KI-Agenten in Flexxter

Autonome Unterstützung für Ihre Projekte

Was ist ein KI-Agent?

Ein KI-Agent ist in Flexxter ein digitaler Helfer — vergleichbar mit einem Werkstudenten, den Sie einstellen, der aber statt eines Menschen ein KI-basiertes Programm ist. Er arbeitet innerhalb eines Projekts oder eines Gewerks und übernimmt für Sie Aufgaben im Hintergrund — regelmäßig, unabhängig und automatisch.

Je nach Konfiguration kann ein KI-Agent beispielsweise:

• Berichte und Zusammenfassungen erstellen,

• Tickets prüfen oder automatisch neue Tickets generieren,

• Nachrichten an Kommunikationsplattformen wie E-Mail, Microsoft Teams oder Slack senden,

• Daten analysieren oder Projektstände auswerten.

Das macht KI-Agenten zu einem praktischen Werkzeug, um Routineaufgaben zu automatisieren und Ihre Projektarbeit effizienter zu gestalten.

Voraussetzungen und Aktivierung

• Damit KI-Agenten funktionieren, muss das Add-on „KI-Funktionen“ in Flexxter aktiviert sein.

• Ist das Add-on deaktiviert, steht die Agentenfunktion nicht zur Verfügung.

• Nach Aktivierung erscheint im Hauptmenü ein neuer, hervorgehobener Menüpunkt „KI-Agenten“, über den Sie Zugriff auf die Agentenverwaltung erhalten.

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Zugriff auf die KI-Agenten & Übersicht

Über den Menüpunkt „KI-Agenten“ gelangen Sie in eine Übersicht aller aktiven Agenten.
Dort sehen Sie:

• alle aktuell angelegten Agenten,

• deren Status und letzte Ausführung.

Wenn Sie noch keinen Agenten angelegt haben, wird angezeigt, dass aktuell keine Agenten existieren – von dort aus können Sie sofort einen neuen erstellen.

Einen KI-Agenten erstellen

Sie können einen Agenten auf mehreren Wegen anlegen:

1. Über die Agentenverwaltung

   • Öffnen Sie „KI-Agenten“ im Hauptmenü.

   • Klicken Sie auf „+ Neuer Agent“.

   • Wählen Sie eine Vorlage aus oder beginnen Sie mit einer individuellen Konfiguration.

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2. Direkt in einem Projekt

   • Gehen Sie über das Hauptmenü auf „Projekte & Planung“ → „Projektliste“.

   • Öffnen Sie ein beliebiges Projekt in der „Projektübersicht“ oder ein Gewerk innerhalb eines Projekts und wählen Sie „KI-Agenten“.

   • Dort können Sie einen neuen Agenten manuell anlegen oder aus verschiedenen Vorlagen einen wählen.

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Aufbau und Konfiguration eines KI-Agenten

Wenn Sie einen KI-Agenten erstellen, definieren Sie:

• Titel: Ein aussagekräftiger Name, damit Sie den Agenten später eindeutig identifizieren.

• Prompt: Der exakte Auftrag, den der Agent ausführen soll. Je klarer und detaillierter der Prompt, desto besser fällt das Ergebnis aus.

• Ausführungszeitpunkt bzw. Frequenz: Wann und wie oft der Agent ausgeführt wird (z. B. täglich, wöchentlich, nach Ereignissen).

• Funktionen / Berechtigungen: Welche Aktionen der Agent durchführen darf — z. B. E-Mails senden, Tickets und Aufgaben erstellen/abschließen/ändern oder Nachrichten an externe Kanäle schicken.

Sie können über „Prompt testen“ eine erste probe des KI-Agenten starten. Optional können Sie — je nach Vorlage — weitere Einstellungen wie Zielprojekt/Gewerk, Kommunikationskanal oder Kanal-ID (z. B. für MS Teams) vornehmen.

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Vorlagen für KI-Agenten

Flexxter stellt eine umfangreiche Bibliothek an vorgefertigten KI-Agenten-Vorlagen zur Verfügung. Diese Vorlagen decken typische Szenarien im Projekt- und Baustellenmanagement ab und ermöglichen es, Automatisierungen schnell einzurichten, ohne selbst eine komplexe Logik definieren zu müssen.

Beim Erstellen eines neuen KI-Agenten öffnet sich eine Übersicht mit verschiedenen Vorlagen. Über die Suchleiste können Sie gezielt nach bestimmten Agenten suchen. Alternativ können Sie einen Agenten auch manuell erstellen, um eine vollständig eigene Automatisierung zu definieren.

Die Vorlagen enthalten bereits vorkonfigurierte Analyse- und Automatisierungslogiken und können – sofern erlaubt – individuell angepasst werden.

Bearbeitbare und systemseitige Agenten

Die Agentenbibliothek enthält zwei Arten von Vorlagen:

Bearbeitbare Agenten

Diese Agenten können nach der Auswahl individuell angepasst werden. Sie können beispielsweise:

• Analyseparameter verändern

• Benachrichtigungswege definieren

• Auslöser (Trigger) konfigurieren

• Inhalte der Auswertungen anpassen

Bearbeitbare Agenten lassen sich außerdem als eigene Vorlage speichern und später erneut verwenden.

System-Agenten (nicht bearbeitbar)

Einige Agenten werden direkt von Flexxter bereitgestellt und zentral verwaltet. Diese sind mit „Nicht bearbeitbar“ gekennzeichnet.

System-Agenten können:

• nicht bearbeitet

• nicht pausiert

werden. Sie können lediglich einem Projekt zugewiesen oder wieder entfernt werden.

Diese Agenten enthalten optimierte Analysemodelle und sind sofort einsatzbereit.

Verfügbare KI-Agenten-Vorlagen

Die aktuelle Agentenbibliothek enthält unter anderem folgende Vorlagen:

Wetterüberwachung & Risikocheck

Analysiert Wetterprognosen und erkennt mögliche Risiken für geplante Arbeiten, beispielsweise bei kritischen Temperaturen, starkem Wind oder Regen.

Wöchentlicher Fortschrittsbericht

Erstellt automatisch eine Zusammenfassung des Projektfortschritts und vergleicht den aktuellen Status mit dem Soll-Plan.

Bau-Controller (Echtzeit-Abgleich)

Vergleicht Bautagebücher, Bauzeitenplan und Projektvorgaben in Echtzeit. Erkennt Abweichungen zwischen Planung und tatsächlichem Fortschritt.

Wöchentlicher Bau-Controller (Soll-Ist-Abgleich)

Analysiert die Bautagebücher der letzten Woche und vergleicht sie mit dem Bauzeitenplan, um Verzögerungen oder Statusänderungen zu identifizieren.

Ticket-Alarm

Überwacht neu erstellte Tickets und erkennt kritische oder blockierende Probleme, die den Projektfortschritt beeinflussen könnten.

Ticket-Bericht

Erstellt automatisch Berichte zu offenen Tickets mit hoher Priorität und bewertet deren Auswirkungen auf das Projekt.

Verzögerungswächter

Überprüft regelmäßig Gewerke auf Verzögerungen und erstellt bei Bedarf neue Tickets oder Erinnerungen.

Wöchentliche Mängelübersicht

Erstellt eine strukturierte Übersicht aller neuen oder offenen Mängel und hebt dringende Probleme hervor.

Täglicher Baustellen-Puls

Fasst die wichtigsten Ereignisse des aktuellen Tages auf der Baustelle zusammen, beispielsweise ausgeführte Arbeiten oder neu entstandene Probleme.

Wöchentlicher Risikoradar

Analysiert regelmäßig potenzielle Projektrisiken, beispielsweise Wetterrisiken, Verzögerungen im kritischen Pfad oder offene Sicherheitsmängel.

Fristen-Wächter

Überwacht wichtige Termine und Meilensteine und erkennt frühzeitig mögliche Fristüberschreitungen.

Erinnerung für inaktive Tickets

Erkennt Tickets ohne Aktualisierung über einen längeren Zeitraum und erstellt automatisch Erinnerungen.

Nachunternehmer-Leistungsanalyse

Analysiert Daten zu Nachunternehmern über einen längeren Zeitraum und identifiziert beispielsweise häufige Verzögerungen oder Qualitätsprobleme.

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KI-Agenten Projekten zuweisen

Nachdem Sie eine Vorlage ausgewählt haben, können Sie den Agenten direkt einem oder mehreren Projekten zuweisen. Der Agent wird anschließend automatisch aktiviert und beginnt mit der Analyse der entsprechenden Projektdaten.

Eigene KI-Agenten erstellen

Neben den vorhandenen Vorlagen können Sie auch eigene KI-Agenten erstellen. Dazu wählen Sie die Option „Manuell erstellen“.

Hier können Sie:

• eigene Analyse-Prompts definieren

• individuelle Trigger festlegen

• Datenquellen auswählen

• Benachrichtigungen konfigurieren

Mit der Funktion „Prompt testen“ kann der Agent vor der Aktivierung testweise ausgeführt werden.

Verbindung zu Kommunikationskanälen (z. B. MS Teams, Slack)

Damit Agenten, die mit externen Kommunikationsplattformen arbeiten sollen, korrekt funktionieren, müssen Sie vorher eine Verbindung herstellen:

• Öffnen Sie Systemanpassungen → KI-Funktionen / KI-Agenten.

• Dort wählen Sie die entsprechende Verbindung aus (z. B. MS Teams verbinden oder Slack-Token hinterlegen).

• Nach erfolgreicher Authentifizierung kann der Agent Nachrichten an den ausgewählten Kanal senden.

• Wird beim Erstellen eines Agenten festgestellt, dass keine Verbindung besteht, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Nutzung & Verwaltung von KI-Agenten

• Jeder Agent wird einem Projekt bzw. Gewerk zugewiesen und arbeitet innerhalb dieses Kontexts.

• Sie können beliebig viele Agenten pro Projekt erstellen. Für identische Aufgaben in verschiedenen Projekten muss jeweils ein separater Agent erstellt werden.

• Nach dem Anlegen eines Agenten erscheint er in der Übersicht mit allen relevanten Informationen.

• Sie können Agenten pausieren, löschen oder als Favorit markieren — um häufig genutzte Automatisierungen schneller verfügbar zu machen.

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Intelligente KI-Agenten

Unsere KI-Agenten unterstützen Ihr Team bei der Automatisierung von Routinetätigkeiten und der Analyse von Projektdaten. Je nach Bedarf und Konfiguration können KI-Agenten viele Aufgaben übernehmen und Prozesse im Hintergrund effizient steuern.

Automatische Ausführung durch Trigger

Neu ist die Möglichkeit, KI-Agenten automatisch durch definierte Ereignisse (Trigger) starten zu lassen. Dadurch reagieren Agenten selbstständig auf relevante Änderungen im System, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist.

Ein KI-Agent kann automatisch ausgeführt werden, wenn:

• ein Bautagebuch erstellt wurde

• die KI-Verarbeitung eines Berichts abgeschlossen ist

• sich der Status eines Projekts ändert

Der Mehrwert: Automatisierte Workflows übernehmen wiederkehrende Aufgaben, informieren Beteiligte oder analysieren Daten im Hintergrund – vollständig automatisch.

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Beispiele für Einsatzmöglichkeiten

Je nach Bedarf und Konfiguration können KI-Agenten viele Aufgaben übernehmen, z. B.:

• Regelmäßige Baustellen- oder Projektberichte automatisch generieren und an Ihr Team senden.

• Termin- oder Fristüberwachung mit automatischen Benachrichtigungen, wenn bestimmte Ereignisse eintreten.

• Ticket- oder Aufgabenprüfung — Agenten können automatisch prüfen, ob bestimmte Tickets offen sind oder Fristen ablaufen.

• Datenanalyse und Prognosen — z. B. Überprüfung von Projektständen, Risiken oder Deadlines.

Damit dienen KI-Agenten als „verlängerte Werkbank“ für Ihr Team — sie übernehmen Routineaufgaben und verschaffen Ihnen mehr Zeit für das Wesentliche.

Zusammenfassung: Vorteile der KI-Agenten in Flexxter