drei Phasen mit expliziter Bestätigung von Umfang, Paketen und jedem befüllten Paket — ideal für große, katalogbasierte Angebote mit Plänen und Fotos.

Kurzüberblick für die Praxis

Öffnen Sie Angebote & Rechnungen → Neues Angebot / Rechnung → Neues Angebot mit KI, oder wählen Sie im KI-Chat Geführtes Angebot. Beschreiben Sie den Leistungsumfang, hängen Sie bei Bedarf Pläne an, bestätigen Sie die Zusammenfassung, bestätigen Sie die Arbeitspakete, bestätigen Sie Paket für Paket die vorgeschlagenen Positionen, und öffnen Sie den Entwurf im Editor zur finalen Prüfung und zum Versand.